Tartalom

• Lépni
• 1. módszer 2-ből: Az alapok
• 2/2 módszer: A tartalom
• Tippek

Az összefoglaló az üzleti dokumentum legfontosabb része. Ez az első (és gyakran az egyetlen) rész, amelyet mások elolvasnak, és az utolsó rész, amelyet írnod ​​kell. Ez egy rövid áttekintés a teljes dokumentumról, amelynek célja, hogy megmutassa az elfoglalt embereknek, akik egy pillanat alatt elolvassák a dokumentumot, hogy mennyit kell olvasni, és milyen intézkedéseket fognak tenni.

Lépni

1. módszer 2-ből: Az alapok

1. Értsd meg, hogy az összefoglaló egy üzleti cikk rövid áttekintése. A "rövid" és az "áttekintés" szavak itt vannak. Az összefoglalás korántsem teljes körű, és nem helyettesíti az eredeti darabot. Az összefoglaló nem haladhatja meg az eredeti dokumentum 10% -át. Próbáljon 5% és 10% között lenni.
   • Az összefoglaló eltér a kivonattól. A kivonat áttekintést és tájékozódást nyújt az olvasónak, míg egy összefoglaló jobban kifejezi a lényeget és irányt ad. A kivonatokat gyakrabban használják a tudományos cikkekben, az összefoglalókat inkább üzleti célokra.
2. Feltétlenül tartsa be a stílusra és a felépítésre vonatkozó irányelveket. A legbefolyásosabb összefoglaló források egyetértenek abban, hogy bizonyos stílus- és felépítési irányelveket kell alkalmazni. Ezek tartalmazzák:
   • A bekezdések legyenek rövidek és lényegre törőek.
   • Az összefoglalóknak érthetőeknek kell lenniük, anélkül, hogy elolvasták volna az eredeti jelentést.
   • Az összefoglalókat úgy kell megírni, hogy megfeleljen a közönségnek, amely számára a szöveget írják.
3. Határozza meg a problémát. Az összefoglalónak egyértelmű problémát kell meghatároznia, függetlenül attól, hogy az ellátási lánc menedzsmentjét vagy a külföldi kampányokat érinti-e. A probléma egyértelmű meghatározása különösen fontos az összefoglalókban, mert az alapul szolgáló dokumentumokat gyakran olyan technikusok írják, akik alig értenek a fogalmi kérdésekhez. Győződjön meg arról, hogy a probléma világos, érthető szavakkal van megírva.
4. Adjon megoldást. Egy problémára mindig megoldásra van szükség. Világos célkitűzés (és az ok finanszírozásának indoka) érdekében be kell mutatnia a megoldást oly módon, hogy az hatékonyan megoldja a problémát. Ha problémája nincs egyértelműen meghatározva, akkor valószínűleg nincs is értelme a megoldásnak.
5. Használjon képeket, felsorolásjeleket, fejléceket, ha ez megkönnyíti a dokumentum navigálását. Az összefoglaló nem esszé; nem szükséges, hogy hosszú szövegblokkok legyenek. Ha növelik a megértést, akkor jó úton jársz:
   • Szobor. Egy jól bemutatott kép, amely pontosan kiemeli az ügyfél problémájának természetét, tisztázhatja az összefoglaló lényegét. A látvány stimulálása gyakran ugyanolyan hatékony, mint az elemzés.
   • Felsorolás. A hosszú információk könnyebben kezelhető listákra bonthatók.
   • Fejek. Szükség esetén rendezze a témákat az összefoglalóban címsorok alatt. Ez segít az olvasónak a pályán maradni, amikor elkezdik az összefoglalót.
6. Tartsa az összefoglalót frissen és zsargontól mentesen. Zsargon a megértés ellensége. Csak nagyon népszerű az üzleti világban. Az olyan szavak, mint az „interfész”, „tőkeáttétel”, „alapvető kompetenciák” és hasonlók, mind el kell kerülni. Elfedik az igazi jelentést, és az összefoglalót homályossá és meghatározatlanná teszik.

2/2 módszer: A tartalom

1. Kezdje az eredeti dokumentummal. Mivel az összefoglaló egy másik dokumentumot foglal össze, ismernie kell az eredeti darabot, hogy kezelhető és informatív változatba tudja tömöríteni. Függetlenül attól, hogy az eredeti dokumentum jelentés, üzleti terv, javaslat, kézikönyv vagy valami más, nézze át és keresse meg a főbb pontokat.
2. Írjon rövid áttekintést Mi a célja a dokumentumot támogató vállalatnak, vagy magának az eredeti dokumentumnak? Mi a hatálya?
   • Példa: A Women World Wide egy nonprofit szervezet, amelynek célja a világ minden nőjének összekapcsolása a családon belüli erőszak hatékony megoldásaival és a családon belüli erőszak áldozatainak támogató hálózat biztosításával. A kanadai Alberta központjában működő beutalókat a világ 170 országából származó nők kapták. ”
3. Adjon meg egy hangzó belépőt. Ez valószínűleg az összefoglaló legfontosabb része. Egy-két mondatban világossá kell tennie az olvasó számára, mi különleges a vállalkozásában. Miért éri meg az összefoglalót olvasó emberek figyelmét, kereskedelmét vagy együttműködését?
   • Talán Michael Jordan az Ön ügyfele, és ingyen reklámozta termékét a Twitteren. Lehet, hogy most lépett partnerségbe a Google-lal. Lehet, hogy most szabadalmat kaptak, vagy éppen nagy megrendelést kapott.
   • Néha elég egy rövid idézet vagy egy valakinek a tapasztalata. Arról szól, hogy felhívja a hallgatóság figyelmét, az esetet a lehető legrangosabbá tegye, és az olvasót bevonja a dokumentum többi részébe.
4. Határozza meg a nagyobb problémát. Az összefoglalás első igazi része egy probléma tárgyalása, ezért kérjük, írja le azt a problémát, amellyel a termék vagy szolgáltatás foglalkozik. Győződjön meg arról, hogy a problémát a lehető legegyértelműbben írja le. Egy rosszul meghatározott probléma nem tűnik meggyőzőnek, és nem a leghatékonyabb megoldást nyújtja.
   • Példa: „Los Angeles-t eltömíti a forgalom. Washington DC belvárosa után Los Angelesben a legrosszabb a forgalom az országban. Ez nemcsak bosszantó. A forgalom által okozott szmog és szennyezés csökkenti az emberek termelékenységét, növeli az asztma szintjét és lassan, de biztosan súlyos egészségügyi problémát okoz. LA-ben több autó van, mint a vezetéshez elég idős ember.
5. Jöjjön elő egyedi megoldásával. A nagy probléma a könnyű rész. Most meg kell győznie az olvasót arról, hogy van megoldása a nagy problémára. Amikor bemutatja ezt a két összetevőt, egy szuper ötlet nyomába ered.
   • Példa: „Az Innotech egy úttörő forgalomirányító rendszert tervezett, amely csökkenti a percek ingázásához szükséges időt, szabadalmaztatott„ intelligens hurkok ”telepítésével a jelzőlámpák előválogató sávjaiba, amelyek regisztrálják az autók mennyiségét egy adott időben, és megfordítják a szolgáljon arra az alapra. A sofőröknek már nem kell percekig állniuk a közlekedési lámpa előtt, míg a másik oldalon zöld lámpa világít egy nulla autó sorában. ”
6. A piaci lehetőségekről beszélve. Tágítsa ki a nagy problémát azáltal, hogy statisztikákat készít az iparágáról. Ügyeljen arra, hogy ne tegyen úgy, mintha nagyobb lenne, mint maga! Az a tény, hogy az orvostechnikai eszközök iparának értéke évi 100 milliárd dollár, nincs értelme, mert az új orvostechnikai eszköz ennek az iparnak csak egy kis részét szolgálja. Vágja reális piaci részesedésekre.
7. Nevezze el egyedi értékesítési ajánlatát. Itt részletezi egyedi megoldását. Miért jobb a termék vagy szolgáltatás, mint a verseny? Talán azért, mert otthoni gondozási szervezete orvosokat küld az otthoni emberekhez ápoló szakemberek helyett, vagy talán azért, mert garantálja, hogy az embereket ugyanazon a napon szolgálják ki, így nem kell előre terveznie. Magyarázd el, miért vagy különleges.
   • Példa: „Az Intellilight hozzáadott értékkel rendelkezik, hogy azonnal észleli, ha senki nincs otthon. Ha egy lámpa világít egy üres helyiségben, akkor automatikusan kialszik és újra bekapcsol, amint mozgást észlel a helyiségben. Ez megtakarítja az ügyfelek pénzét a villanyszámlán és kevesebb energiát pazarol. "
8. Szükség esetén beszéljen üzleti modelljéről. Egyes összefoglalóknak nincs szükségük üzleti modellre (például a nonprofit szervezeteknek általában nincs üzleti modelljük). De ha a vállalkozásának van ilyen, akkor az üzleti modellnek világosnak és könnyen követhetőnek kell lennie. Valójában arra a kérdésre válaszol, hogy "Hogyan lehet rávenni az embereket, hogy pénzt adjanak pénztárcájukból?" Legyen egyszerű a modell, különösen az összefoglalóban. Ehhez csak egy gyors összefoglaló szükséges.
9. Ha szükséges, beszéljen a vezetői csoportról. Attól függően, hogy milyen szektorban dolgozik, ez lehet az összefoglaló egyik legfontosabb része. Befektetői vagy bankárjai bíznak a csapatban, nem az ötletben. Az ötleteket könnyű előállítani, de ezeknek az ötleteknek a megvalósítását csak egy erős csapat végezheti el. Azonnal mutassa meg, miért van csapata tapasztalata és tudása az üzleti terv végrehajtásához.
10. Biztosítson pénzügyi támogatást és jóslatot az igényeinek alátámasztására a piac, az üzleti modell és a múltbeli teljesítmény alapján. Alulról felfelé kell kidolgozni a pénzügyi képet. Ezeknek a jóslatoknak az a lényege, hogy jelezze kompetenciáját és képességét arra, hogy megalapozott feltételezések alapján pénzügyi képet rajzoljon.
    • Ha befektetői csoportnak tervez, ne töltsön erre túl sok időt, mert tudják, hogy fogalma sincs arról, mennyi pénzt kereshet. A befektetők általában nem az Ön pénzügyi képe alapján hoznak döntéseket. Végül saját pénzügyi döntéseiket hozzák meg.
11. Lassan, de biztosan válaszoljon a kérésére. Itt az idő befektetés vagy kölcsön kérésére, az összefoglalás céljától függően. Ismét elmagyarázhatná, miért vállalata hozzáadott értéket képvisel. Emlékeztesse az olvasót a megoldandó nagy problémára és a lehetséges piaci részesedésére. Végül még egyszer hangsúlyozza csapatát és a munka elvégzésének képességét. Kérjen pénzt, amelyre szüksége van ahhoz, hogy vállalkozása a következő fontos mérföldkőhöz jusson. Ne mutassa meg, hány részvényt hajlandó feladni, vagy milyen kamatot hajlandó fizetni. Ezt később személyes tárgyalások során kell megtenni.
12. Olvassa el újra az összefoglalót. Miután megírta az alapokat, olvassa el figyelmesen. Különösen gondosan ellenőriznie kell az összefoglalót. A visszaolvasás során gondoljon a darab közönségére. Győződjön meg arról, hogy az új referenciák meg vannak magyarázva, és a nyelv egyértelmű annak, aki nem ismeri a témát. Írja át, ahol szükséges.
    • Kérjen meg valaki mást, hogy friss szempontból olvassa el az összefoglalót, különös figyelmet fordítva:
      • Világosság. Világosak a szavak, világosabbak az ötletek, és az összefoglaló zsargonmentes?
      • Hibák. Nyelvtan, írásjelek és helyesírási hibák továbbra is előfordulhatnak. Az is jó ötlet lehet, ha valaki kétszer ellenőrzi a számokat és a statisztikákat.
      • Erő. Fordulnak-e az ötletek izgalmas javaslattá? Hol bukik el a javaslat, ha egyáltalán?
      • Koherencia. Melyik részek nem mennek jól össze? Melyikek?

Tippek

• Minél elfoglaltabb az összefoglaló, annál kevésbé olvassa el.
• Nézze meg, megismerheti-e a legtöbb szövegszerkesztő szoftverben elérhető dokumentumsablonokat.
• Ez a négy komponens összefoglalóként is felhasználható különféle üzleti környezetekben.