Hogyan hozzunk létre egy rutinot, hogy ne veszítsük el az időt

Tartalom

Lépések
Módszer 1 /3: Használjon listát
2. módszer a 3 -ból: Használjon grafikont
3 /3 -as módszer: Szüntesse meg a zavaró tényezőket
Hasonló cikkek

Lehet, hogy nappali tagozatos hallgató, aki jobban akar gazdálkodni az idejével, vagy munkáltató, aki megpróbálja megtalálni a kiutat annak érdekében, hogy az alkalmazottaik ne veszítsék el az időt. Bármi legyen is a szerepe, valószínűleg arra összpontosít, hogyan hozzon létre egy olyan napi rutinot, amely lehetővé teszi, hogy abbahagyja az időveszteséget, és a legtöbbet hozza ki a napjából. Hasznosak lehetnek az olyan szervezeti stratégiák, mint a listák és az ütemtervek, valamint az értékes időt felemésztő zavaró tényezők csökkentésére irányuló intézkedések.

Lépések

Módszer 1 /3: Használjon listát

1 Sorolja fel az adott nap épületeit. Végy egy papírt és egy tollat. Gondoljon azokra a feladatokra, amelyeket aznap tervez elvégezni, vagy az aznapi feladatokra, és írja le mindet papírra. A lista hasonló lehet a következők egyikéhez: „Vásárlás, mosoda, takarítás, házi feladat” vagy „Jelentések az ügyfeleknek, levél ellenőrzése és levelek küldése, találkozó, dokumentumokkal való munka”.
- Adjon hozzá annyi feladatot a listához, amennyit csak gondol, a kicsiktől a nagyig. Emlékeznie kell az adott napi kötelezettségvállalásokra és feladatokra, hogy biztosan felvegye azokat a prioritások listájára.
2 A feladatok rangsorolása. A hatékony munkavégzés egyik módja, ha először a legmagasabb prioritású feladatokra összpontosít, majd a listán a legalacsonyabb prioritású feladatokra lép. Ezt hívják 80/20 szabálynak, ahol a legtöbb hasznot nyújtó tevékenységeknek az idejük 80% -át, a legkevesebb hasznot végző tevékenységeknek pedig 20% -ot kell igénybe venniük.
- Nézze át a listát, és rendeljen minden egyes hozzárendeléshez egy számot, amely megfelel annak fontosságának. Ezután rendezze el őket úgy, hogy a lista a legmagasabb prioritású és leghasznosabb feladatokkal kezdődjön, és a legkevésbé kiemelt és nyereségesekkel fejeződjön be.
3 Csoportosítsa együtt a kapcsolódó feladatokat. Miután létrehozta és rangsorolta a feladatlistát, kis feladatokat csoportokba kell csoportosítania, hogy azok egy folyamatot alkossanak. Például csoportosíthat olyan feladatokat, mint az e -mailek megválaszolása és az ügyfelek hívása, egy órát szánhat rájuk, és „beszélgethet az ügyfelekkel”. Ezután könnyedén és nyugodtan dolgozhat az egyes feladatokon a kijelölt időkeretben.
- Próbálja meg minden feladatot így csoportosítani, hogy ne kelljen különböző folyamatokra váltani és időt szánjon arra, hogy melyik feladaton dolgozzon legközelebb. A kapcsolódó feladatok csoportosítása segíthet hatékonyabban megszervezni az idejét, és csökkenteni a stresszt a listán szereplő feladatok feldolgozása során.
4 Szánjon kevesebb időt minden feladatra. A Parkinson -törvény szerint, ha kevesebb időt ad a feladat elvégzésére, akkor csökken a feladat elvégzéséhez szükséges idő. Ahelyett, hogy tartalék időt szánna rá, korlátozza az egyes feladatokra szánt időt, hogy gyorsabban el tudja végezni. Ezt lassan megteheti, fokozatosan csökkentve az egyes feladatokra szánt időt, amíg el nem éri azt az arany középutat, ahol nem érez nagy nyomást és rohanást, de nincs ideje halogatni vagy vesztegetni az időt.
- Egy bizonyos ponton kialakul az időgazdálkodás jó érzéke, különösen akkor, ha csak korlátozott időt kell fordítania minden feladatra. Ez nagyon hasznos lehet, ha hajlamos ugyanazokra a rutinokra vagy hasonló feladatokra minden nap.
5 Jutalmazza meg magát a lista összes feladatának elvégzése után. Miután átlépte az összes feladatot a listából, általában a nap végén, adjon magának egy kis bókot és kényeztetést. Ez lehet egy finom vacsora, egy pohár bor vagy egy szabadidő, amikor szórakoztató és élvezetes dolgokat csinálhat. Egy kis jutalom ösztönzőleg hat a napi feladatok elvégzésére.
- Már a nap megkezdése előtt meghatározhatja, hogy mennyi lesz a jutalma, hogy a jutalmat motiválhassa a feladatok elvégzésére. Tegyük fel például, hogy fel kell készülnie egy vizsgára, és terveznie kell vacsorát a barátaival. Az esti terveket ürügyként használja fel a tanulásra és a feladatok teljesítésére egész nap, így később nem kell kihagynia a vacsorát.

2. módszer a 3 -ból: Használjon grafikont

1 Készítsen ütemtervet a nap minden órájához. Fogjon egy darab papírt, vagy használja a számítógép naptárát, hogy cellákat készítsen a munkanapja minden órájához vagy ébrenlétéhez. Lehet kilenctől ötig, vagy tíztől hétig. Noha nem kell minden percet percre kitöltenie, hasznos lenne, ha a nap minden óráját figyelembe venné az ütemtervben.
- Kezdje el minden óra kitöltését az elvégzendő feladatokkal. Kezdheti a legfontosabb feladatokkal, és folytathatja a kevésbé fontos feladatokat. Ezenkívül, ha reggeli embernek tartja magát, akkor próbálja a nap első felét bonyolultabb feladatokra fordítani. De ha tudja, hogy ebéd után második szél fúj, fontos feladatokat tehet félre erre a napszakra. Próbálja meg úgy kialakítani az ütemtervét, hogy az megfeleljen az Ön igényeinek és munka szokásainak. Ez felkészül a sikerre és hatékonyabbá teszi az ütemtervet.
- Létrehozhat egy sablont az ütemtervhez egy táblán vagy naptárban, így minden nap frissítheti az adott napra vonatkozó feladatai szerint.
2 Tartson tíz perces szünetet óránként vagy két óránként. Nehéz lehet egy feladatra vagy feladatcsoportra összpontosítani több mint két órán keresztül. Ügyeljen arra, hogy egy-két óránként tíz perces szünetet ütemezzen, hogy ne érezze magát stresszesnek vagy túlterheltnek a munkától. Ez alatt a kis szünet alatt kiléphet a munkahelyéről, és körbejárhatja az irodát, vagy beszélgethet egy munkatársával az irodai konyhában. Főzhet magának egy csésze kávét, vagy tehet egy rövid sétát a friss levegőn. Próbáljon 10 percet betartani, hogy lépést tartson az ütemtervével.
- Óránként 10 hosszú, lassú, mély lélegzetet is vehet, hogy felfrissítse az elmét és rövid szünetet tartson. Ez segíthet abban, hogy új perspektívát kapjon az elvégzett vagy elvégzendő feladatról, és biztosítja, hogy ne felejtse el önmagát egy mozgalmas nap ellenére.
3 Az első alkalommal próbálja meg helyesen elvégezni a feladatot. Ahelyett, hogy rohannánk, és megpróbálnánk a lehető leggyorsabban elvégezni az összes feladatot, szánjunk időt arra, hogy minden feladatot helyesen elvégezzünk az első alkalommal. A levelezésben való rohanás elhúzhatja az e -mail cseréjét, különösen akkor, ha érthetetlen vagy homályos üzeneteket küld az ügyfélnek. Lassítson, és szánjon elegendő időt a világos e-mailek összeállítására, vagy olvassa el figyelmesen újra tanulmányi jegyzeteit. Ha az első alkalommal megfelelően végzi el, hosszú távon sok elvesztegetett időt takaríthat meg.
4 Kérje meg barátját vagy munkatársát, hogy időről időre ellenőrizze a haladást, így maradhat a helyes úton. Néha szükségünk van mások támogatására, hogy a feladatra összpontosítsunk. Kérjen meg egy közeli barátot, szülőt, munkatársat, testvért vagy testvért néhány óránként, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a menetrend szerint jár -e el.
- Társa hozhat egy csésze kávét, vagy szép szavakkal felvidíthat, így elvonhatja a figyelmét, nevethet vagy mosolyoghat, és visszatérhet a napi feladataihoz. Bár elfoglalt lehet, néhány perc baráttal együtt felvidítja Önt, és hatékonyabban tudja kezelni az idejét.

3 /3 -as módszer: Szüntesse meg a zavaró tényezőket

1 Nem kell folyamatosan ellenőriznie leveleit. Ez létrehozhat egy start-stop-start mintát a munkanapján, és elvesztegetett időhöz vezethet. Próbálja meg nem megnyitni leveleit a nap folyamán, különösen akkor, ha más feladatra kell összpontosítania. Az ütemtervben tegyen félre három időtartamot leveleinek ellenőrzéséhez: kora reggel, közvetlenül ebéd után és a nap vége felé. Ez megakadályozza, hogy elterelje figyelmét az e -mailek folyamatos áramlása a nap folyamán, és garantált időt szentel az e -mailekkel való munkára.
- Ugyanezek az elvek alkalmazhatók más kommunikációs eszközökre is, például hangposta, szöveges üzenetek és telefonhívások. Próbáljon meg nem lógni állandóan a telefonja körül, kivéve persze, ha fontos szöveges üzenetre vagy telefonhívásra számít. Ez segít korlátozni a szüneteket a munkafolyamatban, és segít betartani az ütemtervet.
2 Némítsa el a telefont, és kapcsolja ki az internetet. Ha lehetséges, válasszon legalább egy órát a munkanapján, amikor elnémíthatja a telefont és kikapcsolhatja az internetkapcsolatot. Ez lehetővé teszi, hogy olyan munkára összpontosítson, amely teljes koncentrációt igényel, és nincs zavaró tényező, például a telefon vagy az internet.
- Ezeknek a tényezőknek a kiküszöbölése, amelyek könnyen elterelhetik a figyelmét, különösen hasznos lesz, ha iskolai projekten vagy nagy jelentésben dolgozik. Húzza ki a telefont a konnektorból, hogy ne legyen oka öt percenként ellenőrizni, vagy elragadtatni a közösségi oldalakon megjelenő hírek nézésével.
3 Figyelmeztessen másokat, hogy ne vonják el a figyelmét. Próbálja meg nem bátorítani másokat, hogy elvonják a figyelmét, és ne terelje el mások figyelmét. Csak tudassa velük, hogy dolgozik. Becsukhatja az ajtót, vagy kihelyezheti a forgalmas táblát.E -mailt is küldhet az irodájának, hogy emlékeztesse Önt, hogy az irodában egy bizonyos idő csendes munkaidő.
4 Próbáljon meg nem eltérni a rutinjától. Miután összeállított egy munkalistát vagy ütemtervet, és megvédte magát a figyelemeltereléstől, használja akaraterejét és koncentrációját, hogy tartsa magát a rutinhoz. A legtöbb ember megérti a különbséget a jól eltöltött és az elvesztegetett idő között, ezért próbáljon meg nem esni az időpazarlás csapdájába. Építsen az ütemtervre, és a nap végén élvezheti a teljesítmény érzését és a jól eltöltött időt.