Tartalom
Sok különböző helyzet áll fenn, amikor az ügyfélnek különféle üzleti kérdésekben kapcsolatba kell lépnie a vállalatokkal vagy a gyártókkal. De amikor eljön az ideje, hogy e -mailt küldjön az ügyfélszolgálatnak, egyesek megbotránkozhatnak. Gyakran felmerülnek kérdések az ilyen levelek elektronikus formában történő írásának mikéntjével kapcsolatban, mivel ezeket általában papír formában írják le, és milyen általánosan elfogadott szabványokat alkalmaznak leggyakrabban az ilyen típusú levelekre. Bár ezek a szabványok iparágonként, régiónként és kultúránként eltérőek, vannak általános irányelvek annak biztosítására, hogy a helpdesknek küldött e -mail hatékony legyen. Íme a legfontosabb ajánlások azoktól, akik korábban találkoztak ilyen típusú e -mailekkel.
Lépések
1. módszer 1 -ből: Írjon e -mailt az ügyfélszolgálatnak
1 Ellenőrizze a webhelyet. Az e -mail elküldése előtt győződjön meg arról, hogy a vállalat még nem oldotta meg a problémát. Ez mindenkinek időt és erőfeszítést takarít meg, beleértve Önt is, és nagyra értékelik. - A webhely ellenőrzése közben keresse meg a legjobb kommunikációs csatornákat. Az e -mail nem mindig a legjobb csatorna, ezért tiszteletben kell tartania ezeket a vállalati irányelveket, és más módon kell kapcsolatba lépnie velük. Sok vállalat telefonos támogatást és kiegészítő támogatási szolgáltatásokat kínál, például postafiókot.
2 Keressen dedikált online forrásokat az interneten. Sok vállalat személyre szabott e -mail címeket kínál speciális problémákra, például a szállítás nyomon követésére, a termékvisszatérítésre vagy a technikai támogatásra. Lehetséges, hogy a biztosított kommunikációs csatornák használata sokkal hatékonyabb lesz, mint a vállalat általános e-mail címére küldött szabványos levél. Ezenkívül, ha figyelmen kívül hagyja a közölt kommunikációt, a vállalattal való összekapcsolás folyamata jelentősen tovább tarthat. 
3 Támogatási levelében szerepeltessen személyazonosításra alkalmas adatokat. A vállalatnak tudnia kell, hogy milyen termékeket vagy szolgáltatásokat vásárolt, valamint a vásárlás dátumát és a termék vagy szolgáltatás várható szállítási dátumait. A vállalatnak tudnia kell az Ön lakcímét és a megvásárolt termékek számát is. Győződjön meg róla, hogy mindez szerepel az e -mailben. 
4 Használjon megfelelő hangszínt. Egyes szakértők rámutatnak, hogy az etikettre való tekintet nélkül írt leveleket az ügyfélszolgálatra figyelmen kívül hagyják, vagy azok hatékonysága sokkal alacsonyabb lesz.Próbáljon ragaszkodni egy bizonyos írásmódhoz, amely megmutatja iskolázottságát és tudását, anélkül, hogy túlságosan provokatív kijelentéseket használna. 
5 Kérd közvetlenül, amit akarsz. Sok tapasztalt ügyfélszolgálati e -mail író úgy találja, hogy a legjobb, ha őszintén beszél az elvárásairól. A vállalat egyetérthet az igényeivel, vagy nem, de egyértelmű információkkal segít a vállalat képviselőjének, hogy ne csak megértse álláspontját, hanem megmutatja véleményét az ügyfélszolgálat minden felmerülő problémájáról, termékéről vagy egyéb problémájáról. - További információ a vállalati politikáról. Amikor megírja kérelmét, először elvégezheti a kutatást, hogy megértse, milyen követelményeknek kell a leginkább megfelelni. Rajtad múlik, hogyan oldhatod meg a felmerült problémát, de a vállalat álláspontjának megértése segít abban, hogy üzeneteid hatékonyabbak legyenek.
