Tartalom

• Lépni
• 1/4 módszer: Hivatalos vagy üzleti levél
• 4/2-es módszer: Informális levél
• 3/4-es módszer: Hivatalos vagy üzleti e-mail
• 4/4-es módszer: Informális e-mail
• Tippek

A levélíráskor használandó helyes formázás nagymértékben függ attól, hogy milyen típusú levelet kíván írni, és kinek írod. Az ismerősnek történő íráshoz használható formázás jelentősen eltér a hivatalos levelekben használt formázástól. Ezenkívül a postán küldött hagyományos levél formátuma eltér az e-mailtől. Olvassa el, hogy többet megtudjon a következő levél megírásának helyes módjáról.

Lépni

1/4 módszer: Hivatalos vagy üzleti levél

1. A levél tetején adja meg nevét és címét. A bal margóba egyetlen térközzel írja be az utcanevet, a várost, az államot és az irányítószámot.
   • A város és az irányítószám ugyanazon a vonalon található, míg az utcanévnek saját vonala van.
   • Ha olyan levelet küld szakmai levélpapírral, amely már tartalmazza ezeket az információkat, hagyja ki ezt a lépést. Ne másolja a feladó címét.
2. Az Egyesült Államokban írt leveleknél írja be a dátumot közvetlenül a címe alá. Holland betűk esetén a címzett címén adja meg a helyet és a dátumot. Használja azt a dátumot, amikor a levelet írta, vagy azt, amikor elkészítette, attól függően, hogy melyiket szeretné.
   • A dátumnak a bal margóval kell szemben lennie, csakúgy, mint a közvetlenül fölötte lévő cím.
   • Írja be a dátumot "hónap-nap-év" sorrendben az Egyesült Államokban levő levelekre. Például: 2013. február 9. Holland nyelvű betűknél a "nap-hónap-év" szót használja. Például: 2013. február 9.
3. Használjon szóközt a dátum és a levél következő része között. Ez szépen elkülöníti a címet a következő résztől.
4. Az Egyesült Államokban írt leveleknél használjon referenciaszabályt, ha alkalmazható. Ha valami konkréthoz kapcsolódó levelet ír, az segíthet a "Re:" betűvel kezdődő referencia sor használatában.
   • Helyezze a referencia vonalat a bal margóra, és használjon egyetlen sortávolságot.
   • Használjon referencia sort, amikor válaszol egy másik levélre, álláshirdetésre vagy információs kérésre.
   • A referencia sor után használjon egy szóközt, hogy elválassza a levél következő részétől.
5. Adja meg a címzett címét. Adja meg a címzett nevét és címét, valamint a cég nevét, utcanevét, városát és irányítószámát.
   • Ezeknek az információknak a bal margóval és egyetlen sortávolsággal kell lenniük. A címzett nevének saját sorral kell rendelkeznie, valamint a címzettnek, a cégnek és az utcának a nevét. A város és az irányítószám egy sorban vannak.
   • Ha egy másik országba küldi a levelet, kérjük, írja be az ország nevét nagybetűkkel a saját sorába a cím alá.
   • Ha lehetséges, címezze a levelet egy adott személynek, és címezze meg azt a személyt megfelelő címmel, például "Mr." vagy "Asszony". Ha nem tudja a címzett nemét, hagyja ki a címet.
   • Használjon szóközt a teljes cím után.
6. Kezdje levelének törzsét udvarias köszöntéssel. A szokásos köszöntés a "Kedves" betűvel kezdődik, amelyet a címzett személyes címe és vezetékneve követ. A nevet vessző követi.
   • Az üdvözletnek a bal margóval szemben kell lennie.
   • Ha nem ismeri a címzett nemét, megcélozhatja az egyént teljes nevével, vagy a vezetéknevet előtaggal töltheti be.
   • Használjon szóközt az üdvözlet után.
7. Ha szükséges, használjon tárgy sort. Holland betűkkel adja meg a köszöntés fölött a tárgy sort, az Egyesült Államokban pedig az üdvözlet alatt.
   • Tartsa a tárgy sort rövid, de tiszta. Próbáljon egy vonalat tartani.
   • Az Egyesült Államokban ez nem gyakori, és ritkán kell használni. Hollandiában ez gyakoribb.
   • Ha referencia sort használt, ne használjon tárgyat.
   • Bármely tárgysor után használjon szóközt.
8. Kezdje a középső részt egy rövid bevezetővel, amely elmagyarázza a levél célját. Helyezze a bekezdéseket a bal margóra, de nyugodtan behúzza őket.
9. Folytassa a bevezetést a középső rész egy hosszabb részével. Ebben a szakaszban többet kell megmagyaráznia a levél céljáról, és tartalmaznia kell egy következtetést, amely mindent összefoglal.
   • Írjon tömör középső szakaszt. Minden bekezdéshez használjon egyetlen sortávolságot, de hagyjon szóközt az egyes bekezdések között és az utolsó bekezdések után.
10. Levelét fejezze be udvarias befejezéssel. Az udvarias bezárások például: "Tisztelettel", "Tisztelettel" vagy "Köszönöm". Ne felejtse el a zárót a bal margóra tenni, és vesszővel kövesse.
    • Nagybetűvel csak a záró szó első szavának első betűjét használja.
11. Kövesse a zárást a nevével. Használjon azonban három szóközt a zárás alatt, mielőtt megadná a teljes nevét, majd az alábbi sorban írja be a munkakörét.
12. Kérjük, csatolja a mellékleteket a levél legalsó részébe. Ha van melléklete, írja be a "Mellékletek" szót a gépelt neve és címe alá tartozó sorba, és jelezze, hogy hány melléklet van.
    • Megjegyzés: Erre nincs szükség, ha nincs melléklete.
    • Használjon egyetlen távolságot, és helyezze a rögzítési részt a bal margóra.
13. Adja meg a gépíró kezdőbetűit, ha alkalmazható. Ha valaki más írta a levelet, és te diktáltad, akkor a levél alján a gépírók kezdőbetűit írd be a mellékletek alatti sorba.
14. Helyezze aláírását a levél kinyomtatása után. Írja be a nevét kézzel, lehetőleg dőlt betűvel, a záró és a beírt név közé. A levél kézi aláírása megmutatja a címzettnek, hogy a saját idejét használta a levél elküldéséhez, ezért fontos.

4/2-es módszer: Informális levél

1. Kérjük, adja meg a dátumot. A levél jobb felső sarkában adja meg a levél írásának vagy kitöltésének dátumát.
   • Írja be a dátumot "hónap-nap-év" sorrendben az Egyesült Államokban levő levelekre. Holland betűknél a "nap-hónap-év" szót használja. A hónap leiratkozása általában az alapértelmezett, de az egész dátumot számokkal is felírhatja.
   • A dátumnak a bal margóval kell szemben lennie.
2. Írjon barátságos üdvözletet. A „Kedves” köszöntés továbbra is a legelterjedtebb, de a címzetthez fűződő viszonyától függően előfordulhat, hogy formalitások nélkül megírhatja a címzett nevét.
   • Az üdvözletnek a bal margóval szemben kell lennie, és vesszővel kell követnie.
   • Ha barátjának vagy társának ír, általában csak a keresztnevét írja be. Például: "Kedves János".
   • Még informálisabb levelekért cserélje ki a "Kedves" -t egy informális üdvözletre, például "Hello", "Hi" és "Hey".
   • Ha idősebb embernek vagy valakinek ír, akinek tiszteletet kell mutatnia, akkor adja meg a személyes címet és a vezetéknevet. Például: "Kedves Mrs. de Wit".
   • Használjon szóközt az üdvözlés és a levél törzse között.
3. Írjon be egy bevezetőt, egy középső részt és egy következtetést a levelébe. A bevezetés és a következtetés csak rövid bekezdés lehet, de a középső rész általában lényegesen hosszabb.
   • Helyezze a betű törzsét a bal margóra, de húzza be az egyes bekezdések első sorát.
   • Az összes szövegnek egyetlen sortávolságúnak kell lennie. Egy informális levél bekezdései között általában nem hagyja ki a sorokat, de megteheti, ha ez javítja a levele olvashatóságát.
   • Használjon szóközt a törzsszöveg utolsó mondata után, hogy elválassza a zárótól.
4. Zárja le megfelelő lezárással. "Tisztelettel" még mindig meglehetősen gyakori befejezés, még az alkalmi levelek esetében is. Ha azonban a levél nagyon informális, használhat kevésbé konvencionális zárást is. Próbáljon ki valami olyasmit, hogy "legközelebb találkozunk!" Vagy "később beszélünk!" Ha közeli barátjának ír.
   • Kövesse vesszővel a zárást, de ne használjon utána nevének tipizált változatát.
   • A zárásnak meg kell egyeznie az üdvözléssel.
5. Tedd a neved. Helyezze a nevét közvetlenül a záró alá. A neved beírása helyett dőlt betűvel íródott.
   • Ha általában hívja a címzettet a keresztnevén, akkor megírhatja a keresztnevét, és ezt meg is hagyhatja. Ha a címzett nem biztos, hogy csak a keresztnevével tudja megmondani, hogy ki vagy, akkor feltétlenül add meg a vezetéknevedet is.

3/4-es módszer: Hivatalos vagy üzleti e-mail

1. Kezdje az e-mail céljának rövid, de világos leírásával. Ennek a leírásnak az e-mail tárgyában kell szerepelnie, nem magában az e-mailben.
   • Ha a címzett az Ön e-mailjére számít, ez a leírás egyszerűen a témára utalhat. Ha az e-mail váratlan, a leírás kissé bonyolultabb lehet. A cél az, hogy tudassa az olvasóval, mire számíthat, amikor megnyitja az e-mailt. Ez azt jelenti, hogy motiválnia kell az olvasót annak megnyitására.
2. Kezdje az e-mailt hivatalos köszöntéssel. Ez általában "Kedves" -nel kezdődik, és ezt követi az egyén vagy a cég hivatalos címe, amelynek írsz.
   • Ha lehetséges, címezze az e-mailt egy adott címzettnek. Kerülje az e-mail cím nélküli címzetteknek történő elküldését. Az "L.S." -t csak végső megoldásként használja.
   • Szigorúan véve a köszöntés után a legmegfelelőbb írásjel még mindig kettőspont. Ez azt jelenti, hogy ma a legtöbb ember vesszőt használ a hivatalos e-mail üdvözlése után.
   • Ha nem biztos abban, hogy a címzettet "Mrs." vagy "Mr." címre kívánja-e írni, írja be helyette a teljes nevüket.
   • Kövesse a hivatalos üdvözletet szóközzel.
3. Írja meg a levél szövegét, és rövidítse, de informatív legyen. Mint minden levél esetében, a fő szövegnek tartalmaznia kell a bevezetőt, a törzset és a következtetést. Tartson mindent, beleértve a középső elemet is, a lehető legrövidebb és közvetlenebb.
   • Helyezze a törzsszöveget a bal margóra.
   • Ne tegye be a szöveget.
   • A törzsszöveghez egy sortávolságot használjon, de az egyes bekezdések között és az utolsó bekezdések után használjon szóközt.
4. Használjon udvarias befejezést. A leveled törzse után írd be: „Tisztelettel” vagy más hasonló udvarias zárást, majd vesszőt.
   • Ne felejtse el a zárót a bal margóra tenni, és csak az első szó első betűjéhez használjon nagybetűt.
   • További lehetséges hivatalos bezárások: "Köszönöm", "Tisztelettel" és "Üdvözlet".
5. Közölje nevét közvetlenül a zárójel alatt. A papírtól eltérően az aláírást nem helyezheti el kézzel az e-mailben.
   • Helyezze a nevét a bal margóra.
6. Alul tüntesse fel elérhetőségi adatait. Hagyjon ki egy sort a neve után, és adja meg címét, telefonszámát, e-mail címét, és adott esetben webhelyet vagy blogot.
   • Tegye mindezt az információt a bal margóra, és használjon egyetlen távolságot. Adjon minden új információnak a saját sorát.

4/4-es módszer: Informális e-mail

1. Kezdje az e-mail tárgyának rövid, de világos leírásával a tárgysorban. Ez lehetővé teszi a címzett számára, hogy az e-mail megnyitása előtt gyorsan lássa a témát, és elegendő információt ad ahhoz, hogy tudja, mire számíthat.
2. Kezdje udvarias üdvözlettel vagy köszöntéssel az e-mail törzsében. Bármilyen udvarias üdvözletet használhat, például "Kedves". Ezt kövesse a címzett nevével.
   • Helyezze az üdvözletet a bal margóra.
   • Ha közeli barátjának ír, teljesen figyelmen kívül hagyhatja az üdvözlést, és csak írja be a keresztnevüket, majd vesszőt.
   • Használjon egy szóközt az üdvözlet és az e-mail törzse között.
3. Írja meg az e-mail törzsét. Más levelekhez hasonlóan az e-mail törzsének tartalmaznia kell egy bevezetőt, a törzset és a következtetést. Ha azonban egy közeli barátjának írja az e-mailt, akkor ez a fajta formázás nem szükséges.
4. Zárja be e-mailjét záró köszöntéssel. Ha bezár egy e-mailt egy barátjának, akkor a bezárásnak nem kell hivatalosnak lennie, hanem azt kell jeleznie, hogy az e-mail véget ér.
   • Ha nagyon közeli barátjának írt, néha teljesen rendben van, ha csak az ön nevével zárja le az e-mailt, és figyelmen kívül hagyhatja az egész záróköszöntőt.

Tippek

• Vegye figyelembe, hogy néhány különbség van az Egyesült Államokban és az Egyesült Királyságban (vagy más országokban) levő hivatalos levelek között. Az Egyesült Királyságban a visszaküldési cím és a dátum a jobb margón, a tárgy sor pedig a közepén található. Ezenkívül a dátumot "nap-hónap-év" -nek írják, az üdvözlést pedig kettőspont helyett vessző követi.
• Ha nem tetszik az itt látható blokkformázás, használhat egyedi blokkokat vagy félblokkokat is. Ez az elrendezés alapvetően ugyanazt az információt tartalmazza, de csak másként van elrendezve.