Tartalom

• Lépni
• 1. rész a 4-ből: Az eligazítás feltérképezése és beállítása
• 4. rész 2. része: Az ügy leírása
• 4. rész: Következtetések és ajánlások megfogalmazása
• 4. rész a 4-ből: Az eligazítás ellenőrzése
• Tippek

A tájékoztató felvázolja egy adott témát és annak hátterét, általában egy kormánytisztviselő vagy más politikai döntéshozó számára. Ezeknek a döntéshozóknak nehéz döntéseket kell hozniuk sokféle témában minden nap, és nincs idejük az egyes kérdéseket alaposan megvizsgálni. Az eligazítás egyetlen kérdés felhívására hívja fel a figyelmet, és fontos részleteket vázol fel, amelyeket tudnia kell. A tájékoztató ezután megoldási javaslatokat és javítási javaslatokat tesz. Az eligazítás megírása hasznos képesség a hallgatók, üzletemberek, politikusok és aktivisták számára. A meggyőző tájékoztató tömör, jól szervezett, és a legfontosabb és legfontosabb tényeket és megoldásokat tartalmazza.

Lépni

1. rész a 4-ből: Az eligazítás feltérképezése és beállítása

1. Határozza meg az eligazítás terjedelmét. A terjedelem magában foglalja mind az eligazítás mélységét, mind hosszát. Milyen részletességgel foglalkozik a témával? Hány különböző témával foglalkozik? Ez attól függ, hogy mennyi információt találhat, és mennyi információt kell megadnia az igényei alátámasztására.
   • Az eligazítás terjedelmének meghatározása azért fontos, mert lehetővé teszi az olvasó számára, hogy pontosan tudja, milyen információkról folyik a vita és mi nem.
2. Ismerje meg közönségét. Mielőtt elkezdené írni az eligazítást, fontos tudni, hogy ki fogja elolvasni. Ez vezérli a dokumentumban végrehajtandó döntéseket. Mielőtt elkezdené, gondoljon a következő kérdésekre, és ha még nem tudja a válaszokat, próbálja meg kideríteni a következőket:
   • Ki olvassa el ezt a dokumentumot? A kormánytisztviselők? Üzleti vezetők? Újságírók? Ezek kombinációja?
   • Mennyit tud már az olvasó erről a problémáról? Tudnak még valamit róla? Mit kell az olvasóközönség tudja?
   • Milyen tekintélye van az olvasónak az ügyben? Milyen változásokat hajthat végre?
3. Tervezze meg a főbb pontokat. Mielőtt elkezdené megírni az eligazítást, feltérképeznie kell (akár elméjében, akár vázlatában) a főbb pontokat, amelyekre rá kíván mutatni.
   • Mivel az eligazítás általában nem hosszabb egy vagy két oldalnál, tömörnek kell lennie. A politikai döntéshozók nagyon elfoglaltak, és nem csak az ön kérdése szerepel a tányérjukon. Nincs hely felesleges információkra vagy hosszadalmas magyarázatokra. Előzetesen döntsön a tömör eligazítás elkészítésének fő szempontjairól.
4. Fontolja meg egy sablon használatát. Bár az eligazítás formátumának nem kell túlságosan összetettnek lennie, időt takaríthat meg magának, ha letölti a sok ingyenes online sablon egyikét az eligazító dokumentumok MS Word-ben történő létrehozásához.
   • Egy sablon segíthet a gondolatok rendszerezésében és az eligazítás gyorsabb elkészítésében.
5. Jöjjön elő egy név, dátum és tárgy sorok. Ha nem sablont használ, akkor el kell indítania egy név, dátum és tárgy sorok megírását.
   • A név annak a személynek felel meg, akinek az eligazítást címezték.
   • A dátum megegyezik az eligazítás benyújtásának dátumával.
   • A tárgysornak néhány szóval le kell írnia az eligazítás fő témáját, például: „A zaklatás előfordulása az iskolákban Utrecht régióban.” Ez lehetővé teszi az olvasó számára, hogy anélkül, hogy ránéznie kellene a dokumentumra, mi a probléma az, hogy kezelni fogják.
6. Fontolja meg egy összefoglaló hozzáadását. Néhány tájékoztató tartalmaz egy összefoglalót a tájékoztató elején, amely néhány pontban összefoglalja a teljes szöveget. Döntse el, hogy szeretné-e ezt megtenni, és ha igen, akkor foglaljon helyet ennek a szakasznak.
   • Egy nagyon elfoglalt olvasó számára az összefoglaló idő előtt megadja a főbb pontokat, megkönnyítve ezzel a dokumentum többi részének átlapozását.
   • A jól kidolgozott eligazítás gyakran elég tömör ahhoz, hogy ez a szakasz feleslegessé váljon. Ha azonban vannak olyan kérdések, amelyek azonnali fellépést igényelnek, ez arra szolgál, hogy felhívja a figyelmet az eligazítás sürgősségére azáltal, hogy egyértelműen megjelöli az időkeretet az összefoglalóban.
   • Az összefoglaló nem haladhatja meg a három-négy pontot.

4. rész 2. része: Az ügy leírása

1. Készítsen egy bevezetőt, amely összefoglalja a kérdést. A tájékoztató következő részében részletesen le kell írni a kérdést vagy problémát. Kezdje egy rövid nyitással, amelyet általában "Probléma" vagy "Cél" néven emlegetnek, és egy vagy két mondatban írja le azt a fő kérdést, amelyre az eligazítás összpontosít, és / vagy miért hozta létre ezt az eligazítást.
   • Például írhatna ilyet: "Utrecht régió iskoláiban nőtt az erőszakos zaklatások száma". A jelenlegi fegyelmi szabályzat nem biztos, hogy elegendő ennek a kérdésnek a kezelésére. "
2. Adjon áttekintést a legfontosabb tényekről / háttérről. A következő szakaszban, a „Megfontolások” vagy a „Háttér” részben, részletes információkat kell megadni a probléma vagy kérdés állapotáról, különös tekintettel a közelmúlt fejleményeire és / vagy a jelenlegi helyzetre.
   • Ebben a szakaszban fel kell tüntetni az olvasó számára a döntéshozatalhoz szükséges információkat. Az e célból nem szükséges - bármennyire érdekes is - információ elhagyható.
   • Ha még nem tette meg ezt, végezzen néhány kutatást a szakasz megírása előtt. Az ebben a szakaszban szereplő információknak a lehető legpontosabbnak, konkrétabbnak és naprakészebbnek kell lenniük.
   • Ha szükséges, fordítsa le az információkat a közönség számára, hogy ez a szakasz érthető és egyszerű legyen. Kerülje a zsargont, szaknyelveket vagy olyan információkat, amelyek közvetlenül nem érdeklik a nyilvánosságot.
   • Adott esetben használjon statisztikákat és adatokat, de magyarázza el a dolgokat olyan kifejezésekkel, amelyeket a közönsége gyorsan és egyszerűen megérthet.
3. Hagyja a saját véleményét. Az Ön véleménye erről a helyzetről és / vagy mit kell tennie ellene, nem tartozik ebbe a szakaszba. Ragaszkodjon a tényekhez.
   • Dönthet azonban úgy, hogy megvitatja a különféle javasolt vagy jelenlegi cselekvések előnyeit és hátrányait, meghatározva azok erősségeit és gyengeségeit.

4. rész: Következtetések és ajánlások megfogalmazása

1. Tegye relevánssá. Az eligazítást olyan szakaszokkal kell befejezni, mint a „Következtetés” és / vagy az „Ajánlások” vagy a „Következő lépések” szakasz. Egy ilyen lezárásnak tisztáznia kell, miért kell ezt az ügyet fontosnak tekintenie az olvasójának.
   • Próbálja meg az ügyet közvetlenül az olvasó önérdekéhez kötni, hogy az eligazítás vonzóbbá váljon.
   • Például mondhat ilyet: "A zaklatás miatt a szülők megfontolják a magániskolát. Összekapcsolódnak az alacsonyabb tesztpontszámokkal és a sikeres teljesítési arányokkal, így iskoláink kevésbé hatékonynak tűnnek a társadalom szemében. Csökkentik a régió esélyeit arra, hogy állami támogatásokkal és magánfinanszírozással finanszírozást nyújtsanak. "
2. Javasoljon megoldást. Számos tájékoztató kínál megoldási javaslatot a leírt problémára, összekapcsolva a kérdést a helyzet javítását célzó politikaváltással.
   • Néhány tájékoztató a javasolt megoldást (megoldásokat) az „Ajánlások” feliratú szakaszban vázolja fel, de egyes írók inkább a „Következő lépések” című részt választják, mert úgy érzik, hogy lágyabb érzéssel rendelkezik, kevésbé elbizakodó vagy agresszív. Ne feledje, hogy az olvasóé a végső szó, és ő dönt az ügyben, nem Ön.
   • Ennek a szakasznak nem kell "kiegyensúlyozottnak" lennie, mint a háttér / szempontok rész. Ez lehet a hely, ahol kifejtheti véleményét arról, hogy mit kell tennie.
   • Meg kell azonban jegyezni, hogy nem kell különösebb megoldást nyújtania. Alternatív megoldásként egyszerűen felsorolhat néhány lehetőséget előnyeivel és hátrányaival, és felszólíthatja az olvasót, hogy fontolja meg ezeket a választásokat, és valamilyen módon tegyen lépéseket a probléma megoldása érdekében. Nem feltétlenül kell meghatároznia, melyik művelet lenne a legmegfelelőbb.
3. Tényekkel támasztja alá érvelését. Az utolsó szakaszban szereplő javaslataidnak logikusan az előző szakaszokban szereplő információkból kell származniuk. Használja az ismertetett tényeket, hogy megmutassa, miért jó megoldás az Ön által javasolt megoldás.
   • Győződjön meg arról, hogy az Ön által javasolt megoldás világos és közvetlenül kapcsolódik-e a kérdéshez, ahogy azt vázolta. Tegyük fel például, hogy az előző szakaszban megemlítette a zaklatás-megelőzési programok hiányát. Ebben a szakaszban van értelme javasolni egy ilyen programot, és talán felhívni a többi iskola figyelmét azok hatékonyságára. Ha még nem említettetek megelőző programokat, akkor az ilyen megoldás nem látszik kéknek.

4. rész a 4-ből: Az eligazítás ellenőrzése

1. Tegye tömörebbé az eligazítást. A tájékoztató nem haladhatja meg a két oldalt. Ha az eligazítás ennél hosszabb lett, akkor először az ellenőrzési szakaszban olyan darabokat kell keresnie, amelyek elhagyhatók.
   • Keressen olyan információkat, amelyek nem kapcsolódnak a témához, vagy kevésbé fontosak neki, és távolítsa el az anyagot, különösen, ha az nem kapcsolódik az Ön által kínált megoldásokhoz.
   • Ugyanebben a megvilágításban nem hiányozhatnak olyan fontos információk, amelyek szükségesek ahhoz, hogy érvelése egyértelmű és meggyőző legyen. Lehet, hogy bizonyos információkat cserélnie kell egy másikra.
   • A szöveg szerkesztésekor próbáljon politikus vagy bürokrata cipőjébe kerülni. Gondoljon arra, hogy ezek az emberek mennyi információt kapnak nap mint nap. Ne járuljon hozzá a problémához. Legyen részese a megoldásnak azáltal, hogy megadja a döntéshozatalhoz szükséges információkat - se többet, se kevesebbet.
2. Távolítsa el a műszaki nyelvet. A szerkesztési szakaszban figyeljen a szaknyelvre vagy a szakzsargonra, amely kevésbé teszi elérhetővé az eligazítást. Még akkor is, ha megpróbálta elkerülni ezt a tájékoztató írásakor, lehetséges, hogy néhány összetett kifejezés megtalálta a dokumentumot.
   • Különösen, ha szakértő vagy egy olyan témában, amelyről írsz, könnyű egy pillanatra megfeledkezni arról, hogy a számodra mindennapi nyelvet mások számára nehezen lehet megérteni.
   • Ne feledje, hogy azok számára, akik nem ismerik túlságosan a témát, az sem mindig egyértelmű, hogy miért fontos valami. A politikai döntéshozók általában nem lehetnek szakértők minden olyan témában, amelyről döntéseket kell hozniuk.
3. Győződjön meg róla, hogy a szerkezetnek van értelme. Győződjön meg arról, hogy az Ön által rögzített fő tények logikusan merülnek fel az ügyben, ahogy összefoglalta. Ellenőrizze még egyszer, hogy az összes javasolt megoldás valóban megfelel-e a legfontosabb szempontoknak.
4. Gondosan ellenőrizze a munkáját, hogy nincs-e benne hiba. A tájékoztató hosszának és menetének ellenőrzése után még egyszer gondosan nézze át a szöveget, hogy megbizonyosodjon arról, hogy nem csúsztak-e bele hibák.
   • A helyesírási, stílus- vagy nyelvtani hibákat tartalmazó eligazítást az olvasó kevésbé súlyossá teszi. Lehet, hogy többet tesz, mint kárt, ha benyújt egy ilyen rövid tájékoztatót, mivel ez hiteltelenné teheti a nézőpontját.

Tippek

• Nézze meg a kiemelkedő vezetők és professzorok által írt tájékoztatókat, hogy megismerjék rábeszélési stílusukat.
• Ne feledje, hogy bár tájékoztatója egy adott személyre irányulhat, mások - személyzet, kollégák és még a média is - elolvashatják. Ez jó ok arra, hogy a nyelvet a lehető legkönnyebben hozzáférhetővé tegye, még akkor is, ha a szándékolt olvasó ismeri a témát.