Tartalom

• Lépések
• Tanács
• Amire szükséged van

Az irodai fájlok rendezése nem egyszerű feladat, főleg ha nagy mennyiségű iratot és dokumentumot kell szervezni. Ezt a kihívást azonban úgy tudja leküzdeni, hogy előre tervez és dönt egy iktatási rendszerről. Ez segít megszervezni üzleti profilját, és biztosítja, hogy a fontos dokumentumokat gyorsabban megtalálja. Az alábbi cikkben megtudhatja, hogyan rendezheti irodai iratait a küldetés megkezdéséhez.

Lépések

3 rész 1: Rendezze el a megfelelő időt

1. 

   Szánjon meghatározott időt az alkalmazás megszervezésére, hogy elkerülje a középső zavaró tényezőket. Az indulás előtt készítsen elő kartont és matricákat egy új profil létrehozására. hirdetés

2. rész: 3: Dokumentumok és nyilvántartások rendezése

1. 

   
   
   Bontsa fel a dokumentumok és fájlok halmát kisebb, könnyebben kezelhető darabokra.
   • Kezeljen halmokat egyenként, és tisztítsa meg vagy semmisítse meg a felesleges papírokat a mennyiség csökkentése és a redundancia korlátozása érdekében.
   • Ossza szét a többi dokumentumot és aktát két külön részre, az egyik a következő hónapokban feldolgozandó fájlokra, a másik pedig a sürgős feldolgozást nem igénylő archív fájlokra.

2. 

   
   
   Rendezze a mappákat ábécé sorrendbe, ha rendelkezik ügyfélprofillal. Például, ha minden iratgyűjtő egy személy vagy cég neve volt, akkor a rekordokat az illető neve szerint rendezhette. Ebben az esetben minden profilkártyát fel kell tüntetnie, amely tartalmazza az ügyfél teljes nevét.Rendezze a borítókat ábécé sorrendbe, majd címkézze meg az iratfiókot, hogy lássa, melyik rekesznek van egy bizonyos betűvel kezdődő neve.

3. 

   
   
   Rendezés kategória szerint, ha a nyilvántartások az üzlet számos részéből állnak. Egyes nyilvántartások számlákra, garanciákra vagy szerződésekre vonatkoznak, és ezeket különféle kategóriákra kell felosztania. Címkézze meg az összes feljegyzést, és helyezze el az összes vonatkozó dokumentumot. Előfordulhat, hogy létre kell hoznia egy másodlagos profilt, ezért függesztett burkolattal jelölje meg az egyes kategóriákat, a borítót pedig másodlagosnak.
   • Hozzon létre portfóliót a sürgős dokumentumokról, így gyorsan megtalálhatja a fontos dokumentumokat.
   • Helyezze az ideiglenes fájlokat elé, az archív fájlokat pedig a fiók hátuljába, így könnyen hozzáférhet a feldolgozást igénylő fájlokhoz.
   hirdetés

3. rész: 3: A rekordok rendezése hónap szerint

1. 

   A fenti módszerek mellett havi (és év-) bontásban is rendezheti a kötőanyagokat. Ha nincs ideje azonnal rendezni, akkor beírhatja a papírokat a havi nyilvántartásba a dátum feldolgozására. Ez a lépés segít abban is, hogy gyorsabban tárolja a dokumentumokat.
   • A havi nyilvántartás más típusú dokumentumok tárolására is alkalmas.

2. 

   Az év végén ellenőrizze a havi nyilvántartásban maradt papírokat, és kiderülhet, hogy a sablon, valamint az új profilcsoport (kategória neve) hiányzik a rendszerből. Hozzon létre profilokat ezekhez a papírokhoz az új évben.

3. 

   A maradék papírokat vágd fel hónaponként. Tartsa a fájlt a „Vegyes” csoportban (Év-). hirdetés

Tanács

• A nyilvántartás rendezése után rendet kell tartania az irodában. Javítsa ki a nyilvántartási rendszert, és tegye vissza a papírokat a helyükre.
• Dobja ki, újrahasznosítsa vagy megsemmisítse a felesleges dokumentumokat, hogy elkerülje az új nyilvántartási rendszer beavatkozását.

Amire szükséged van

• Iratszekrények
• Lógó fedél
• Keménykötésű
• Matricák
• Markerek