Tartalom

• Lépések
• 1 /2 -es módszer: Rendezés betűrendben
• 2. módszer 2 -ből: Dokumentumok indexelése
• Tippek
• Figyelmeztetések

A nyomtatott dokumentumok rendszerezése - mind munkahelyi, mind személyes célokra - sok gond nélkül elvégezhető, ha betűrendbe rendezi őket. Ez a dokumentumszervezés lehetővé teszi, hogy Ön és más személyek gyorsan megtalálják a szükséges információkat, valamint biztosítsa a dokumentumok védelmét. Azonban nem minden ilyen egyszerű, és számos finomság van a dokumentumok ábécé szerinti rendezésében, amelyekről most elmondjuk.

Lépések

1 /2 -es módszer: Rendezés betűrendben

1. 1 Dokumentumok ábécé szerinti rendszerezése a cím alapján. Ehhez használja az úgynevezett ábécé-indexet.
2. 2 Tegye a dokumentumokat egyik vagy másik levélmappába, annak alapján, hogy melyik betűvel kezdődnek. Az azonos betűvel kezdődő dokumentumok rendezését a név második betűje alapján kell elvégezni. Ha a második betű ugyanaz, akkor a harmadik. Vagy a negyedik. Vagy ötödik. Ettől az algoritmustól nem lehet eltérni, és nem is lehet, de százszorosan jutalmazza - ez a rendezés törli az összes fehér foltot a dokumentációban.
3. 3 Írja le, hogyan rendezte a dokumentumokat. Azt szeretné, ha mindenki, aki hozzáfér az Ön által megrendelt dokumentumokhoz, tudná, hogyan vannak elrendezve.
4. 4 Tegye a dokumentumokat egy fiókba, vagy ahol rendben kell tartani őket. Amikor valami újat ad hozzá a dokumentumokhoz, ne felejtse el az ábécét!

2. módszer 2 -ből: Dokumentumok indexelése

1. 1 Használjon címkéket az ábécé betűivel. A dokumentumok indexelése (más szóval aláírása) a dokumentumok rendszerezésének alapja. Ebben a szakaszban kerülnek át a dokumentumok a katalógus megfelelő szakaszaiba. Valójában a szakaszok nevét használják a tartalom leírására, majd a szakasz neve lesz a dokumentum neve is. Rendezze el a szakaszokat betűrendben az alábbi tippek segítségével.
2. 2 A megfelelő neveket a következő sorrendben lehet indexelni: vezetéknév, majd keresztnév, majd utónév vagy középső név. Az írásjelek figyelmen kívül hagyhatók.
   • Előtagok használata esetén fűzze össze az előtagot a név azon részével, amelyet megelőz, és tegye az első helyre. Nincs szükség írásjelekre.
   • A kötőjeleket figyelmen kívül lehet hagyni, és a név egyes részeit a kötőjel előtt és után kell előtérbe helyezni.
   • A rövidítéseket és az egybetűs szavakat úgy indexelik, ahogy vannak. A kezdőbetűk külön részekre vannak osztva.
   • A pozíciókat és a névleges toldalékokat utoljára soroljuk fel, először a pozíciót, majd az utótagot feltüntetve.
3. 3 A szervezetekkel kapcsolatos dokumentumok e vállalkozások neve szerint rendezhetők. Ebben az esetben a szervezet nevének minden szava külön elemnek minősül. A könyvelés ugyanabban a sorrendben történik, mint a szavak a címben.
   • A rövidítéseket és az egybetűs szavakat úgy indexelik, ahogy vannak. Ebben az esetben a betűket szóközzel kell elválasztani, és egymástól különálló elemeknek kell tekinteni.
   • Az írásjelek ebben az esetben kimaradnak, az írásjelek előtti és utáni szavak az első elemben vannak feltüntetve.
   • A számokat és számokat betűformátumban írják és indexelik, mint ha eredetileg szavak lennének. Az írásjelek ismét kimaradnak. A dokumentumok, amelyek neve római számokkal kezdődik, korábban találhatók, mint a hasonlóak, amelyek neve arab számokkal kezdődik, míg a számok a legkisebbtől a legnagyobbig vannak feltüntetve. Csak ezután helyezheti el a szavakkal kezdődő dokumentumokat.
   • Minden karakter szavakkal van írva, az első elemben meg kell adni a karakterhez közvetlenül kapcsolódó összes számot.
4. 4 A kormányzati szervezetek nevei először egy adott szervezet joghatósága szerinti országhoz és régióhoz vannak indexelve. A következő elemben a szervezet neve szerepel, a végén pedig a „menedzsment”, „iroda”, „képviselő” és hasonló szavak.
5. 5 Abban az esetben, ha a nevek megegyeznek, használja a címet a dokumentumok katalogizálásához. Használja a következő sorrendet: név> régió> város> utca neve> házszám.

Tippek

• A dokumentumokat mindig tegye vissza oda, ahonnan vette.
• Az indexelés során mindenekelőtt fontos a szabványos szabályok betartása, és csak ezután - a vállalati szabályok betartása.
• Olyan rendszer kidolgozása, amely jelzi, mikor és ki kapta meg a dokumentumot.

Figyelmeztetések

• Minél több ember fér hozzá a dokumentumkatalógushoz, annál nagyobb lesz a rendetlenség.