Szerző:
Monica Porter
A Teremtés Dátuma:
13 Március 2021
Frissítés Dátuma:
1 Július 2024
Tartalom
Az üzleti jelentések az egyik leghatékonyabb módja az üzleti műveletek kommunikációjának manapság. Széles céljaik ellenére általában akkor használják őket, amikor egy vállalkozásnak vagy egyénnek fontos döntéseket kell hoznia. Hatékony üzleti jelentések készítéséhez először meg kell értenie, hogy mik azok és hogyan használhatók fel.
Lépések
2/2 rész: Határozza meg az írandó jelentés típusát
Bemutatja az ötleteket. Ez a típus magyarázó jelentések / javaslatok. Ezek a jelentések felhasználhatók ajánlások megfogalmazására a vállalat vezetőinek vagy döntéshozóinak, amelyek általában két részből állnak: összefoglalás és tartalom. Az Összegzés kiemeli javaslatát. A tartalom (törzs) szakasz tovább elemzi az előnyöket, költségeket, kockázatokat stb. gyere vele.
- Tegyük fel, hogy 3D nyomtatót szeretne kínálni az osztályának. Annak érdekében, hogy meggyőzze menedzserét, hogy hagyja jóvá az eszköz vásárlását, magyarázatot / ajánlási jelentést kell írnia, hogy hivatalosan petíciót nyújtson be a vezetőséghez.
Írja le az adott lehetőséghez kapcsolódó kockázatokat.Vizsgálati jelentés segít meghatározni egy bizonyos cselekvéshez kapcsolódó kockázat mértékét. Az ilyen típusú jelentések rendkívül hasznosak abban, hogy segítséget nyújtsanak egy vállalatnak a lehetséges következmények előrejelzésében. Bevezetést, vizsgálati tartalmat és következtetéseket tartalmaz. A bevezető kiemeli a vizsgált kérdést. A felmérés tartalmát a tények és a vizsgálat eredményeinek megvitatására használják. A következtetést a probléma összefoglalására használják.- Tegyük fel, hogy az X gyógyszergyár együtt akar működni az Y gyógyszergyárral, de továbbra is aggályai vannak. Az X vállalat nem akar együttműködni olyan céggel, amelynek jelenlegi vagy korábbi pénzügyi problémái vannak. Ez a vállalat vizsgálatot folytat, és a vizsgálati jelentést felhasználja az Y társaság és igazgatóinak pénzügyi információinak mélyreható megvitatására.
Információt mutat be egy adott szabályozó ügynökség betartásáról. Ez megfelelési jelentés, arra szolgál, hogy egy vállalat megmutassa felelősségét. Igazolja a törvények / rendeletek betartását és a társaság ésszerű kiadásait az irányító testületek (város, tartomány, kormány stb.) Előtt. Ez a jelentés tartalmazza a bevezetést, a jelentés tartalmát és a következtetést. A bevezető általában áttekintést tartalmaz a jelentés fő tartalmáról. A tartalom szakasz adatokat, eseményeket stb. A végrehajtó ügynökségeknek tudnia kell. Összefoglalásként következtetéseket használunk.- Például a Nestle-nek igazolnia kell irányító testületének, hogy az évek során betartják a fogadó ország politikai és jogi irányelveit. Ennek eredményeként éves megfelelőségi jelentéseiket átláthatóvá tették az adott év tevékenységeivel kapcsolatban.
A javasolt ötlet vagy projekt megvalósíthatóságának bemutatása. A feltárási jelentéseket annak meghatározására használják, hogy egy ötlet praktikus-e vagy sem lehetséges jelentés. Ezt a jelentést két részre kell felépíteni: az összefoglalóra és a jelentés tartalmára. A tartalom bemutatja az előnyöket, a lehetséges problémákat, az ezzel járó költségeket stb. a javasolt ötlet. A vállalat megvalósíthatósági jelentést használhat a következőkhöz hasonló kérdések feltárására:- Befejezhető-e ez a projekt a költségvetés keretein belül?
- Nyereséges lesz ez a projekt?
- Befejezhető-e a projekt a megadott időn belül?
A vizsgálati kutatási eredmények bemutatása.Vizsgálati kutatási jelentés egy probléma vagy probléma kutatásának bemutatása. Ez általában egy adott téma mélyreható áttekintése, és tartalmaznia kell szakaszokat: összefoglalás, bevezetés, kutatási módszertan, a kapott eredmények, következtetések és ajánlások. A jelentésnek tartalmaznia kell a vonatkozó kutatásokat is.- Például egy vállalat az egész vállalatra kiterjedő kutatást végezhet a dohányzás betiltásáról a munkavállalók előcsarnokában. Az üzemeltető vizsgálati jelentést készít.
Segítség egy vállalatnak a folyamatos ellenőrzéssel a politika, a termék vagy az üzleti folyamat javításában. Meghatározott időközönként, például hetek, hónapok, negyedek stb. Időszakos jelentések a teljesítmény, a nyereség és a veszteség vagy bármely más kritérium részletesen felülvizsgálható egy adott időszak alatt.- Például minden hónapban egy gyógyszeripari értékesítési képviselő valószínűleg elkészít egy táblázatot, amely összefoglalja az értékesítési hívásaik számát.
Jelentés egy adott helyzetről. A rögzített időtartamokkal szemben konkrét helyzetekre van szükség jelentse a helyzetet. A helyzet itt lehet olyan egyszerű, mint egy szemináriumon szerzett információ, vagy olyan összetett, mint a természeti katasztrófára adott válasz jelentése. Ez a jelentés szakaszokat tartalmaz: bevezetés, tartalom és következtetések. Használja a bevezetőt az esemény azonosításához, és nézze át, mi fog szerepelni a jelentés tartalmában. A következtetést az ebben a helyzetben szükséges elkötelezettség vagy cselekvés megfogalmazására használják.- Például egy nagyobb vihar után az irányító testületnek helyzetjelentésre lesz szüksége.
Mutassa be a probléma vagy helyzet megoldását.Összehasonlító jelentés Gondoljon több lehetséges megoldást egy adott helyzetre. Az eredmények alapján az író konkrét intézkedést javasol. Általában három részből áll: bevezetés, tartalom és befejezés. A bevezető felvázolja a jelentés célját. A középső szakasz leírja a helyzetet vagy problémát, valamint a lehetséges megoldásokat / lehetőségeket. A következtetés feltárja a legjobb megoldást vagy alternatívát.
- Gondoljunk az autógyártóra Az ABC gyárat akar nyitni Ázsiában. A vállalat igényeinek megfelelően a jelentés három országra szűkítheti a választékot. Ezután megállapítja, hogy melyik a legjobb gyártelep a három ország közül.
2. rész: Üzleti jelentés megírása
Határozza meg a jelentés céljait és formátumát. Kérdezd meg magadtól, hogy mit szeretnél elérni a jelentéssel. A kívánt cél alapján válassza ki a megfelelő jelentés típust a fent felsorolt listából.
- Bármi legyen is a válasz, meg kell győződnie a cél rövidségéről. Ha a cél nem egyértelmű, a jelentés csak megzavarja az olvasókat, és esetleg veszélyeztetheti hitelességét.
- Például, ha nagyobb hirdetési költségkeretet szeretne beszerezni az osztályához. Ezután a jelentésnek az aktuális költségvetésére kell összpontosítania, és arra, hogy miként tudja hatékonyan felhasználni a nagyobb költségvetést.
Azonosítsa a közönséget. Az olvasók lehetnek kívülállók (olyan emberek, akik nem az Ön cégében dolgoznak) vagy belső személyek. Vegye figyelembe a meglévő ismereteket vagy a céltéma megismerését, és gondolkodjon el azon, hogy miként fogják felhasználni a jelentésben bemutatott információkat.
- Ne felejtsd el, hogy bárki is a közönséged, nincs meggyőzőbb következtetés, mint az a pénzmennyiség, amelyet a cégednek vagy az ügyfeleknek hozhat.
- Tegyük fel, hogy szeretne egy munkamegosztó programot futtatni az osztályán, és meghatározza, hogy itt a közönség az emberi erőforrásokért felelős vezető, a vezérigazgató és az általános igazgató. Vegye figyelembe a program iránti érdeklődésüket. A válasz alakítja a jelentés hangnemét. Ha a vállalat soha nem fontolgatta ilyen programot, akkor ez a jelentés stratégiai és informatív is lesz. Ellenkező esetben a jelentésnek kevésbé informatívnak és meggyőzőbbnek kell lennie.
Határozza meg, mit kell megtanulnia. A legnehezebb nem az írásban van, hanem a következtetés levonásában és a támogatásához szükséges adatok összegyűjtésében. Számos készségre van szükség, beleértve az adatgyűjtést és a piacelemzést. Mit kell tudnia önnek, majd a vezetőségnek ahhoz, hogy megalapozott döntést hozzon az adott témáról?
Szerezzen be megfelelő adatokat a jelentéshez. Fontos, hogy adatait jól kutassák. Ellenkező esetben előfordulhat, hogy a jelentés nem hiteles. Maga az adatgyűjtés az Ön által készített jelentés típusától függ. Győződjön meg arról, hogy a kiválasztott adatparaméterek tömörek és összhangban vannak a jelentés lényegével.
- Az adatok belső információk lehetnek - vagyis gyorsan összegyűjtheti azokat. Például egyetlen hívással kaphat értékesítési adatokat az értékesítési osztálytól. Más szavakkal, gyorsan megszerezheti az adatokat, és beszúrhatja a jelentésbe.
- A külső adatok belsőleg is tárolhatók. Ha bizonyos osztályok gyűjtöttek ügyfélelemzési adatokat, kérjük, kérdezze meg őket. Önnek nem kell ezt a vizsgálatot elvégeznie. Bár a különböző üzleti típusokban következetlen, az üzleti riporternek gyakran nem kell közvetlen vizsgálatot lefolytatnia.
- Tegyük fel, hogy magyarázatot / javaslati jelentést ír. Ezután meg kell tanulmányoznia a javaslatokból származó összes előnyét, és be kell építenie ezeket a tanulmányokat a jelentésébe.
Jelentések szervezése és írása. Az elrendezés kiválasztása és a jelentés megírása a céljaitól függ. Például a megfelelőségi jelentés elrendezése eltér a megvalósíthatósági jelentés elrendezésétől. Ha van ötlete a jelentés szervezésének módjáról, kezdje a tartalmával.
- Bontsa a kapcsolódó adatokat külön részekre. Az üzleti jelentéseket nem lehet összekeverni rengeteg adattal és információval. Az adatok külön darabokra rendezése a jó üzleti jelentés kulcsa. Például elkülönítheti az értékesítési adatokat az ügyfélelemzési adatoktól, és külön fejléceket állíthat be hozzájuk.
- Rendezze el a jelentést a megfelelő címsorokkal, amelyek független tanulmányként gyorsan felszínre kerülhetnek, ugyanakkor támogatják a jelentés alapvető célját.
- Mivel egyes szakaszok függhetnek az elemzéstől vagy mások inputjától, gyakran lehetséges az egyes részeken külön-külön dolgozni, miközben megvárják az elemzés eredményeit.
Vonjon le következtetéseket konkrét javaslatokkal. A levont következtetésnek egyértelműnek és a jelentésben bemutatott adatok gondos vizsgálatának ésszerű eredményének kell lennie. Adott esetben e következtetések alapján egyértelműen javasolja a legjobb eljárást.
- Minden célnak tartalmaznia kell konkrét és mérhető intézkedéseket. Írja le az új terv elkészítéséhez szükséges változásokat a munkaköri leírásban, az ütemezésben vagy a költségekben. Minden állításnak közvetlen új megközelítéseket kell bemutatnia - azokat, amelyek segítenek a jelentésben felvázolt cél / megoldás elérésében.
Írjon egy projekt összefoglalót. A projekt összefoglalójának a jelentés első oldalának kell lennie, de egyben utolsónak is kell írnia. Ez az összefoglaló bemutatja a kutatási eredményeket és következtetéseket, valamint egy nagyon rövid áttekintést arról, hogy mi kerül bemutatásra, ha az olvasó úgy dönt, hogy folytatja a teljes jelentés olvasását. Olyan ez, mint egy filmelőzetes vagy egy tudományos cikk kivonata.
- A vezetői összefoglalót azért neveztük fent, mert szinte az egyetlen, amit egy elfoglalt igazgatósági tag el fog olvasni. Itt mutasson be mindent, ami fontos a főnöke számára, legfeljebb 200-300 szót. A maradékot valószínűleg alaposabban megvizsgálják, ha többet akarnak tudni.
Ha szükséges, használja az infografikát az adatokhoz. Bizonyos esetekben hasznos lehet a kvantitatív adatok diagramon vagy grafikonon keresztüli bemutatása. Használjon színeket az előadásában, mivel azok nagyobb figyelmet vonzanak és segítenek megkülönböztetni az információkat. Amikor csak lehetséges, használjon felsorolási pontokat, számokat vagy keretadatokat, hogy könnyebben olvashatók legyenek. Így elválasztja az adatokat a jelentés többi részétől, és megmutatja, mit jelentenek.
- Összességében a vizuális effektek nagyszerű tényezők, amelyek érdekesebbé teszik az üzleti jelentéseket, ha a szöveg és az ábrák maguk is viszonylag szárazak lehetnek. De ne menjen túl messzire, csak akkor használja, ha megfelelő és szükséges.
- Egy szöveges oldal, amely nem tartalmaz táblázatokat vagy ábrákat, fárasztó lehet. Kérjük, ott foglalja össze a tartalmat. Az információs mező hatékonyan összefoglalhatja prezentációját is.
Szükség szerint idézzen forrásokat. Az elvégzett kutatás típusától függően előfordulhat, hogy meg kell magyaráznia az információ forrását. Az üzleti jelentésben a dokumentumoldal vagy a referenciaforrás célja információforrás biztosítása, hogy mások is többet tudjanak megtudni vagy adatokat találjanak, ha szükséges.
- Használja a megfelelő formátumot az idézetek jelentésére, az iparágától függően.
Kétszer olvassa el újra. Helyesírási vagy nyelvtani hibák miatt az olvasók úgy érezhetik, hogy nem fordítanak kellő erőfeszítéseket a jelentésre, és megkérdőjelezik a kutatási eredmények megbízhatóságát. Ezenkívül ügyeljen arra, hogy az információkat világos, tömör módon adja meg.
- Például ne vigyük túlzásba a gyönyörű szavakat, és ne használjunk túl hosszú mondatokat.
- Kerülje a szleng használatát.
- Ha a jelentés és az olvasó is szorosan kapcsolódik egy adott iparághoz, használhatja a szakzsargont vagy a terminológiát. De légy óvatos, ne vigyük túlzásba őket.
- Általánosságban az üzleti jelentéseket passzív formában írják, és egyike azon kevés eseteknek, amikor a passzívabb jobb.
- Gyakran hiányolhatja a hibákat, amikor újraolvassa a munkáját, ha ismeri magát az írás pillanatától kezdve. Fontolja meg, hogy olvasson végig valaki mást a teremben, aki szintén jelenteni akarja a sikert. Legyen nyitott a kapott visszajelzésekre. Jobb, ha a hibára a munkatársak mutatnak rá a felettesek helyett. Tekintse át az egyes megjegyzéseket, és írja át a jelentést.
Hozzon létre egy tartalomjegyzéket. Az üzleti jelentéseket a lehető legformálisabban formázza, tartalomjegyzéket készítve az egyszerű nyomon követés és gyors elolvasás érdekében. Tartalmazza az összes fontos szakaszt, különösen az irányítás összefoglalását és következtetését.
Készítse el üzleti jelentésének borítóját. A jó, alapos vizsgálati jelentés elkészítésének legjobb módja a megfelelő lefedés. Használhatja a mappát, a mandzsettákat vagy a jó papírt. A lényeg itt az, hogy az üzleti beszámolónak figyelemfelkeltőnek és könnyen elérhetőnek kell lennie, elég ahhoz, hogy felkeltse az olvasók érdeklődését.
- Ez vonatkozik a jelentésben szereplő összes táblára és grafikonra is.
