Tartalom

• Lépni
• 3. Módszer: lista használata
• 2/3 módszer: ütemezés használata
• 3/3 módszer: A zavaró tényezők kiküszöbölése

Lehet, hogy hallgató vagy teljes tanulmányi terhelési ütemezéssel, és próbálod jobban kezelni az idődet, vagy olyan munkáltató vagy, aki meg akarja győződni arról, hogy alkalmazottai abbahagyják az időpazarlást. Függetlenül attól, hogy mi a szerepe, valószínűleg arra kell összpontosítania, hogyan készítsen egy olyan napi rutint, amely biztosítja, hogy ne pazarolja az idejét, és a lehető legtöbbet hozza ki a napból, amennyit csak tud. Hasznosak lehetnek a szervezeti stratégiák, például a listák és az ütemtervek, valamint lépéseket tehet minden olyan zavaró tényező kiküszöbölésére, amely felesleges időt tölt fel.

Lépni

3. Módszer: lista használata

1. Készítsen listát a napi feladatairól. Kezdje egy darab papírral és egy tollal. Gondoljon aznapra ütemezni kívánt feladatokra vagy a vállalt kötelezettségekre, és írja le mindet. Ez lehet egy lista, például "élelmiszerek, mosoda, takarítás, házi feladatok" vagy "ügyfél állapotjelentések, e-mailek, megbeszélés, papírmunka".
   • Adjon hozzá annyi feladatot, amennyit el tud képzelni a listára, a kisebbektől a nagyobbakig. Próbáljon meg gondolni az adott nap minden kötelezettségére vagy feladatára, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az szerepel-e a prioritási listán.
2. Szervezze a feladatokat a legmagasabbtól a legkisebb prioritásig. Az okosabb munkavégzés egyik módja, ha először a legmagasabb prioritásra koncentrálunk, majd a listán keresztül haladunk a legalacsonyabb prioritású pontokig. Ezt hívják 80/20 szabálynak, amely szerint a legnagyobb hasznot nyújtó tevékenységeknek az idejük 80% -át el kell töltenie. Azoknak a tevékenységeknek, amelyek a legkevesebbet hoznak magának, az idő körülbelül 20% -át kell lefoglalniuk.
   • Menjen végig a listán, és adjon minden feladatnak egy számot, a legmagasabbtól a legkisebbig. Ezután sorrendbe kell állítani őket úgy, hogy a legmagasabbtól a legalacsonyabbig legyenek sorrendben, prioritással és az egyes feladatokkal.
3. Hozzon létre kapcsolódó feladatok csoportjait. Miután meg van sorozva és rendezve a prioritások listája, hozzon létre kisebb feladatcsoportokat, amelyek egy adott folyamatot alkotnak. Hozzon létre például egy feladatok csoportját, például válaszoljon az e-mailekre és hívja az ügyfeleket, amelyek egy órás folyamatot jelentenek, és hívják "ügyfél-kapcsolatnak". Ezután minden feladatot simán és egyszerűen elvégezhet a megadott időn belül.
   • Próbálkozzon ezzel az összes feladattal, így nem kell váltania a különböző folyamatok között, és nem kell pazarolnia az idejét, hogy kitalálja, melyik feladatot hajtsa végre a következő lépésben. A kapcsolódó feladatok csoportosítása segít javítani az időgazdálkodást és csökkenteni a stresszt, amikor a prioritási listán dolgozik.
4. Adjon kevesebb időt minden feladatra. A Parkinson-törvény szerint az, hogy kevesebb idő jut egy feladat elvégzésére, csökkenti a feladat elvégzéséhez szükséges időt. Ahelyett, hogy összpontosítaná az időt, korlátozza az egyes feladatokra felszabadított időt, hogy kénytelen legyen gyorsabban elvégezni a feladatot. Elkezdheti ezt körültekintően, fokozatosan kevesebb időt szánva az egyes feladatokra, amíg el nem éri azt az ideális pontot, ahol nem érzi úgy, hogy rohannia kellene, ugyanakkor nincs ideje elidőzni vagy pazarolni.
   • Az idő múlásával megfelelő időgazdálkodás érzés fog kialakulni, különösen akkor, ha kénytelen korlátozott ideig többet fordítani az egyes feladatokra. Ez akkor hasznos, ha hajlamos ugyanahhoz a rutinhoz ragaszkodni, vagy ha minden nap hasonló feladatlistával foglalkozik.
5. Jutalmazza meg magát, ha a lista elkészült. Miután kipipálta a listán szereplő összes feladatot, általában a munkanap végén, adjon magának egy kis jutalmat. Ez lehet egy kellemes vacsora, egy pohár bor vagy idő szórakozásra és kikapcsolódásra. Önmagának jutalmazásával biztosíthatja, hogy motivációja legyen minden feladatának minden nap elvégzésére.
   • Azt is meghatározhatja, hogy mi lesz a jutalma a nap megkezdése előtt, hogy a jutalmat motivációként használhatja feladatai elvégzéséhez. Tegyük fel például, hogy tanulni kell egy tesztre, és tervei vannak a barátaival vacsorázni. Ezután használja fel ezeket a vacsorára vonatkozó terveket arra, hogy folytassa a tanulmányokat, és ma teljesítse ezt a feladatot, hogy ne maradjon le a vacsoráról.

2/3 módszer: ütemezés használata

1. Készítsen ütemtervet a nap minden órájára. Írja ezt egy darab papírra, vagy a számítógépén található naptár segítségével készítsen dobozokat a munkanap minden órájához vagy az ébrenlét óráihoz. Ez lehet kilenctől ötig vagy tíztől hétig. Noha nem kell minden időszakot percenként pontosan kitölteni, hasznos lehet annak biztosítása, hogy a nap minden órája szerepeljen az ütemezésben.
   • Kezdje azzal, hogy a nap minden óráját kitölti az adott nap szükséges feladatával. Kezdheti a legfontosabb feladatokkal, majd folytathatja a munkát, amíg eljut a legkevésbé fontos feladatokig. Ha reggeli embernek tartja magát, dönthet úgy, hogy a nehezebb feladatokat a nap elején ütemezi, de ha tudja, hogy általában csak ebéd után kezdi, akkor a bonyolultabb feladatok elvégzésével a nap kicsit később nap. Igyekezzen a menetrendjét a saját igényeihez és munka szokásaihoz igazítani, mivel így, ha elkezdi használni, nagyobb lesz az ütemezés sikerének esélye.
   • Létrehozhat egy sablont az ütemezéséhez egy táblán vagy egy naptárban (a mobileszközön), hogy az adott nap ütemezésétől függően naponta frissíthesse.
2. Adjon magának egy 10 perces szünetet egy-két óránként. Nehéz lehet 1-2 óránál hosszabb időre koncentrálni egy feladatra vagy feladatcsoportra. Óvatosan tartson 10 perces szünetet óránként vagy kétóránként, nehogy túlterheltnek vagy túlterheltnek érezze magát. Ebben a szünetben fel kell kelnie, körbejárnia az irodát, vagy beszélnie kell egy kollégával a kávézóban. Foghat egy csésze kávét, vagy rövid sétát tehet kint. Próbáljon meg legfeljebb 10 percnél hosszabb szüneteket tartani, hogy ne ütközzön az ütemterve.
   • Óránként 10 mély lélegzetet is vehet, hogy kitisztítsa az elméjét és tartson egy kis szünetet. Ez segíthet abban, hogy más perspektívát szerezzen az éppen elvégzett vagy elvégzendő feladattal kapcsolatban, és egy ideig önmagára koncentrálhat, a mozgalmas munkanap ellenére.
3. Próbáljon meg először minden feladatot helyesen elvégezni. Jobb, ha szánsz rá időt, és azonnal elvégezed az egyes feladatokat, mint ha végigsétálnál a naptárban, és egy pillantást hagynál az egyes feladatokra. Az e-mailek gyors áttekintése tartós e-mail cseréhez vezethet, különösen, ha titkos vagy zavaros e-maileket küld az ügyfeleknek. Lépjen a fékre, és szakítson időt arra, hogy tiszta e-maileket írjon, vagy elolvassa az iskolai jegyzeteit. Az első feladat megfelelő elvégzése hosszú távon rengeteg elpazarolt időt takaríthat meg.
4. Kérd meg egy barátodat vagy kollégádat, hogy időnként koncentráljon. Néha mások támogatására van szükségünk, hogy a teljesítendő feladatokra összpontosítsunk. Kérjen meg egy közeli barátot, szülőt, testvért vagy munkatársat, hogy időnként ellenőrizze az ütemtervet.
   • Ezután hozhatnak neked egy csésze kávét, vagy mondhatnak valami szépet, így egy pillanatra elmosolyodhatsz vagy nevethetsz, majd visszatérhetsz a napi feladataidhoz. Míg elfoglalt lehetsz, csak egy baráttal való társasági viszonyok javíthatják a hangulatot és jobb időgazdálkodást eredményezhetnek.

3/3 módszer: A zavaró tényezők kiküszöbölése

1. Kerülje az e-mailek véletlenszerű ellenőrzését. Az e-mail véletlenszerű ellenőrzése létrehozhat egy „start-stop-start” mintát a munkanapon, és időveszteséghez vezethet. Kerülje az e-mail program folyamatos megnyitását a nap folyamán, különösen, ha állítólag egy teljesen más feladatra összpontosít. A nap folyamán 3-szor ütemezzen az e-mail ellenőrzése érdekében: kora reggel, ebéd után és délután közepén. Ez biztosítja, hogy az egész napos folyamatos e-mail üzenet ne vonja el a figyelmét, és hogy külön időt szán az e-mailek kezelésére.
   • Ugyanez az elv alkalmazható a kommunikáció más formáira is, például a hangpostára, az SMS-ekre vagy a telefonhívásokra. Ne próbáljon mindig elérhetővé válni, hacsak nem számít fontos üzenetre vagy telefonhívásra. Ez korlátozza a munkafolyamat bármilyen megszakítását, és segít betartani az ütemtervet.
2. Kapcsolja ki a telefont és az internetkapcsolatot. Ha lehetséges, válassza ki a munkanap legalább egy óráját, hogy a telefon és az internetkapcsolat ki legyen kapcsolva. Ily módon teljes mértékben a munkájára koncentrálhat, ahol szükséges, a telefon vagy az internet zavarása nélkül.
   • Ha megzavarja ezt a figyelemelterelést, ez is segíthet egy szakdolgozat vagy egy átfogó jelentés megírásában. A telefon elnémításával megbizonyosodhat arról, hogy nincs mentsége arra, hogy ötpercenként ellenőrizze a telefont, vagy elkapja magát a közösségi médiában való görgetés.
3. Hadd tudják mások körülötted, hogy nem akarsz zavarni. Ne próbáljon másokat arra ösztönözni, hogy vonják el a figyelmét, vagy vonzza mások figyelmét azzal, hogy mindenki körülötted tudatja, hogy dolgozik.Ez azt jelentheti, hogy bezárja az ajtaját, vagy kitesz egy táblát, amely azt mondja, hogy nem akarja, hogy zavarjanak. E-mailt is küldhet az irodában, hogy emlékeztessen mindenkit arra, hogy bizonyos idők csendesek.
4. Próbálj meg nem térni el a rutinodtól. Miután elkészítette a feladatok (vagy a munkarend) felsorolását, beleértve a biztonsági óvintézkedéseket, hogy elkerülje a figyelemelterelést, támaszkodjon akaraterőjére és koncentrációjára, hogy tartsa magát a rutinhoz. A legtöbb ember ismeri a különbséget a jól felhasznált és az elpazarolt idő között, ezért vigyázzon, ne essen időpazarló csapdába. Használja a menetrendjét támogatásként, és a nap végén élvezheti a teljesítmény érzését és a jól eltöltött időt.