Szerző:
Lewis Jackson
A Teremtés Dátuma:
5 Lehet 2021
Frissítés Dátuma:
1 Július 2024
Tartalom
Az események szervezése nagyon nehéz feladatnak tűnik, és a dolgok még bonyolultabbá válnak, ha nincs előre terved és terved. Ezért próbáld elkerülni ezt - hónapokkal előre készülve, és az esemény ideje alatt nyugodtan.
Lépések
1. módszer a 4-ből: Tervezzen hónapokkal az esemény előtt
Határozza meg az esemény célját. A szervezet céljának meghatározása elősegíti az esemény nyomon követését. Tervezel egy eseményt a közösség oktatása érdekében? Meggyőzni a potenciális szponzorokat? Dicsérni egy bizonyos egyént vagy csoportot? Részletezze ezt a célt, amennyire csak lehetséges. Nem számít, mit csinálsz (oktatsz, győzködsz, dicsérelek stb.), miért csinálod ezt megint
- Gondoljon erre a küldetése nyilatkozatára vagy a sikerének előfeltételére. Amint biztosan tudja, mit akar, sokkal könnyebbé válik!
A meghatározott célok.Pontosan Mit akarsz elérni? Nem az eseményen megjelenő emberek száma, nem az a tény, hogy ez történt - hogyan szeretné az eseményt? 5 új tag a szervezetében? 20 millió dongot gyűjtött? Megváltoztatja mások gondolkodásmódját? Felizgatni mindenkit?- Gondoljon arra a 3 eredményre, amelyet a legjobban szeretne az eseménytől, és koncentráljon azok megvalósítására. Súlyozhat egy pénzügyi célt, egy társadalmi célt és egy személyes célt - rajtad múlik!
Gyűjtse össze az önkénteseket. Szüksége van jó és jó tagokra a szervezőbizottság számos területén. Segíthetnek az ütemezésben, a költségvetés tervezésében, a meghívók kiküldésében, a plakátok tervezésében, a vendégek fogadásában és az esemény utáni takarításban. Más szavakkal, segítenek a munka elvégzésében. Ha lehetséges, keressen önkénteseket, akikben megbízhat!- Győződjön meg arról, hogy a szervezők és a rendezvények vezetői az Ön által a tervben meghatározott ütemezés szerint dolgoznak. A felek közötti együttműködés megkönnyíti munkáját. Amikor valakitől segítséget kér, tisztázza kezdettől fogva az elvárásait és az eseményen való részvétel mértékét.
- Ha nem talál önkéntest, vegyen fel egy rendezvénycsapatot! Ez teljes mértékben attól függ, hogy milyen típusú rendezvényt szervez. Bérelheti a helyszínt az esemény csapatától, vagy bérelhet harmadik féltől.
Becsült költségvetés. Minden költséget, bevételt, támogatást és egyéb rendkívüli kiadást bele kell foglalni a költségvetésbe. Ha nem tervez költségvetést, akkor az eseményt vastag számlákkal és egy üres pénztárcával zárja, anélkül, hogy megértené, hogy mire költött. Legyen reális az első naptól kezdve, hogy később ne lepődjön meg!- Találja meg, hogyan lehet alacsonyan tartani a költségeket. Felvehet-e önkénteseket ingyen dolgozni? Fontolja meg azokat a helyeket, amelyeket olcsóbban lehet bérelni (például valaki házát)? Ne felejtsük el, hogy egy kicsi, egyszerű, de sikeres találkozó sokkal jobb, mint egy kudarcot valló luxusparti.
Határozza meg az esemény idejét és helyszínét. Ez a tényező legfontosabb az esemény. Mi legyen az eseményed ideje és helye, hogy az emberek azt mondják: "Igen, ott leszek!"? Olyan időpontban szeretne otthont adni az eseménynek, amikor mindenki szabad és egy kényelmes helyen van, ahol elegendő bérleti díja van!
- Nézze meg annak a közösségnek a menetrendjét, ahol él, és fontolja meg, hogy ki vesz részt az eseményen. Ha a háziasszonyokat célozza meg, akkor a nappali és környékbeli rendezvények szervezése a legjobb megoldás (extra gyermekfelügyeleti szolgáltatásokat nyújthat). Diák résztvevők esetén a hét egyik napján tartsa az eseményt a belvárosban. Ha lehetséges, menjen el a helyükre Összeszerelés.
- Természetesen sok rendezvényhelyszín lesz, amelyeket előre le kell foglalni. Vegye fel a kapcsolatot a helyek mielőbbi bérlésével. Lehet, hogy drágábbak, mint gondolnád!
Fontolja meg a logisztikát. Minden szempontból gondolkodnia kell a logisztikán. Milyen lesz a parkolás? A fogyatékkal élők részvételi képessége? Mit tehet a rendezvénytérrel? Milyen felszerelésre van szüksége? Szüksége lesz valami extra költségre (pl. Előadói italok, kitűzők, kiadványok)? Hány ember kell ahhoz, hogy az esemény zökkenőmentesen menjen?
- Nagyon fontos átgondolni és megbeszélni a szervezők tagjaival, hogy figyelembe vegyék az esemény minden szempontját. Van-e olyan akadály, amelyet előre láthat és elkerülhet? Szüksége van a vendégeknek egy szállásra? Milyen kivételek szükségesek?
Gondoljon a marketingre és a reklámozásra. Az eseményre való felkészülés közben készítse el a poszter tervezetét. A poszternek tartalmaznia kell a dátumot, az időt, a helyet, a fő vendégeket, az esemény nevét, valamint az esemény témáját vagy címkéjét. Mivel a felkészülési idő túl korai, sok időt tölthet el gondosan ezeken a dolgokon - de össze kell állítania egy kezdeti vázlatot, hogy lássa, mik a részek együtt!
- Gondoljon az esemény népszerűsítésének más módjaira. Emaileket küld? Mail mail? Információt szolgáltat a Facebookon, a Twitteren vagy az online eseményoldalak sorozatán (ezekről bővebben később)? Mire van szükséged előtt események az emberek bevonására és arra, amire szüksége van ban ben események, amelyek visszatartják őket?
Átrendezze a munkát. Talán most nagyon zavartnak érzi magát. Vegyen egy mély lélegzetet, és nyissa meg az Excel szoftvert. Készítse el a rendezvény ütemtervét. Használjon néhány Excel-táblázatot a gondolatok rendezéséhez. Ekkor felesleges papírmunkának tűnhet, de a következő két hónapban hálás leszel magadnak, hogy vigyázol magadra.
- Készítsen munkarendet (határidőkkel) az egyes tevékenységekhez. Írja le a szervezők összes tagját, mikor és hol van szüksége rájuk. Így ütemezheti munkáját, és később elkerülheti a kérdéseket.
2. módszer a 4-ből: Ütemezze a munkát 2 héttel az esemény előtt
Győződjön meg róla, hogy minden készen áll. Határozza meg az időt, a helyszínt, a fő vendégeket, az esemény szervezőjét, az esemény nevét és a tagline-t. Lesz-e bármi Eltévedhetünk? Előfordulhatnak-e az utolsó pillanatban változások? Ezen a ponton mindennek ugyanolyan világosnak kell lennie, mint fekete-fehér papíron.
Találkozás a szervezők tagjaival. Kérjen jóváhagyást a költségvetéshez, az ütemezéshez stb. a szervezőktől, valamint a rendezvények vezetőitől. Itt az alkalom a kérdések kezelésére. Mindenki megértette már a kötelezettségeit? Mindennel kényelmesek?
- Ismét találkozzunk a szervezőkkel és az önkéntesekkel, hogy átgondoljuk a lehetséges problémákat. Ez a tökéletes alkalom a cselekvés megtervezésére is.
- Győződjön meg arról, hogy a szervezőknek nincsenek belső problémáik. Tartsa a kapcsolatot minden osztályvezetővel, szervezővel és önkéntessel.
Ossza meg a munkát különböző emberek között, és hagyja, hogy egy tapasztalattal rendelkező személy koordinálja az összes tevékenységet. Ha ez egy különösen nagyszabású esemény, rendeljen több embert különböző tevékenységek koordinálásához egy személy felügyelete alatt. Ebben a vezetőben bízni kell a szervezők tagjainak.
- Egy-két tagot kell kijelölnie arra, hogy időt töltsön a vendégek fogadásával és a beszélgetés előtt az esemény előtt.Alapvetően ők a recepciósok, akik felelősek az összes vendég felemeléséért és a vendégek láttatásáért, hogy gondoskodnak róluk.
Ügyeljen arra, hogy az eseményhez kapcsolódó összes online oldalt naprakészen tartsa. Valószínűleg már ismeri a Facebookot és a Twittert, de sok más online webhelyet is felhasználhat a promócióra, például az Eventbrite, az Evite és a Meetup. Ha még soha nem hallott ezekről az oldalakról, keressen most! Abban az esetben, ha rendezvénye a tengerentúlon van, és online szeretne jegyeket adni, a Ticketbud nagyon hasznos.
- És természetesen frissítse az esemény online oldalát, blogját vagy Facebook-oldalát, ha van ilyen. Küldhet eseményemlékeztetőket, fotókat tehet közzé, és kezelheti az eseményekre adott válaszokat. Minél aktívabb online, annál szélesebb körűvé válik az esemény. Ha kertészkedéssel, lakberendezéssel vagy más kreatív területtel kapcsolatos eseményt rendez, használhatja a Pinterestet is.
Gyűjtsön szponzorokat és egyéb pénzforrásokat a vendégektől. A következő hetekben sokféle költség merül fel, és nem akarja magát fizetni! Rángasson egy keveset az indulási költségekre - legyen az rendezvényhelyszín kölcsönzés, felszerelés vagy bankettparti? Előfordulhat, hogy a fenti összegek egy részét ki kell fizetnie, mielőtt elkezdené felkészülni az eseményre.
- Győződjön meg arról, hogy kiépített egy rendszert a dokumentumok, igazolások, számlák és egyéb dokumentumok kezelésére. Minden dokumentumot meg kell őriznie a jövőbeni felhasználás céljából, így minél előbb szerveződik, annál kényelmesebb lesz a jövő, különösen, ha partnere szakszerűtlenül dolgozik.
Esemény promóció. Készítsen kiadványokat, publikáljon hirdetéseket, publikáljon a sajtónak, küldjön meghívókat, telefonhívásokat, e-mailes kapcsolattartó csoportokat, találkozzon a potenciális résztvevőkkel vagy adományozókkal. Honnan fogják tudni az emberek és részt vehetnek az eseményeden? Győződjön meg arról, hogy az Ön által megadott információk teljesek-e, kivéve néhány kérdőjelező tényezőt - a vendég kíváncsiságát is ösztönözni kell!
- Gondoljon a megcélzott közönségre. Ha meg akarja hívni az idősebbeket, akkor nem pazarolja az idejét az üzenetek küldésére a Snapchat szoftveren keresztül. Keresse fel azokat a helyeket, ahol járnak, vagy használja a közönség által használt eszközöket.
Gyűjtse össze az eseményhez szükséges tárgyakat. Ezek a tárgyak tartalmazhatnak érmet, játékot, ajándéktárgyat, jutalmat vagy bizonyítványt. Sok apró és triviális dolog van, amire a tapasztalatlan emberek nem tudnak odafigyelni, de ismernie kell a legkisebb tényezőket. Ne feledkezzen meg a bútorokról, a hangtechnikáról, az asztalokról, az abroszokról és más nagy, fontos tárgyakról!
- Ez egy másik dolog, amelynek átgondolására időre van szükséged. Ne álljon meg, amíg nem talál 5 olyan tárgyat, amelyet elfelejtett elkészíteni - a golyóstollaktól és az elsősegély-készletektől kezdve az elemeken, jégkockákon és hosszabbító zsinórokon át. Minden helyzetre készen akar lenni.
Fajta minden. Rendezzen videofelvételt. Szervezze meg a szállítást a vendégek számára. Rendezzen ételt a takarító csapatnak. A lista örökké tarthat, de válogatás nélkül nem tudja megszervezni az eseményt!
- Készítsen ételt és italt. Ez egyúttal alkalom különleges szállások megszervezésére, például mozgáskorlátozottak elszállásolására. Ellenőrizze, hogy vannak-e vegetáriánus vendégek vagy vannak-e egyéb speciális étkezési igényei. Számos online rendezvény jegyvásárló webhelyen lesz egy "önkérdező kérdések" rész, amely segít értékelni a vendégek különleges kéréseit.
- Készítsen elő íróasztalokat és székeket, háttereket, mikrofonokat, hangszórókat, számítógépeket, projektorokat, dobogókat - bármi, ami a rendezvény helyszínén szükséges.
Készítse el a névjegyzéket. Meg kell adni a szervezők telefonszámát, címét és e-mail címét. Készítsen hasonló listát a VIP-ekről (különösen fontos vendégek) és az áruk vagy szolgáltatások szolgáltatóiról. Ha valaki nem jelenik meg vagy késik, akkor ezt a listát használhatja.
- Tegyük fel, hogy a bankett csapat késik. Mit fogsz csinálni? Azonnal szerezze be a névjegyzéküket, és hívjon fel őket. Ó, azt hiszik, hogy megteszi a helyre, hogy megszerezzék 90 font aprított sertéshús? Tök mindegy. Átadod a listát A úrnak, ő elveszi a teherautót, és elmegy a papír húscímére. Katasztrófát elhárított. Most már tudja, hogy nem szabad felvennie ezt a szervizcsapatot, és nem kell egyértelműbb útmutatást adnia!
Menjen el a rendezvény helyszínére a szervezőkkel. Figyelje körül a parkolót, a WC-ket, a szobákat és az ajtókat. Keressen olyan helyeket a közelben, ahol fénymásolatokat készíthet, telefonálhat és alapvető dolgokat vásárolhat. Általában a kézben legyen a rendezvény helyszíne.
- Beszéljen azzal a személlyel, akivel felvette a kapcsolatot a hely bérléséhez. Jobban meg kell érteniük a helyszínt, mint bárki más. Van olyan probléma, amiről tudnia kell? Korlátozott idő? Bizonyos időpontokban zárva van az ajtó? Remélhetőleg ez nem fog megtörténni - de meg kell tájékozódnia a tűzjelző ellenőrzések ütemezéséről is.
3/4 módszer: Készüljön fel az eseményt megelőző 24 órában
Nyugodt maradni. Meg tudod csinálni. Különösen fontos, hogy nyugodt maradjon, és ne zavarodjon össze vagy szorongjon. Hónapok óta készülsz! Minden rendben lesz. Minél nyugodtabb vagy, annál nyugodtabbak lesznek a csapattársaid, annál gördülékenyebben zajlik az esemény. Ráadásul mindennek hamarosan vége lesz!
- Komolyan, meg tudod csinálni. Mindent megtett, gondolkodva az összes lehetséges problémán - ha valami rosszul alakul, akkor tudja, hogyan oldja meg a problémát. És ne feledd: senki sem hibáztathat téged. Zajos vendég, az étel nem jó - az emberek megértik, hogy nem tudod mindezt irányítani. Pihenjen. Minden rendben lesz.
Utolsó ellenőrzés a szervezők tagjaival. Feltétlenül beszéljen mindenkivel arról, hogy miként lehet eljutni a rendezvény helyszínére, és mikor kell megérkeznie. Amire nem vágysz a legjobban, az az, amikor az egész szervezõ felhívja Önt az esemény napján, mert nem tudja, hol van a hátsó bejárat.
- Még akkor is, ha senki nem mond semmit és nem tesz fel kérdést, tegyen meg mindent azért, hogy felmérje mások hozzáállását. Mindannyian elégedettek a munkájukkal? Kijönnek egymással? Ha nem, beszéljen mindenkivel, és próbálja meg eltávolítani a csomót. Lehet, hogy valaki beilleszkedik egy másik osztályra, vagy másokkal dolgozik.
Ellenőrizze az összes meghívást és választ. Sorolja fel a vendégeket egy Excel táblázatba, és számolja össze az emberek számát. Az események többségében a megerősített résztvevők száma lesz ők nem mutatja az eseményen valójában részt vevők számát. 50 érvényesítője lehet, de végül csak 5 van vagy legfeljebb 500 ember vesz részt. Bár ismernie kell az érvényesítők számát, készen áll arra, hogy kezelje a helyzetet, amikor túl kevés vagy túl sok a résztvevő!
- Emlékeztesse a VIP vendégeket az eseményről. Meg fog lepődni azon emberek számán, akik azt mondják: "Ó, igaz. Holnap nem?" Egy egyszerű hívással vagy szöveggel ezt elkerülheti.
Menjen a rendezvény helyszínére, és ellenőrizze, hogy minden készen áll-e. Rendes és kész a szoba? Az elektronikus eszközök telepítve vannak és működnek? Szükség esetén előre telepíthet bármilyen eszközt? Teljesen felkészült a személyzet az eseményre?
- Ellenőrizze, hogy van-e elegendő támogatója az eseménynek. Természetesen az a legjobb, ha több támogatója van, mint amire szüksége van. Lehet, hogy valakit sürgősségre kell kérnie, szüksége van valakire, aki észreveszi a vendégeket, vagy megoldania kell egy olyan problémát, amelyet nem tud előre látni. Vagy tudhatja, hogy szüksége lehet valakire, aki öntsön még több kávét.
Készítsen készleteket az esemény résztvevőinek. Ez a készlet tartalmazhat vizes palackot, cukorkát, cetlit, golyóstollat, brosúrát és minden egyéb szükséges információt. Akkor is jó ötlet, ha kis ajándéktárgyakat szeretne hozzáadni.Ez nagyszerű fénypont, amely megmutatja, hogy az esemény jól szervezett volt, és ugyanakkor a vendégeket megbecsülte.
- Ez a készlet lehet a vendégeknek vagy a szervezőknek, vagy mindkettőnek! Ki nem szereti a granola rudat és a golyóstollat?
Ütemezze az esemény adatait (futólap vagy futólap). Itt található az összes szükséges információ felosztva idő és / vagy részleg szerint. Készítsen elő egy feladatprogramot percek alatt, fontos tevékenységekkel. A futólap sablonját kizárólag Ön döntheti el. Csak próbáljon minimálisra csökkenteni az információkat az egyszerű olvasás érdekében.
- Ha nagyon kemény vagy, építsd ezeket faj egy másik futólap hasznos lehet. Az előadók nagyobb valószínűséggel szeretnék tudni a többi vendég listáját, akik hol és mikor lesznek. A szervezőknek szükségük lesz a felszerelések listájára, az ütemtervekre és a takarítási tervekre. Amikor elegendő idő áll rendelkezésre a futó lap összeállításához, akkor ez nagyon hasznos.
Készítsen egy listát azokról a tárgyakról, amelyeket az esemény helyszínére be akar hozni. Milyen rossz lesz, amikor eljutsz az eseményre, minden készen áll, mindenki mindannyian ott vagytok, és rájössz, hogy 12.000 csészét felejtettél otthon? Ez rossz. Tönkretetted az egészet. Készítsen tehát egy listát, ellenőrizze még egyszer, és vigye magával az összes hozzávalót az elkészítéshez!
- Ha az elemek különböző helyeken vannak szétszórva, rendeljen hozzá egy-egy konkrét feladatot. Ennek során nem kell 8 órát tölteni azzal, hogy pánikszerűen szaladgáljon és gyűjtse ezeket az elemeket. "Az egyik fából nem fakad egy fiatal, három fából áll össze, így a hegy magas" - mondta az ókori nép.
4/4 módszer: Ellenőrizze az esemény dátumát
Korán érkezzen a rendezvény helyszínére a szervezőkkel és az önkéntesekkel. Győződjön meg arról, hogy mindenki jelen van, és az elektronika megfelelően működik. Van valami utolsó pillanatbeli kérdés? Ha van idő, igyunk üdítőt, osszuk meg, bátorítsunk mindenkit és pihenjünk! Meg tudod csinálni. Készen állsz.
- Ügyeljen arra, hogy a szervező különleges jelvényt viseljen, vagy néhány felismerhető tárgyat tartson kéznél, így az esemény résztvevői szükség esetén segítséget kaphatnak. Néha a khaki öltöny nem elég.
Mindenféle, belül és kívül. Szüksége van léggömbökre a postaládán? Plakátok a szoba sarkában? Mi van az ajtóval és a folyosón? Ha vendégeinek kaotikus labirintuson kell átmenniük, hogy elérjék a rendezvény helyszínét, akkor rengeteg táblát kell felállítania, amely eligazítja Önt.
- Különösen hasznosak lesznek az üdvözlő bannerek és más hirdetőtáblák az épület előtt. Szeretné, ha az emberek az utcáról felismernék a rendezvény helyszínét. Ezen nincs mit csodálkozni!
- Van recepció és regisztrált vendégek a rendezvényen. Amikor a vendégek belépnek az ajtón, pontosan meg kell látniuk, mit kell tenniük. Ellenkező esetben bizonytalanság és kényelmetlenség állapotában lebegnek. Emlékszel a fent említett recepcióra? Kérjük, rendeljen valakit, hogy álljon az ajtó mellett, hogy üdvözölje és megválaszolja a vendég minden kérdését.
- Úszó zene! A zene kitörli a félénk légkört az eseményen.
Győződjön meg róla, hogy az esemény résztvevői tudják, mi folyik itt. Ha egy előadó késik, akkor értesítést kell adnia az esemény késedelméről. Ha az étkezés a vártnál tovább tart, a rendezvény vendégeinek tisztában kell lenniük a menetrend változásával. Nagyon ritkán fordul elő, hogy az események a tervek szerint haladnak, ezért ha a menetrendet nem tartják be szorosan, ügyeljen arra, hogy a felek folyamatosan beszéljenek.
Fotózd le! Érdemes megjegyezni ezt. Ugyanakkor az emberek izgatottan várják, ha valaki kamerát tart az esemény pillanatait megörökíteni. Készítsen képet a szponzor transzparenséről, a transzparenséről, az üdvözlő kapun, a recepción stb. Ezeket a fotókat a következő évre is felhasználhatja!
- Ha lehetséges, hagyja, hogy egy barát vagy profi fotós végezze el a munkát. Elég munkád van! Beszélgetni és enni kell a vendégekkel, ezért másnak kell gondoskodnia a fotózásról.
Dokumentumok elhelyezése az esemény után. Biztosan beültett néhány ötletet a vendégek felfogásába, és azt szeretné, ha konkrét gondolatokkal, elmélkedéssel vagy cselekvési szándékkal távoznának az eseményről. Tehát készítsen egy prospektust vagy bármilyen tárgyat, amelyet magukkal hozhatnak utána esemény.
- Fontolja meg a közelmúltbeli esemény szavazását ebben a szakaszban. Biztosítson egy eszközt számukra, hogy kifejtsék véleményüket, mit javítsanak és mit akarnak a következő eseményen. És persze, hogyan tudnak bekapcsolódni!
Takarítsd meg a rendezvény helyszíneit! Ellenőrizze a számlálót, távolítsa el a szalaghirdetéseket, tisztítsa meg a bútorokat és még sok minden mást. A webhelyet vissza akarja állítani az eredeti állapotába - különösen akkor, ha kifizeti a bérleti díjat és vissza akar térni. Elkerülheti a helyszín szolgáltatója által kivetett további díjakat is. Ossza el a munkát egyenletesen, hogy a tisztítási folyamat a lehető leggyorsabb és kíméletesebb legyen.
- Térjen vissza, és győződjön meg arról, hogy nem maradt-e el értéktárgy. Ha igen, készítsen el egy elveszett cikk igénylőlapot.
- Ha valamit károsít, kérjük, értesítse azt a személyt, akivel kapcsolatba lépett a hely bérléséért. Az őszinteség és az őszinteség mindig a legjobb hozzáállás.
- Távolítsa el a lehető legtöbb szemetet. Ezt követően a karbantartási osztály veszi át.
Vigyázzon az esemény utáni összes küldetésre. A szervezett esemény típusától függően előfordulhat, hogy nincs mit tenni az esemény után, vagy hosszú listát kell készíteni a köszönet mellett a függőben lévő nyugtákról. Íme néhány ötlet a kezdéshez:
- Köszönet a szervezőbizottság minden tagjának, különösképpen a támogatóknak és az önkénteseknek. Nélkülük nem lehet rendezvényt szervezni!
- Pénzügyek teljesítése és kezelése. Ezt a lehető leggyorsabban kell megtenni, annál jobb a kevesebb hiba.
- Rendezz hálaestet azoknak, akik segítettek neked. Szeretné, ha csapattársai hálásnak éreznék magukat, és ugyanakkor azt is szeretnék, ha szponzorai látnák, hogy változást és jó célt hoztak.
- Oszd meg az emléktárgyakat vagy más kiadványokat az érdeklődőknek.
- Számlák átutalása szponzoroknak és másoknak.
- Tegyen közzé fotókat az esemény online oldalán.
Tartson egy értekezletet, hogy tanuljon a tapasztalatokból, és legközelebb jobban járjon. Miután mindennek vége, mit kívánna, ha másképp tenne? Mi működik és mi nem? Szeretne egy ilyen eseménynek otthont adni? Mit tanultál?
- Ha mindenkitől választ kap, olvassa el mindet. Ha nem is érkezik válasz a vendégektől, kérdezze meg a rendezvény szervezőit! Hogyan gondolkodnak? Élvezték ezt az időt? Valószínűleg csak azért, mert a granola bár és a toll szabad volt, igaz?
Tanács
- Előkészítendő dokumentumok listája:
- Előzetes költségvetés
- Az események ütemezése (az egyes programok ideje az eseményben)
- Meghívás
- Vendég lista
- Akcióterv
- A munka ütemezése (teljesítési ütemterv)
- Dokumentáció sajtóközleményekhez
- Beszéd
- A résztvevők listája
- A felek beszédei (csatolják az előadó önéletrajzát)
- Munkaprogram
- A menetrend percekben oszlik meg
- Kapcsolattartó hálózati lista (a szervező telefonszáma)
- A hozandó tárgyak listája
- Elvégzendő feladatok listája
- Eseményjelentések (sajtó és mások számára)
- Az esemény előtt jelölje ki az egyéneket / osztályokat, hogy feleljenek a következő területekért:
- Adományozók
- A résztvevők
- Fontos vendég, előadó
- Tervezze meg, nyomtassa ki, gyűjtse össze a cikkeket és értékelje ezeket a termékeket
- Jutalmak, ajándéktárgyak, ajándékok, transzparensek, bizonyítványok
- Járművek, vendéglátás, rendezvényhelyszínek rendezése, dekoráció, háttérképek, parkolás
- Média, PR (külkapcsolatok), marketing
- A helyszín kiválasztásakor és az árak tárgyalása során figyelembe veendő tényezők:
- A helyszín befogadóképessége (a résztvevők száma, kivéve azokat, akiken hivatalosan nem vettek részt)
- Ételek rendelkezésre állása (abban az esetben, ha az adott helyszínen étkezés áll rendelkezésre)
- Idő (az esemény kezdési és befejezési ideje)
- Világítás (ha az esemény éjszaka zajlik)
- Van légkondicionáló vagy sem
- A szükséges felszerelés biztosított (mikrofon, hangszórók stb.)
- Bútor (bútor, asztali törölköző stb.)
- Tarthatnak-e zenei és szórakoztató rendezvényeket a helyszínen (kevésbé hivatalos műsorokkal)
- Generátor
- Könnyű hozzáférés a helyszínhez - függetlenül attól, hogy a helyszín a belvárosban van-e vagy sem (a küldöttek minden nehézség nélkül részt vehetnek-e)
- Külön szoba a szervezőknek, öltözők stb.
- összköltsége
- Az esemény napján jelölje ki az egyéneket / osztályokat, hogy feleljenek a következőkért:
- Általános koordináció
- Vécé
- Étel
- Működik a pályán
- Host (MC)
- Számítógépek, projektorok
- Fotós
- Recepciós
- Tömegirányítás és PR a tömeggel
- Parkolóhely
- Védje
- Terjesszen dokumentumokat és kellékeket (ajándékok és igazolások konkrét személyeknek, valamint az esemény összes résztvevőjének)
- Az esemény dátumának eldöntésekor figyelembe veendő tényezők:
- A fő vendég és a többi VIP vendég elérhető lesz-e aznap
- Melyik nap a legjobb a célközönség számára?
- Lehet, hogy munkáját és felelősségét nem adja át mindenkinek.
- A munka felelős.
- Időben. Ha késik, teljes mértékben és azonnal jelentse a munkát annak a személynek, akit be kell jelentenie.
- Ha problémák merülnek fel, ne hibáztasson másokat, ne gondolkodjon túl sokat és ne okozzon több stresszt, találjon megoldást a probléma megoldására.
- Győződjön meg arról, hogy rendelkezik vészhelyzeti tervvel. Ha rendezvénye nagyszabású, győződjön meg arról, hogy a rendőrség és az orvosok ügyelnek-e.
Figyelem
- Ne essen pánikba vagy stresszbe. A nyugodt testtartás jobb eredményeket eredményez.
- Készülj fel minden helyzetre. Néha vannak dolgok, amelyeket nem tudsz ellenőrizni. Ha tagja vagy a szervezőknek, ne haragudj, ha valaki rád kiabál, lehet, hogy az illető csak feszült. Ha koordinátor vagy, ne stresszelj vagy pánikolj. Kérem, tegyen meg mindent nyugodtan. Próbáljon elmélkedni a lehetséges helyzeteken, és azon, hogy mit tenne ezekben a helyzetekben.
