Tartalom

• Lépni
• 3 rész 1. része: Önmagad azonosítása
• 3. rész 2. része: Mondja el véleményét
• 3 rész 3: Csomagolás
• Tippek
• Figyelmeztetések

Ha gyakran kell ügyfeleket hívnia munkájáért, akkor jó eséllyel gyakran hangpostát kell hagynia. De mit kell pontosan mondania a csipogás után? Idegőrlő lehet emlékezni a kommunikációhoz szükséges összes releváns információra, ami megakadályozhatja a fontos részletek elmondását. Hangposta rendszer használatával soha többé nem kell zavart és rögtönzött hangpostákat rögzítenie. Gyorsan átfutva egy ellenőrzőlistát a fejedben, biztosíthatod, hogy minden szükséges információt megadtál, és nagyobb esélye van a visszahívásra.

Lépni

3 rész 1. része: Önmagad azonosítása

1. Használja a helyes intonációt. Miután megkezdődött az üzenet rögzítése, tisztán és érthetően kell beszélnie. Ne próbáljon túl gyorsan motyogni vagy beszélni. Mindent megtesz annak érdekében, hogy érdeklődőnek és vidámnak tűnjön, hogy felhívja a hallgató figyelmét. Bár a vevő nem lát téged, az általános intonációt a telefon veszi fel, ezért győződjön meg róla, hogy a megfelelőt továbbítja.
   • Mondja el mindazt, amit mond. A rossz vétel torzíthatja a hangját, és kieshet. Még egy normális beszédhang is morgásnak tűnhet a telefonon keresztül.
   • Hangjának összhangban kell lennie a hívás típusával. Például nem baj, ha vidáman hangzik, amikor hangpostaüzenetet hagy, hogy gratuláljon unokaöccséhez a középiskola elvégzéséért. Ha azonban részvétét kívánja kifejezni egy gyászoló barátnak, meg kell győződnie arról, hogy hangja ünnepélyes és tiszteletteljes.
2. Kérjük, adja meg a nevét. Az első dolog, hogy közölje a nevét. Így az a személy, akit hív, azonnal megtudja, kivel van dolga. Egyszerű "ez (a neved)" a legtöbb helyzetben elegendő. Ha még nem találkoztál valakivel, választhatod, hogy "a nevem (a teljes neved)". A barátok és rokonok felismerik, anélkül, hogy azonosítanod kellene magad. Ha üzleti hívásról van szó, akkor a másik személynek azonnal meg kell adnia a nevét, amelyet a hanghoz és az üzenethez társíthat, talán lehetővé téve a személyre szabottabb kommunikációs formát.
   • Ez a lépés nyilvánvalónak tűnik, de a hívók gyakran elfelejtik.
   • Ha rendelkezik bizonyos munkakörével vagy saját leírásával, amely hasznos lehet a címzett számára a nyomon követés során, kérjük, írja be a neve után. Például: "A nevem Dr. Versluis, az Amszterdami Egyetemi Kórház radiológusa "vagy" Ez Ariane Janssens, Chloe édesanyja, aki osztályában van a lányoddal ".
3. Hagyja telefonszámát. Kérjük, nevének felsorolása után azonnal adja meg telefonszámát. A legtöbb hívó a hangposta végéig várja az elérhetőségi adatok megadását, de ha a címzett nem tudja először leírni helyesen, akkor köteles újra meghallgatni a teljes üzenetet. Ne felejtsen el lassan beszélni és mindent megfogalmazni, amikor közli telefonszámát, hogy érthető legyen.
   • Egy egyszerű módja annak, hogy a telefonszámát az üzenet elejére írja, olyasmit mondani, hogy „Ez (a neved), a számom (a telefonszámod)” vagy „a nevem (név) és hívni fogok (szám ) ”.
   • Annak ellenére, hogy a hívófél-azonosító funkciók mindenütt jelen vannak, mindig ajánlatos elhagyni a telefonszámát, ha az a személy, aki felhívja Önt, nem mentette el a telefonszámát, vagy ha egy másik telefonszámra kérne visszahívást.
4. Adjon meg csatlakozási pontot. Amikor üzleti hangpostaüzeneteket vagy ismeretlen küldők üzeneteit hallgatja, az emberek gyorsan gyanússá válnak vagy elvesztik érdeklődésüket, ha nem tudják, ki vagy, és miért hívsz. Nyugtassa meg őket egy közös barát vagy hivatkozás megemlítésével, aki megadta számát. Ez ismét biztosítja, hogy a telefonhívások szakszerűbbek legyenek. A hangposta kevésbé tolakodónak tűnik, és nagyobb eséllyel hívja vissza.
   • Próbáljon meg egy rövid bevezetőt felvenni, amely felkelti a hallgató érdeklődését, például: "Patricktől kaptam a számát, aki elmondta, hogy fontolóra veszi a hajójának eladását".
   • Még ha nem is üzleti hívást indít, a kapcsolattartó pont megtalálása fontos a címzett megnyugtatásához. "Ez Bob, a szomszédod veled szemben" sokkal személyesebb, mint "Ez itt Bob Vermeersch".

3. rész 2. része: Mondja el véleményét

1. Gondold át, mit fogsz előtte mondani. Mielőtt elhagyja a hangpostát, győződjön meg róla, hogy egyértelmű elképzelése van arról, mit fog mondani. Ez nem okozhat problémát, ha különleges okból hív, de ha hallja a csipogást a másik végén, és rájön, hogy válaszolnak, elveszítheti a mondanivalóját. Ossza fel az információkat külön pontokra, és takarja le mindet, mielőtt leteszi a kagylót.
   • Nagyon sürgős vagy fontos hangpostaüzenetek esetén fontolja meg előre a szkript durva változatának megírását.
   • Ha azt tapasztalja, hogy gyakran elveszíti a vezetéket, csak arra összpontosítson, hogy néhány szóban adja meg a nevét, a visszahívandó számot és a hívás okát.
   • Képzelje el, hogy hangpostaüzenetet küld a tegnapi romantikus este nyomon követésére. Az üzenet mentális megfogalmazása a felvétel előtt nagy különbséget jelenthet abban, hogy hűvös, nyugodt és összeszedett vagy dadogó és ideges.
2. Legyen tömör az üzenete. Korlátozza a hangpostaüzeneteket 20-30 másodpercre. Nincs sok olyan helyzet, amikor a hangpostának hosszabbnak kell lennie. Nem szabad, hogy nagyon hosszú bevezetővel vagy történettel unja a címzettet. Legyen tömör. Egyébként egy rövid üzenet további kíváncsiságot ébreszthet, és rábírhat valakit a visszatérésre, ha másképp nem biztos, hogy így lenne.
   • Másrészt a túl rövid hangpostaüzenet miatt a címzett nem érezheti magát fontosnak, lehetővé téve számukra, hogy hallgassák is meg. Ez különösen igaz, ha privát számmal hív.
   • A hangposta elhagyásának célja az, hogy valaki visszahívjon. Nem az a szándék, hogy minden információt megadjon, mivel ez volt a telefonbeszélgetés célja.
3. Kezdje a legfontosabb információkkal. Menjen egyenesen előre, és egyértelműen mondja el a hívás okát. Ha csak ellenőrzi, például amikor javaslata van valaminek a megvásárlására, vagy ha nyomon követ egy tranzakciót, vagy megerősíteni szeretne egy találkozót, akkor ezt világosan meg kell tennie a címzett előtt. Hallgatója gyorsan elveszíti érdeklődését, ha nem az elején mondja el nekik, miért lép kapcsolatba velük.
   • Nincs sok ideje, hogy átgondolja véleményét. Ha nem állsz előre, a hallgató törli az üzenetet, mielőtt meghallja a döntő információkat.
   • Jobb, ha rossz híreket kap, például "Apu kórházban van". Használja az üzenet többi részét a kényelem és a magyarázatok megadása érdekében. Mindenesetre jobb, mint megkerülni a témát, és hagyni, hogy a hallgató aggódjon.
4. Légy személyes és eredeti. Ellenálljon a kísértésnek, hogy kialakított, közös hangú "telefonhangot" vegyen. Csak légy kedves, légy önmagad és beszélj természetesen. Az emberek tudják, mikor próbálnak eladni valamit egy bizonyos módon, és nagyobb eséllyel adnak esélyt, ha úgy érzik, hogy egyenrangúként szólít meg őket.
   • Amikor úgy hangzik, mintha egy forgatókönyvet olvasna, a hallgatója úgy fogja érezni, mintha csak egy újabb telefonhívást kezdeményezne, mert muszáj.

3 rész 3: Csomagolás

1. Tegyen fel konkrét kérdést vagy kérést valamire. Az üzenet kitöltésekor pontosan meg kell határoznia, miért szeretné, hogy a címzett visszahívjon. Tegyen fel egy pontos kérdést, vagy kérjen valamit, ami arra készteti őket, hogy válaszoljanak a telefonra. Ha a hangposta meghallgatása után zavartnak vagy bizonytalannak érzik magukat abban, hogy pontosan mit akarnak, akkor a hangposta nem veszi észre a jelét.
   • Próbáljon ki olyan kifejezéseket, mint "Mondja el, ha tetszett a recept, amit küldtem" vagy "Szeretném hallani a gondolatait ezzel a javaslattal kapcsolatban".
   • Az embereket jobban motiválja a kapcsolatfelvétel, ha Önnek konkrét kérése van, ahelyett, hogy egyszerűen csak "visszahívást" mondana.
2. Általában adja meg nevét és elérhetőségét. Töltse ki az üzenetet úgy, hogy megemlíti a nevét és elérhetőségét. Ismételje meg kétszer a dalát, hogy a hallgató helyesen tudja leírni és ne értsen félre egy számot. Feltétlenül adjon meg minden olyan részletet, amely hasznos lehet a hallgatójának visszahívásához, például amikor elérhető vagy és nem érhető el, valamint a napszak legjobb időpontja a telefonáláshoz.
   • A telefonszám kétszer többször történő megemlítése a hívás végén túlzás, sőt durván értelmezhető.
   • Ha mindennapi üzenet egy barátjának vagy családtagjának, ne aggódjon ez a lépés.
3. Kerülje a hosszadalmas véget. Ha ideje letenni a telefont, ne nyújtsa feleslegesen az üzenetet. Hacsak nem személyes telefonhívás egy szeretett emberrel, nem kell valakinek további szép napot kívánni. A címzett figyelme eltűnik az üzenet folytatásával, ezért próbáljon a végén nem veszíteni az összpontosításból. Köszönjük nekik az idejüket, és hagyják rájuk a kommunikáció következő lépését.
   • Kérjük, fejezze be valami olyasvalamivel, hogy "várom, hogy meghallgassam" melegebb és ennélfogva hatékonyabb, mint az általános, kereskedelmi kifejezések, mint például "jó napot kívánok".
   • A végén nem foglalhatja össze és összegezheti a bejegyzést. Ha a címzettnek újra meg kell hallania egy adott részletet, később visszajátszhatja az üzenetet.

Tippek

• Gondoljon egy pillanatra azokra a hangüzenetekre, amelyeket kapott, amelyek arra gondolták, hogy "mit akar tőlem ez a személy?" Hagyjon egy hangpostaüzenetet, amelyet saját maga szeretne fogadni.
• Ha ez releváns a címzett számára, akkor a telefonszámán kívül megadhatja e-mail címét vagy más kapcsolattartási módszert is.
• Ne felejtse el megadni a dátumot, ha időfüggő információkat oszt meg.
• Mosoly! Ez akár telefonon keresztül is érezhető.
• Ha érzékeny témáról hív, korlátoznia kell a hangpostában megadott információkat abban az esetben, ha mások meghallják.
• Vészhelyzet vagy természeti katasztrófa esetén a kimenő hangpostaüzenettel értesítheti az embereket, hogy jól van.

Figyelmeztetések

• Ha azt akarja elérni, hogy valaki visszahívjon, ne beszéljen a korábbi sikertelen hívásokról. Ez bosszúsnak tűnhet, így a hallgató kevésbé kényelmesen beszél veled.
• Üzleti körülmények között mindig hagyjon hangpostát, ha a hívott személy nem válaszol. Ha több nem fogadott hívást lát hangpostaüzenetek nélkül, aláássa vállalkozása fontosságát.