Tartalom

• Lépni
• 1/3 módszer: A megfelelő formátum kiválasztása
• 3/2-es módszer: Írja meg az üzenetét
• 3/3-as módszer: Készítse elő az e-mailt az elküldésre

Sokan nem szívesen írnak hivatalos e-mailt. Az e-mailt általában személyes és informális üzenetek küldésére használja. Ha e-mailt kell küldenie egy tanárnak, munkaadónak, ügyfélnek, kormányzati szervnek vagy más hivatalos célállomásnak, akkor néhány egyszerű útmutatást követhet. Tartsa az üzenetet világos és tömör, és kövesse az általánosan elfogadott stílus-, hang- és formázási szabványokat. Ne felejtse el elolvasni és ellenőrizni az e-maileket, mielőtt elküldené.

Lépni

1/3 módszer: A megfelelő formátum kiválasztása

1. Használjon semleges e-mail címet. A legjobb, ha olyan e-mail címet használ, amely a valódi nevének változata, és nem felhasználónév, becenév vagy becenév. Ha olyan e-mail címet szeretne létrehozni, amely nem több, mint a neve, további számok és betűk nélkül, használhat pontokat és / vagy kötőjeleket vagy kötőjeleket.
   • Például egy olyan e-mail cím, mint a [email protected], nem tűnik túl profinak. A [email protected] cím viszont sokkal súlyosabb benyomást kelt.
2. Tartsa be a professzionális betűtípust. A legtöbb e-mail szolgáltató nem teszi lehetővé, hogy nagyszámú különböző betűtípus és elrendezési stílus közül válasszon. Akárhogy is, a legjobb, ha hivatalos e-mailben ragaszkodunk a hagyományos stílushoz, olyan betűtípussal, mint a Times New Roman vagy az Arial. Ne használjon dekoratív betűtípusokat, például Comic Sans vagy Old English. Tartsa szem előtt a következőket is:
   • Írja be az e-mailt olvasható betűmérettel, például 12-es betűmérettel.
   • Kerülje a speciális stílusokat, például dőlt, kiemelt vagy többszínű betűtípusokat, kivéve, ha azok használata az e-mail tartalmával és céljával összefüggésben indokolt.
   • Ne írja az egész szöveget nagybetűvel. Ha mindent nagybetűvel ír be, akkor úgy tűnik, hogy a címzettnek ordít.
3. Válasszon rövid és pontos témát. A tantárgyban olyan kulcsszavakat használjon, amelyek pontosan leírják az e-mail címét, legfeljebb néhány szóval. Így megakadályozhatja, hogy az olvasó figyelmen kívül hagyja az üzenetét, mert az e-mailnek nincs tárgya, túl homályos témája vagy olyan tárgya, amely azt a benyomást kelti, hogy az e-mail nem fontos.
   • Az olyan témák, mint: "Kérdés", "Üzenet tőlem" vagy "E-mail egy fontos témáról" túl homályosak vagy feleslegesek, ezért teljesen haszontalanok.
   • Másrészt egy olyan témát, mint "Ütemezés, vendéglista, ebédbeállítások és a találkozók áttekintése március 12.", túl hosszú kezelni. Sőt, ez a cím több témát is lefed.
   • Az olyan cím, mint a "Találkozás a mozgólépcső március 12-én" rövid és világos. A címzettet egyetlen fő tárgyra és a hozzá tartozó dátumra irányítja.

3/2-es módszer: Írja meg az üzenetét

1. Válasszon megfelelő köszöntést. Mindig kezdjen hivatalos e-mailt megfelelő köszöntéssel. A legjobb, ha a címzettet a nevén hívják (ha ismeri őket). Elvileg a hivatalos e-mail üdvözlete mindig a "Kedves ..." -nel kezdődik, amelyet a cím (uram / asszonyom), a személy vezetékneve és egy vessző követ. Ha már ismeri azt a személyt, akinek az e-mailt címezték, akkor a köszöntést a "Kedves ..." -vel, majd az utónévvel kezdheti.
   • Ha nem tudja annak a személynek a nevét, akinek az e-mailje címzett, használjon olyan köszöntőt, mint a "Tisztelt Hölgyeim / Uraim", "Tisztelt Elnök / Tisztelt Testület", vagy ha szükséges, "Kinek szól".
   • Ne e-mailt kezdje "Hello", "Hello", "Goodbye" vagy egyéb alkalmi üdvözletekkel.
2. Ha szükséges, mutassa be magát az első bekezdésben. Ha az üzenetet valakinek címezték, akivel jelenleg nem áll fenn kapcsolat, például új ügyfélnek, annak a vállalatnak a toborzási és kiválasztási részlegének vezetőjéhez, akihez jelentkezni szeretne, vagy az önkormányzat tisztviselőjének, mondja el először ki vagy és mi az oka az üzenetednek. Tegye ezt egy-két mondatban az e-mail elején.
   • Például, ha e-mailt szeretne küldeni egy potenciális munkaadónak, akkor azt mondhatja: "A nevem Erik van Raam. Ennek az e-mailnek az az oka, hogy pályázni szeretnék a CarrièreXYZ.nl weboldalon említett adminisztrációs asszisztens pozícióra. "
3. Kezdje a legfontosabb információkkal. Miután bemutatkozott és összefoglalta az üzenet okait, folytathatja e-mailjének törzsét. Tegye a legfontosabb információkat szinte a tetejére. Így tiszteletben tartja a címzett drága idejét, és gyorsan tisztázza e-mailje célját.
   • Például, ha egy kormányhivatal köztisztviselőjéhez ír, akkor először azt mondhatja: "A nevem Aletta van Raam. Megtaláltam az e-mail címét az ügyészség honlapján. Írok Önnek, hogy megkérdőjelezzem a 2009. december 31-én forgalmi szabálysértés kapcsán kapott idézést. "
4. Mondd meg közvetlenül, milyen. Egy hivatalos e-mailben egyáltalán nem probléma közvetlennek lenni, amennyiben udvarias marad. A bokor megkerülésével csak azt éri el, hogy az olvasó figyelme elapadjon, ami megnehezíti számára, hogy pontosan meghatározza, mit szeretne vagy amire szüksége van.
   • Például, ha e-mailt küld egy tanárnak, ne pazarolja a helyet felesleges feltöltésekkel, például: "Diana Franssen vagyok. Ismersz? A kémia 221 jelenleg a kedvenc tantárgyam. Tetszik az előadások szervezése. Mindig tökéletesen tudom követni mindent, és mindig pontosan tudom, mire számíthatok egy vizsgán. A vizsgákról szólva a következő vizsgahétről szerettem volna kérdezni. "
   • Ehelyett sokkal egyértelműbb ilyet írni: "A nevem Diana Franssen, és veled járok a Chemistry 221-re. Írok neked egy kérdést egy lehetséges konfliktusról az elkövetkező vizsgaidőszakokban."
5. Legyen rövid. Az e-mail előírt hosszára nincs szabványos szabály. Ennek ellenére a legjobb, ha az egyik képernyő (a laptop vagy a PC) felületének maximális hosszát megtartja egy e-mail számára.
   • Ha az e-mailje viszonylag hosszú, ossza fel több rövid bekezdésre. Helyezzen be egy üres sort két bekezdés közé, ahelyett, hogy behúzódna az egyes bekezdések elejére.
6. Tartsa hivatalos nyelvét. Hivatalos e-mailt ír szakmai környezetben, ezért természetesen jó benyomást szeretne kelteni. Használjon teljes mondatokat és udvarias kifejezéseket. Kerülje a következőket:
   • Szleng
   • Felesleges rövidítések vagy összehúzódások
   • Hangulatjelek és hangulatjelek
   • Vulgáris nyelv
   • Viccek
7. Zárja be megfelelően az e-mailt. Ami az üdvözletre vonatkozik, a zárásra is vonatkozik. A hivatalos e-mailt számos elfogadható módon bezárhatja. A zárójel alá mindig írja be teljes nevét és beosztását. Az e-mail tartalmától függően az alábbi bezárások közül egyet vagy többet használhat:
   • - A válaszodra várva maradok.
   • 'Üdvözlettel,'
   • 'Tisztelettel,'
   • 'Előre is köszönöm,'
   • "Barátságos köszönet"

3/3-as módszer: Készítse elő az e-mailt az elküldésre

1. Adja hozzá a csatolni kívánt mellékleteket. Ha bizonyos mellékleteket kell mellékelnie az e-mailjéhez, kérjük, sorolja fel azokat az e-mail törzsében, hogy a címzett tudassa, hogy vannak e-mail mellékletek. Ügyeljen arra, hogy a mellékletek száma és mérete kicsi maradjon, és válassza a hagyományos és széles körben kompatibilis fájltípusokat.
   • Például adjon hozzá egy megjegyzést, például: "Csatolva elküldöm önnek önéletrajzom és portfólióm egy példányát PDF formátumban."
2. Gondosan ellenőrizze e-mailjét, hogy nincs-e benne helyesírási és nyelvtani hiba. Ne hagyatkozzon vakon az e-mail szolgáltató vagy a szövegszerkesztő program helyesírás-ellenőrzésére. E-mailének hangos elolvasása vagy más megkérése, hogy ellenőrizze az Ön számára, remek módszer az elírások, elírások és nem egyértelmű mondatok kiválasztására.
3. Győződjön meg arról, hogy az e-mailben nincsenek bizalmas információk. Mindig tartsa szem előtt, hogy az e-mail nem 100% -osan biztonságos kommunikációs rendszer. Ne feledje, hogy az e-mail szervereket feltörhetik, vagy a címzett szándékosan vagy sem, megoszthatja azokat az információkat, amelyeket nem akart nyilvánosságra hozni másokkal.
   • Kerülje a jelszavak, számlaszámok vagy más bizalmas információk e-mailbe történő felvételét.