Tartalom

• Lépni
• Tippek

A levélírás önmagában olyan művészet, amely meghatározhatja, hogy szavait komolyan veszik-e, vagy figyelmen kívül hagyják-e. Akár motivációs levelet, akár egy barátjának írt levelet, vagy egyszerűen csak egy e-mailt ír egy kollégának, annak mindig egy jól megírt bevezetővel kell kezdődnie, amely felhívja az olvasó figyelmét és további olvasásra készteti.Megtanulni, hogyan kell megközelíteni a címzettet, hogyan kell felhívni a figyelemfelkeltő kezdő sort, és hogyan kell érdekes bevezetőt írni, mindez segít elolvasni érdemes levél megírásában.

Lépni

1. Tudja meg, hogy pontosan kinek kell elküldeni a levelet. A személyes üdvözlet sokkal gyorsabban fogja fel az ember figyelmét, mint egy általános üdvözlet. Ezen túlmenően ez azt mutatja, hogy képes megtalálni a létfontosságú alapvető információkat, például annak a személynek a nevét, akinek ír.
   • Ha kísérőlevelet vagy más típusú üzleti levelet ír, szánjon néhány percet a címzett nevének megismerésére. Általában egy kis kutatással megtalálja a humánerőforrás-menedzser, az emberi erőforrás-koordinátor vagy annak a vezetőnek a nevét, akivel interjút fog folytatni. Ha nem találja az információkat az interneten, egy udvarias telefonhívás gyakran tisztázhatja, hogy kinek címezze levelét.
   • Általában a legjobb elkerülni az olyan tisztelgéseket, mint a "Tisztelt Hölgyem / Asszony". Egy ilyen köszöntés egyáltalán nem személyes, ezért az olvasó nem lesz lenyűgözve, ami azt jelenti, hogy levelére nem biztos, hogy emlékeznek, ha egyáltalán elolvassák.
     • Képzelje el például, hogy csak Ön vesz fel embereket, és két levelet kap - az egyik a "Tisztelt Hölgyem / Uram" üdvözletet, a másik pedig a saját nevét. Melyik pályázóra számít, aki jobban végzi a munkáját, és ezért érdemes felvenni?
2. Ha nem találja annak a pontos nevét, akinek ír, ne bosszankodjon! Néha ezeket az információkat szándékosan leplezik. Ezekben az esetekben a "Tisztelt Hölgyem / Uram" elfogadható.
   • Például, ha ajánlólevelet vagy hivatalos levelet küld valakinek a cégen belül, akinek a nevét nem tudja, akkor rendben van olyan általános köszöntés, mint például a „Kinek aggódhat”.
3. Kezdje levelét helyes köszöntéssel. Ha tudod, hogy kinek írsz, akkor egyszerűen "Kedves * a személy neve *". Néhány kivételtől eltekintve mindig egy adott személyt szólítanak meg.
   • Ha fontos személynek ír, például kormánytisztviselőnek, professzornak vagy vallási személyiségnek, akkor az adott pozícióhoz használja a cím konkrét formáját.
     • Például, ha Engedélyezett rabbit ír, üdvözletének a következőt kell adnia: "Kedves Rabbi * Vezetéknév *" vagy "Kedves Rabbi"; ha az Egyesült Államok elnökét írja, üdvözletét a "Tisztelt Elnök Úr" jelenti.
     • A legtöbb cégnév nem igényel speciális címformát; "Tisztelt vezérigazgató, Bill Gates" egy példa a meglehetősen gyenge és nehézkes hangú megszólításra. Az ügyvédek és a tisztviselők fontos kivételek.
4. Ellenőrizze még egyszer a címzett nevének helyesírását. A hibásan írt név nagyon sértő és mindenekelőtt nagyon hanyag.
   • Ne csak vigyázzon az idegen hangzású nevekre és munkakörökre, hanem ismerje meg azokat is, amelyeket gondatlanság esetén könnyen rosszul írhat. Még akkor is, ha nem ismeri a különbséget mondjuk John Smythe és John Smith között, valószínűleg mindkét család elég komolyan vesz egy ilyen hibát.
   • Vigyázzon, ha a munkaköröket címként használja. A rossz munkakör használata nagyon sértőnek tekinthető. Például egy hasonló hangú munkakör megzavaró lehet, mint például a „Regionális vezető asszisztens” és a „Regionális vezető asszisztens”.
5. Kezdje egy figyelemfelkeltő nyitó vonallal. Egy levél kezdősora felhívja a figyelmet és megadja a hangot a levél többi részének. Hasonlítsa össze a levél írását a horgászattal, és gondoljon a kezdő mondatban szereplő horgászcsalira. Csábítani akarja az olvasót, hogy azután kezdje el elkapni őt a nyitó vonallal.
   • Amikor kísérőlevelet ír, azt szeretné, ha levele kiemelkedne a számtalan egyéb kísérőlevél közül. Például azzal, hogy levele elején kiemeli legegyedibb és legérdekesebb eredményeit, biztosítani fogja, hogy biztosan észrevegyék Önt, és remélhetőleg meggyőzze az olvasót arról, hogy többet akarjon megtudni rólad.
   • Kerülje a feltört vagy kínos kifejezések használatát az üzleti levelekben. A levélírás művészetének része a megfelelő szavak használata. Ne feledje, hogy a címzett valószínűleg már sok olyan levelet elolvasott, mint a tiétek. Próbáljon kitűnni!
   • Kerülje az olyan kifejezéseket, mint a "Hello. A nevem ... "," Ezt a levelet azért írom, mert ... ", vagy" Írásra gondoltam ... ". Ezek gyakoriak, de feleslegesek - a neved már szerepel a levélben, az oknak, amellyel írsz, egyértelműnek kell lennie, és senki sem olvassa a gondolataidat - elolvassák, amit írsz.
6. Bizonyítsd be magad az első bekezdésben. Az első bekezdés a figyelemre méltó kezdősor folytatása. Néha csak egy mondatra van szükség az első bekezdés kitöltéséhez.
   • Az első bekezdésen keresztül próbáljon érdeklődést kiváltani. Az első bekezdésed a levél többi részének egyfajta próbaverziója - ha az olvasónak nem tetszik az első bekezdésed, lehet, hogy nem olvassa a leveled többi részét. Kezdje erőteljesen! Például, ha motivációs levelet ír, és fel akarja sorolni a munkahelyi eredményeit, ne kezdje a legkevésbé fontos eredményeivel - lehet, hogy az olvasó abbahagyta az olvasást, mielőtt elolvasta a legfontosabb eredményeit!
   • Az üzleti levelekben és a kísérőlevélekben az első bekezdésben nagyon világosan jelezze, mit tehet a címzett érdekében, és miért ír.
     • Amikor egy vezető mondatot írsz, például: "Nagyon tapasztalt számítógépes üzletkötő vagyok, és sokat tudok a számítógépekről", az értelmetlenül tűnik az olvasó számára, ami nem érdekli az olvasót. Olyan darab, mint "Több éves tapasztalatommal hozzájárulhatok az Ön számítógépes áruházának sikeréhez. Szakértelmemet felhasználhatom arra, hogy személyre szabott tanácsokat adhassak bármilyen típusú ügyfélnek "ez már sokkal konkrétabb, és olyan hangzású, mint amire az olvasónak szüksége van, és ami elragadja és továbbolvassa.
7. Hozza létre kapcsolatát az első bekezdésben. Ez különösen fontos az üzleti levelek esetében, ahol az olvasónak korlátozott az ideje, ezért előfordulhat, hogy levelét nem is olvassa el. Az első bekezdésben fel kell tüntetni, hogy ki vagy, és a levél célja. Adott esetben megemlíthet egy korábbi beszélgetést vagy kapcsolattartót az olvasó memóriájának frissítése érdekében, hogy egyértelmű legyen, ki vagy újra. Megállapíthatja, hogy ki utalt be. Nyilvánvalóan világossá kell tennie, hogy milyen nagyszerű vagy, de vigyázz, nehogy dicsekvésként értelmezd.
   • Például egy olyan nyilatkozat, mint "Válaszul írok a június 20-i beszélgetésünkre a híd feletti üzletről" kifejezetten kimondja a levél tárgyát. Az ilyen kijelentések nagyon hasznosak az olvasók számára - tartalmazzák a korábbi kapcsolattartás részleteit, és kedvesen emlékeznek arra, hogy miről szólt a kapcsolat, így levele egy korábbi beszélgetés folytatásává válik, nem pedig hirtelen és esetleg lényegtelen megszakításként.
   • Vágott a közepébe. Senki sem akar túl hosszadalmas szövegeket olvasni - és miért nehezíti meg az olvasást, amikor levelet ír valakinek, akitől valami kell?
   • Próbáld az első bekezdést tömör, könnyen olvasható és érdekes lenni. Ha ez nehéznek tűnik, nos ... most már tudod, miért a levélírás önmagában művészet!

Tippek

• Hagyjon üdvözletet ("Kedves így és így") a rutinszerű és informális levelezésért. Ilyenek például a vállalaton belül küldött levelek vagy személyes e-mailek, memorandumok és hivatalos jelentések.
  • A levél eltér a memorandumtól, a bejelentéstől vagy a nyílt levéltől, mert egy személynek szól. Például, ha nagyon sok embernek címzett kérést ír meg, amelyet szeretne, vagy ha bejelentést tesz arról, hogy valami történt vagy hamarosan bekövetkezik, fontolja meg az üzenet formátumának megváltoztatását.
• Ha fontos levelet küld, készítsen róla másolatot. Bármilyen okból azt szeretné, hogy másolatot szerezzen magának, amint elküldi levelét, az eltűnik, ezért okos lehet másolatot készíteni.
• Az informalitásnak két oldala van - javíthatja vagy tönkreteheti levelét. Az informális hangnem kiemelheti levelét, és segíthet abban, hogy átgondolja véleményét, de szakszerűtlennek és komolytalannak is találhat. Ez csak a címzettjétől függ. Ha nem ismeri a címzettet, tudja, hogy az informalitás kockázatos lehet.
• Nagyon hasznos, ha fontos dolgokat tud kifejezni néhány szóval, különösen üzleti környezetben. A pályázók számára az első teszt az a képesség, hogy jól és tömören kommunikáljanak a kísérőlevélben. Ezeknél a leveleknél szánjon extra időt annak biztosítására, hogy teljes mértékben elsajátítsa az alapokat, például helyes üdvözletet használjon.