Tartalom

• Lépni
• 1. rész a 4-ből: Megközelítés megváltoztatása
• 2. rész a 4-ből: A tömeges e-mailek visszaszorítása
• 4. rész: Állítsa be saját szűrőket
• 4/4 rész: A szokások megváltoztatása
• Tippek
• Figyelmeztetések

Ha az e-mailre támaszkodik, mint a kommunikáció fő formájára, előfordulhat, hogy több száz olvasatlan üzenet van a postaládájában. Átgázolni ezen a mocsáron, és megpróbálni kideríteni, mely e-maileket érdemes elolvasni, rendkívül frusztráló lehet. Annak elkerülése érdekében, hogy minden nap e-mailek hegyével kelljen megküzdenie, próbálja csökkenteni a kapott e-mailek számát. Ezért fontos korlátozni a kapott e-mailek számát azokra, amelyek érdeklik Önt.

Lépni

1. rész a 4-ből: Megközelítés megváltoztatása

1. Tanítsa meg az e-mail programját a spam felismerésére. Jelölje meg a spamnek vélt üzeneteket, hogy azok a jövőben automatikusan megálljanak a beérkező levelek között. Spam fogadásakor válassza ki az üzenetet, és jelölje meg spamként. Ez a küldőt spamként jelöli meg, és minden további üzenet a spam mappába kerül.
   • A legtöbb webmail kliens (például a Gmail és a Hotmail) már beépített spamszűrőt tartalmaz, amely automatikusan áthelyezi a spameket a beérkező levelek mappából a spam mappába. A spamszűrők képesek felismerni a spameket a szövegük és a címzettek nagy száma alapján.
   • A spam üzenetek véletlenszerű, tömegesen küldött e-mailek, gyakran marketing célokra vagy átverés céljából.
   • Mivel a spam üzenetek vírusokat tartalmazhatnak, célszerű nem megnyitni az üzenetet spamként való megjelölés céljából. Jobb, ha csak törli az e-mailt a vírus megszerzése helyett, mert az üzenetet spamként, mint spamként szeretné megjelölni.
2. Próbáljon ki egy másik e-mail szolgáltatást. Előfordulhat, hogy más e-mail kliensek erősebb spamszűrőkkel és egyéb funkciókkal rendelkeznek. Ha nem imponál az e-mail szolgáltatása, próbáljon ki egyet.
   • A Gmailt általában a hatékonyabbak egyikének tekintik a spam kiszűrésében, és számos eszköz áll rendelkezésre az e-mailek kezeléséhez.
   • Ha e-mail címéhez meg kell adnia egy adott klienst, de mégis megpróbálna másikat kipróbálni, továbbítsa e-mailjét, hogy a másik címen kapjon e-maileket egy másik kliensen keresztül.
3. Kerülje az e-mail címet kérő webhelyeket és szolgáltatásokat. Az e-mailt csak olyan webhelyeknek továbbítsa, amelyekben megbízik és amelyekről jól ismert. Soha ne add meg az e-mail címedet, hacsak nem igazán fontos. Az e-mail cím az egyik személyes kapcsolattartási forma, például a mobil vagy a vezetékes telefonszám. A felelősségvállalás a weboldalakra történő regisztráció során gyakran segít csökkenteni az e-maileket.
   • Bár az a webhely, ahol elhagy egy e-mail címet, nem biztos, hogy Önnek küld e-mailt, előfordulhat, hogy egy másik cégnek árulnak, amely spameket küld Önnek.
   • Azok a vállalatok is megtehetik, ahol az interneten kívül hagyja e-mail címét. Különösen vigyázzon olyan hírhedt szervezetekre, mint az utazási irodák és tombolák. Mivel pontosan tudják, mit keres, gyorsan eladja adatait a kapcsolódó vállalatoknak vagy szolgáltatásoknak.
4. Ne tegye közzé e-mail címét a webhelyeken. Időnként előfordulhat, hogy kísértésbe hozza az e-mail címét egy weboldalon. Ez lehet a saját webhelye vagy egy másik webhelyre adott válasz (például híroldalak vagy blogok). Egy másik gyakori hiba az e-mail cím közzététele a fórumokon. Vannak trollok, akik e-mail címek után kutatnak az interneten, majd eladják ezeket a címeket spameket küldő vállalatoknak. Néhány intézkedéssel meggyőződhet arról, hogy ez nem történik-e meg.
   • Gyakran használt megoldás az e-mail teljes leiratkozása e-mail cím helyett. Így például a "[email protected]" kifejezés "jackjohn at email dot com" lesz.
   • Ha saját e-mail címét szeretné közzétenni a saját webhelyén, hozzon létre egy linket, amely automatikusan létrehoz egy e-mailt, ahelyett, hogy felsorolná az e-mail címet. Ezt "mailto:" linknek hívják.

2. rész a 4-ből: A tömeges e-mailek visszaszorítása

1. Iratkozzon le a hírlevelekre. A spam mellett a hírlevelek jelentik az egyik fő tényezőt az e-mailek nagy beáramlásához. Amikor különféle webhelyeken hoz létre fiókokat (például újságokban és online áruházakban, ahol valaha vásárolt valamit), ahol meg kell adnia egy e-mail címet, ezek a webhelyek automatikusan feliratkoznak a hírlevelükre.
   • A hírlevelek leállításához csak annyit kell tennie, hogy megnyitja és lefelé görgeti az üzenetet. A hírlevél aljára kötelező elhelyezni egy linket, amely lehetővé teszi a címzett számára a hírlevélről való leiratkozást. Kattintson a leiratkozás vagy leiratkozás linkre, és e-mail címe eltávolításra kerül a levelezőlistáról, így többé nem fog hírlevelet kapni az adott webhelyről.
   • A spamszűrője nem szűri ki ezeket az üzeneteket, mert azok törvényes webhelyekről származnak.
2. Módosítsa a közösségi média beállításait. A közösségi média fiókok, például a Facebook és a Twitter gyakran úgy vannak létrehozva, hogy e-maileket küldjenek Önnek minden alkalommal, amikor üzenetet kap, említést tesz, kedveli, kedveli vagy megjegyzést tesz. Ha eleged van abból, hogy időt pazarolsz arra, hogy minden alkalommal ellenőrizhesd a mobilodat, amikor az azt jelzi, hogy lájk érkezik, módosítsd a fiókod beállításait, hogy csak akkor kapj értesítést, ha valami fontos dolog történik, vagy hogy egyáltalán nem kapsz értesítést az eseményekről.
   • Ahelyett, hogy ezeket az állandó értesítéseket kapná, jobb, ha a nap végén manuálisan ellenőrzi fiókjában a tevékenységeket. Ez jobb, mint az e-mailek tengerén gázolni.
3. Állítson be külön e-mail címet a spam számára. Egy másik lehetőség, ha sok olyan webhelyet használ, ahol meg kell adnia egy e-mail címet, vagy ha a szokásos tömeges üzeneteket szeretné kapni, akkor külön e-mail címet kérhet az adott üzenetek fogadásához. Adja át ezt webhelyeknek és vállalatoknak, és használja a magán- vagy üzleti e-mail címét, ahogyan azt rendelték.
   • Ezt meg is fordíthatja, és új e-mail címet kérhet magán- és üzleti célokra.

4. rész: Állítsa be saját szűrőket

1. Hozzon létre saját szűrőt. A legtöbb webmail kliens rendelkezik szűrési lehetőséggel az üzenetek kiszűrésére. Az üzenetszűrők ugyanúgy működnek, mint a spamszűrők, azzal a különbséggel, hogy az előbbit a felhasználó manuálisan állítja be. Létrehozhat egy szűrőt bizonyos e-mail címekhez oly módon, hogy minden alkalommal, amikor üzenetet kap a fióktól, az automatikusan a kukába kerül.
   • Szűrők létrehozásához lépjen a fiókbeállításokba, és válassza a "Szűrő" lehetőséget. Most megadhatja azt az e-mail címet, amelyet ki kell szűrni, és hova kell átirányítani (például a kukába vagy a fiók egy adott mappájába).
2. Szűrés küldő szerint. Ha folyamatosan kap e-mailt bizonyos e-mail címekről (például azok a bosszantó napi viccek, amelyeket egy jolly kollégától vagy osztálytárstól kap), fontolja meg, hogy kiszűrje őket a postaládájából. Ebben az esetben valószínűleg a feladó e-mail címe alapján szeretne szűrni, nem pedig webhely szerint. Ezután megbizonyosodhat arról, hogy az e-mail címekről érkező üzenetek külön mappába kerülnek, vagy áthelyezésre kerülnek levélszemétbe.
3. Szűrés tárgy szerint. Ha a spamnek sikerül átjutnia a szokásos szűrők hálóján, akkor választhatja saját szűrőinek beállítását, ellenőrizve, hogy vannak-e gyakori spam-kifejezések. Itt szűrheti az e-mail tárgyának tartalmát.
   • Ilyen például a „Cialis”, „Viagra” vagy „pénisz”.
   • Ügyeljen arra, hogy ne használjon néha helytálló és néha rossz szavakat. Lehet, hogy belefáradt az ajánlatokkal kapcsolatos e-mailekbe, de az "ajánlat" szó használata okként a kukába küldött üzenetre nem jó ötlet. Előfordulhat, hogy érdekel egy adott ajánlat.
4. Szűrés tartalom szerint. Egy másik lehetőség olyan szűrők beállítása, amelyek ellenőrzik az e-mail tartalmát kulcsszavak vagy kifejezések szempontjából, majd szükség esetén átirányítják ezt az e-mailt. Ez akkor hasznos, ha elege van arról, hogy e-maileket kapjon egy adott témáról, amely sokat szerepel a hírekben, vagy ha tudja, hogy sok üzenet érkezik valamiről.
   • Tegyük fel például, hogy divatcéget vezet, és most indított új inget a "Rainbow Unicorn Fighting Squad" slágersorozathoz. Beállíthat egy szűrőt, hogy az ingről szóló üzeneteket egy speciális mappába továbbítsák, így ezeket az e-maileket úgy kezelheti, hogy ne veszítse el a többi fontos e-mailt.

4/4 rész: A szokások megváltoztatása

1. Ellenőrizze az e-mailjét meghatározott időpontokban. Túl könnyű sok időt tölteni az összes e-mail ellenőrzésével a nap folyamán. Ez általános probléma, különösen irodai környezetben. Ezért érdemes megpróbálni megváltoztatni szokásait, és kevesebb időt fordítani az e-mailek feldolgozására. Állítson be korlátokat, és csak 2 vagy 3 rövid pillanatot adjon magának a nap folyamán, amely lehetővé teszi, hogy ellenőrizze az e-mailjét.
   • Például ellenőrizze e-mailjét 9 órakor, 13:30 és 17:00 órakor, és ne töltsön egyszerre 10 percnél többet.
   • Ha Ön vállalkozás tulajdonosa vagy vezetője, akkor a termelékenység növelése érdekében ezeket a szabályokat is alkalmazhatja az alkalmazottakra.
2. Kerülje az e-maileket, hogy udvariasak legyenek. Rossz gyakorlat, ha udvariasságként válaszolunk az e-mailekre. Úgy kezelik, mint egy beszélgetést, de ettől mindenki még több e-mailt kap. Ne kényszerüljön arra, hogy egy olyan e-mailre válaszoljon, amelyben a "Jó napot kívánok" vagy a "Köszönöm" felirat szerepel.
   • Csak akkor válaszoljon, ha jelzi, hogy megkapta az üzenetet, ha ez fontos. Például, ha valaki küldött neked néhány papírt, akkor csak akkor válaszoljon, ha visszaküldi az elkészült vagy ellenőrzött munkát, vagy e-mailben küldi el neki, amikor számíthat rá.
3. Próbáljon minél többet kommunikálni más csatornákon keresztül. Az e-mailek gyors, rövid üzenetekhez használhatók. Olyan, ahol legfeljebb két vagy három üzenetváltás szükséges a beszélgetés befejezéséhez. Ha még sok üzenetet el kell küldeni, akkor kényelmesebb ezt telefonon kezelni, vagy időpontot egyeztetni a kérdéses személlyel, így minden e-mailt és sok időt megspórolunk egymásnak.
4. Korlátozza a napi küldhető üzenetek számát. Ha segít csökkenteni az e-mailekre fordított időt és a mások által elolvasandó e-mailek számát, próbáljon korlátozni a napi elküldhető e-mailek számát. Ez jobban átgondolja, hogy mely üzenetek vannak vagy nem elég fontosak a küldéshez.
   • Például, ha hamarosan üzenetet kell küldenie a főnökének, akkor kevésbé valószínű, hogy mindenki tudatja, hogy a lánya új vállalkozást indított.
   • Ha mindenkinek ugyanazt az üzenetet akarja küldeni, vannak jobb módszerek. Próbáljon megkapni egy post-it például a hűtőben lévő mindenki ebéddobozán.

Tippek

• Vannak esetek, amikor a leiratkozás után is kapnak hírleveleket. Ha ez megtörténik, jelentkezzen be közvetlenül arra a webhelyre, ahonnan a hírlevél származott, és lépjen a fiókbeállításaiba, hogy ne állítson be e-maileket.
• Mivel a legtöbb webes e-mail kliens ingyenes, szerverein csak korlátozott mennyiségű tárhely áll rendelkezésre az e-mailek számára. Ezért van értelme fenntartani a tiszta postafiókot.

Figyelmeztetések

• Ellenőrizze a spam mappáját hébe-hóba, hogy megbizonyosodjon arról, hogy nem hiányzott-e semmi fontos.