Tartalom

• Lépések
• Tippek

Megkaptad a monumentális feladatot, hogy konferenciát szervezz, ami hatalmas teendőket tartalmaz. Van egy konferenciahelyszín, vendéglista, anyagok, technológia és még frissítők is, amelyekre gondolni és tervezni kell. Ha kezdi megbánni a főnöke újonnan belé vetett bizalmát, húzza le, vegyen levegőt, és tudja, hogy minden készsége megvan ahhoz, hogy kitalálja a konferencia megszervezésének módját.

Lépések

1. 1 Írja le céljait és napirendjét. Világossá kell tennie, hogy mit szeretne elérni ezzel a konferenciával, mert ez határozza meg a többi döntését. Mielőtt bármilyen más tevékenységbe kezdene a konferencia megszervezésében, ismerje meg, mit szeretne közölni és kivel, hogy enyhítse a további stresszt.
2. 2 Fejlessze költségvetését. Nincs mit tenni, amíg nem találja ki, hogy összesen mennyi pénzt kell költenie, majd megbontja ezt az összeget megbízatás szerint, például a konferencia helyszínét, az anyagokat és az előadói díjakat.Tartsa be a költségvetését, és ha kiszervezte a felelősséget, győződjön meg arról, hogy asszisztensei is betartják a készpénzkorlátaikat.
3. 3 Válasszon konferenciahelyszínt. Amikor helyet keres, vegye figyelembe a résztvevők számát, a helyszín kényelmét, a parkolást és a tömegközlekedés, a repülőtér és a szálloda közelségét. A cél a konferencia helyszínének megtalálása, hogy a konferencia a lehető legegyszerűbb legyen a résztvevők számára.
4. 4 Határozza meg a menüt. Amikor konferenciát szervez, ne feledje, hogy a résztvevők nem akarnak egész nap ülni jó étel nélkül, és sokan nem tudják, mi áll rendelkezésre a környéken. Fontolja meg, hogy bérel -e vendéglátó -ipari szolgáltatást a reggeli, ebéd és harapnivalók elkészítéséhez, vagy az Ön által választott konferenciahely biztosítja a résztvevők ellátását.
5. 5 Kérje a konferencia helyszínének munkatársait. Ha olyan helyszínt választott, amely híres konferenciák lebonyolításáról, akkor használja ezt a felbecsülhetetlen értékű erőforrást. A személyzet ezt teszi minden nap, és képesnek kell lennie válaszolni minden kérdésre vagy aggályra, és szükség esetén tanácsot adni.
6. 6 Ragaszkodjon a próbához. Miután befejezte a konferencia előkészületeit, ne hagyjon semmit a véletlenre, és maradjon a többi résztvevővel, ha a konferencia hamarosan kezdődik. Az előző este jelenjen meg a konferencia és a személyzet találkozójának helyszínén, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden a helyén van, és gondoskodik az utolsó részletekről.

Tippek

• Kérdezze meg előre a hangszórókat, hogy szükség van -e további felszerelésre az előadásokhoz, például dobogóra, televízióra, nagy képernyőkre vagy számítógépekre.
• Tudja meg, hogy a konferencia résztvevőinek van -e különleges étrendi követelménye a menük elkészítésekor.
• Miközben összehasonlítja a helyszínek árait, kérdezze meg az ételek, a víz, az italok árát stb. Nagyon drágák lehetnek.
• A terem kialakításakor vegye figyelembe a konferencia célját: biztosítson helyet egy ülő közönség számára, vagy ülőhelyekkel és asztalokkal a jegyzeteléshez.