Szerző:
Laura McKinney
A Teremtés Dátuma:
1 Április 2021
Frissítés Dátuma:
1 Július 2024
Tartalom
Néha az élet sok okából hosszabbítást kell kérnünk. Lehet, hogy főiskolára jár, és több időre van szüksége az esszé elkészítéséhez, lehet, hogy egy munka befejezésével küzd a munkahelyén.A hatékony és megfelelő megújítási levél mindig fontos. Szüksége lenne egy kis időre, hogy pontosan átgondolja az igényeit: meddig kell kérnie a meghosszabbítást és miért? Ezt követően írjon hivatalos levélben, küldje el és kövesse nyomon a nyugalmat.
Lépések
3/1-es módszer: Kövesse a hivatalos levél megírásának szokásait
Az oldal bemutatott szakasza. A beküldés dátuma az oldal jobb felső sarkában található. Hagyjon egy sort üresen, és írja be a címét, szintén jobbra igazítva. Ezután ürítsen ki egy sort, és írja be a címzett teljes címét az oldal bal oldalára.
- Ha e-mailt küld, elhagyhatja a dátumot és a címet, kezdve az üdvözlettel. Arra azonban ügyelnie kell, hogy a címsora világos és hatékony legyen. Például, ha levelet küld a professzorának, megírhatja a „Hosszabbító levél - Nguyen Hoang Minh - B2 K34 osztály” tantárgyat.
Írjon teljes és hivatalos üdvözletet. Kezdje a "Kedves" szóval, majd írja be a címzett címét és teljes nevét. Például: "Kedves Nguyen Hai Trieu úr" vagy "Kedves Bui Phuong Mai asszony". Egyes címek bonyolultabbak lehetnek, például "Kedves Nguyen Duc Cuong professzor" vagy "Tisztelt Nguyen Van An elnök".- Ez egy hivatalos ajánlás, ezért tartsa formában stílusát és tartalmát, még akkor is, ha alaposan megismeri ezeket az embereket. Ne írjon "Hello Hanh".
- Próbáljon megtalálni egy adott személyt, akinek el szeretné küldeni a levelet. Ellenkező esetben a levele mintalapúnak fog tűnni. Például a "Tisztelt Nguyen Van An elnök" jobb lenne, mint a "Tisztelt Hatóságok".
Használjon rövid elrendezést. A levél törzsének 1-3 bekezdést kell tartalmaznia. Sok esetben 2-3 sorral kezdheti. Ha ki kell bővítenie a teljes 3 bekezdést, akkor csak el kell választania őket a nyíláson, a törzsön és a végén.- A leveled megkezdéséhez írhatod: "Nguyen Hoang Minh vagyok, a B2 K34 osztály tanulója". Ez emlékeztetni fogja a professzort, hogy emlékezzen és ne pazarolja az idejét, hogy kitalálja, ki vagy.
Figyeld meg a végét. Ne becsülje alá a szilárd befejezés fontosságát. Az utolsó mondattal ismételje meg az esetet (egy sorban), és köszönje meg a címzettnek, hogy időt szánt az üzenet elolvasására. Írhat: "Nagyra értékelem a javaslatom mérlegelését".- A legjobb, ha aláírása előtt üdvözlettel zárja le a levelet. Néhány jó lehetőség: "Tisztelettel", "Kedves", "Hello".
- Ha válaszra van szüksége, ezt végül közölje. Általában kombinálhat egy köszönettel. Például: "Köszönöm figyelmét, várom, hogy jövő héten meghallgassam." Vigyázzon azonban, ne legyen túl rámenős.
Írja be teljes nevét és aláírását. Az "Üdvözlettel" üdvözlet alatt kérjük, tartson 3-4 sort távol. Ezután írja be a teljes nevét és igazítsa balra. Használja a fenti helyet a tintával történő aláíráshoz. Ha e-mailt kíván küldeni, törölheti a helyet és beírhatja a nevét. hirdetés
2/3 módszer: Beszélje meg az üzenet törzsét
Írjon minél előbb. Készüljön fel egy levél megírására, amint tudja, hogy meghosszabbításra van szükség. Rengeteg időt kell adnia a címzettnek az ügy eldöntésére. Azt is be kell mutatnia, hogy felkészült, annak ellenére, hogy az ütemterv módosítását kéri.
Határozza meg, mennyi ideig kell hozzáadnia. Vegye figyelembe az összes tényezőt, és tegyen reális ajánlásokat. Ha a türelmi idő túl rövid, akkor lehet, hogy újra jelentkeznie kell. Mindent meg kell tennie, hogy elkerülje a határidők betartását, ezért a legjobb megbecsülni a hosszabbítás mértékét.
- A helyzettől függően előfordulhat, hogy a tárgyalási folyamat részeként meg kell írnia a levelet. Ebben az esetben a becsült időnél hosszabb határidőre kell pályáznia, hogy középen kompromisszumokat köthessen és megállapodhasson.
- Becsült idő a jelenlegi haladás és a befejezetlen projektrészek alapján. Például, ha három hónapja dolgozik egy tanácsadási projekten, akkor valószínűleg becslést kap arról, hogy mennyi munka van hátra.
- Tisztában kell lennie azzal a határidővel is, amellyel az üzenet címzettje is szembesül. Talán a határidők miatt is nyomás alatt vannak. Például az egyetemi tanároknak gyakran félévközi osztályzatokat kell benyújtaniuk, és a hallgatóknak erre a határidőre kell támaszkodniuk.
Figyelem az alkalmazandó törvényekre. A meghosszabbítás igénylése előtt ellenőriznie kell az aktuális határidőket. Ne hagyja azt a benyomást, hogy nem szervezett, ha meghosszabbítást kér, anélkül, hogy megértené a jelenlegi helyzetet. Egyes kormányzati szervek például azt követelik meg, hogy az első kapcsolatfelvételtől számított 24 órán belül nyújtsanak be petíciót. Ha ez nem működik az Ön számára, panaszkodhat, hogy az idő túl korlátozott.
Adjon ésszerű magyarázatot. Időt szán a megújító levél elkészítésére, és a címzett is időt szán az olvasásra; tehát rendesen meg kell írnia a levelet. Gondosan mérlegelje a valódi okot, amelyre több időre van szüksége, és őszintén mutassa be a címzettnek. Ne hazudjon és ne túlozzon, mert ez csak árt Önnek.
- Jó ok arra, hogy jól és körültekintően végezze a munkát. Például, ha olyan projekten dolgozik, ahol mások biztonságát befolyásolhatja, akkor szimpatikus lehet ezt felhozni.
- Ha egynél több oka van a kiterjesztés igénylésére, válassza ki a legrelevánsabbat, és erre koncentráljon. Például, ha késik a felajánlott munka elfogadásával, mondja el nekik, hogy többet szeretne megtudni a szállítási költségekről (ha ez igaz), ahelyett, hogy közölné velük, hogy egy szóra vár hívj meg még egyet.
Mutasson néhány gondosan kiválasztott részletet. A megadott adatok segítenek abban, hogy levele jogszerűnek és ügyesnek tűnjön. Ez különösen fontos, ha levelet küld egy kormányzati szervnek vagy más szervezetnek, akivel még soha nem találkozott.
- Például, ha nagyapád két nappal azelőtt halt meg, hogy esszéjét be kellett volna nyújtani, akkor a legjobb, ha a tényt "családi vészhelyzet" -ként mutatják be, nem pedig egyszerűen "sürgős" -ként. Megemlítheti a halálát és néhány információt a terveiről.
- Szervezze meg papírjait, mielőtt benyújtja a megújító levelet. Szüksége lehet az elvégzett munkák és alkalmazások leírására, különösen akkor, ha kormányzati szervekkel vagy más hivatalos szervezetekkel dolgozik. Az Ön érdeke annak bizonyítása, hogy a folyamat minden lépését ezen a ponton követte.
Tartsa meg a pozitív stílust és tartalmat. Senki nem akar panaszokkal teli levelet olvasni. Ehelyett csak gyorsan és röviden mutassa be a negatív tényeket, majd állítson pozitív megoldásokat. Például, ha úgy gondolja, hogy a kezdő fizetés túl alacsony, akkor ezt írhatja: „Több időre van szükségem az ajánlat átgondolásához. Úgy gondolom azonban, hogy a magasabb fizetés segíthet a hatékonyabb munkában.
Elküldés előtt olvassa el újra az üzenetet. Szánjon legalább néhány percet az üzenet újraolvasására, mielőtt elküldené. Ellenőrizze a szerkesztési és gépelési hibákat. Futtassa a nyelvtan és a helyesírás-ellenőrző szoftvert a számítógépén. Küldje el egy megbízható barátnak, hogy újra olvassa őket. Ne rohanjon és ne hagyja ki ezt a lépést; ellenkező esetben az üzenet címzettje azt a benyomást kelti, hogy hanyag vagy, és ez kihat a végeredményre. hirdetés
3/3-as módszer: Üzenet küldése a címzettnek
Készítsen másolatot vagy mentse el a levelet. Amikor befejezte a levélvázlat elolvasását, és mielőtt elküldené, készítsen egy fényképet (konvertálja pdf-fé), mentse el a kéziratot online vagy másolja a hagyományos módon. Akkor is rögzítheti a postázás dátumát, ha az nem egyezik az üzenet tetején látható dátummal. Mentse el ezt a példányt biztonságos helyen, személyes adataihoz.
Helyezze be a szokásos postafiókba. Vidd el a postára, add oda a postásnak, vagy tedd a postaládába. Ha meg szeretné győződni arról, hogy a levél eljut a címzetthez, további díj ellenében igényelhet egy nyomon követési szolgáltatást.
- Ha papírt szeretne küldeni, nyomtatóval és jó minőségű tintával kell kinyomtatnia. A kézzel írt megújításokat általában nem fogadják el.
Küldjön e-mailt a megújításért. Valószínűleg ez a legjobb módja a megújítások elküldésének kevesebb idővel és biztonsággal. Elküldése előtt ellenőriznie kell a címzett e-mail címét, és feltétlenül adja meg az azonosítóját a tárgy sorában, ha releváns.
- A címzett pontosan tudja, mikor küldte az e-mailt. Vegye figyelembe ezt, ha késő este szeretne leveleket küldeni.
- Az Ön e-mailjének formálisnak kell lennie, beleértve azt az e-mail címet is, amelyet a küldéshez használt. Ezt az e-mailt szakmai fiókkal kell elküldenie. Például az [email protected] e-mail fiókból küldött levél megfelelő.
- Ha faxon küldi az e-mailt, ne felejtse el megőrizni a megerősítő oldalt annak igazolására, hogy az e-mailt sikeresen elküldte és az üzenetet megkapta.
Telefonáljon levélírás helyett. Ha az utolsó pillanatban hosszabbításra van szüksége, jobb, ha telefonon beszél az illetővel. Ebben az esetben formálisnak kell lennie, és világosan be kell mutatnia az ügyét. hirdetés
Tanács
- Próbáljon legfeljebb egy oldal hosszú betűket írni. Így levele teljesnek és könnyűnek tekinthető.
- Vegye figyelembe, ha az üzenet címzettje választ, például megerősítő üzenetet küld.
Figyelem
- Legyen reális az ígéretekkel kapcsolatban. Ne jelentkezzen hosszabbításra, csak azért, hogy további időt töltsön más kiegészítő küldetések teljesítésével.
- Használja ki a hosszabb időt. Valószínűleg nem akar újra megpróbálni kiterjesztést kérni.
- Ellenőrizze, hogy felvette-e a szükséges űrlapokat az üzenetbe. Ezenkívül néhány szervezet megkéri Önt, hogy használja a levelezési sablonjukat.
