Írjon üzleti levelet az ügyfeleknek

Tartalom

Lépni
1/2 rész: Üzleti levél elkészítése
2. rész 2: Az üzleti levél megírása
Tippek

Amikor vállalkozást vezet, valószínűleg levelet kell írnia az ügyfeleknek. Lehet, hogy el kell mondania nekik az új eseményeket vagy különleges ajánlatokat, vagy válaszolnia kell egy olyan ügyfélre, akinek a vállalkozása nevében panasza van. Bármi is legyen a levele oka, mindig használjon professzionális hangot.

Lépni

1/2 rész: Üzleti levél elkészítése

Használjon professzionális levélpapírt. Egy üzleti levél képviseli a vállalatát. Tehát megkülönböztetőnek és kiváló minőségűnek kell lennie. A cég logójának vagy márkájának is szerepelnie kell rajta.
- Levélpapírt készíthet a Microsoft Word elrendezéseivel. Ügyeljen arra, hogy a fejléces levélben használja a már meglévő logót vagy márkát.
Nyisson meg egy szövegszerkesztő programot. Mindig készítsen üzleti levelet egy számítógépen.
- Hozzon létre egy új dokumentumot, és állítsa a dokumentum margóit 1 hüvelykre.
- Használjon olyan serif betűtípust, mint a Times New Roman, Georgia vagy Ariel. Ügyeljen arra, hogy a betűméret ne legyen nagyobb, mint 12, de ne legyen kisebb, mint 10. A betűt nem lehet nehéz elolvasni a helytelen betűtípus vagy méret miatt.
- Ügyeljen arra, hogy egyetlen távolságot használjon.
Használja a blokk alakját. A blokk űrlap az üzleti levelek leggyakoribb formátuma. Ezzel is a legkönnyebb dolgozni. Minden címsornak a bal margónak kell lennie, és az egyes címsorok után szóköz lesz. Fentről lefelé kezdve az üzleti levélnek a következő címsorokkal kell rendelkeznie:
- Az aktuális dátum, vagy a levél elküldésének dátuma. A dátum fontos, mivel felhasználható az Ön és a címzett nyilvántartásaihoz. Ezután legálisan is felhasználható. Tehát ellenőrizze, hogy a dátum helyes-e.
- A feladó címe. Ez az Ön címe, szabványos címformátumban formázva. Ha címe már szerepel a fejlécen, kihagyhatja ezt a lépést.
- A címzett címe. Ez annak a személynek a nevéből és címéből áll, akinek a levelet írja. Mr. / Mrs használata nem kötelező. Tehát, ha például Nina de Vriesnek ír, elhagyhatja a Mevrouw részt.
- A preambulum. Ez lehet "Kedves Mrs. de Vries" vagy "Kedves Nina de Vries". Ha nem biztos abban, hogy ki olvassa el a levelet, használja a "Tisztelt Uram vagy Asszonyom" szót. Használhatja az "L.S." szót is, de csak végső megoldásként, ha fogalma sincs róla, ki fogja olvasni a levelét.
- A levél törzse. Erre a cikk későbbi részében fogunk összpontosítani.
- A levél zárása, aláírással. Ez lehet "Tisztelettel" vagy "Tisztelettel".

2. rész 2: Az üzleti levél megírása

Határozza meg, hogy ki a célközönsége. A levél hangnemének mindig professzionálisnak kell lennie, tekintet nélkül a megcélzott közönségre. De előfordulhat, hogy a címzetttől függően módosítania kell a nyelvét vagy a választott szavakat. Ha egy másik vállalat humánerőforrás-osztályához ír, akkor hivatalosabbnak kell lennie az Ön nyelvén. De ha egy adott ügyfélnek írsz, használhatsz valamivel alkalmi vagy alkalmi nyelvet.
- A célcsoport meghatározása azt is jelenti, hogy világos lehet a célcsoportja felé. Kerülje az olyan terminológia használatát, amelyet olvasója nem ért. Például az ügyfél valószínűleg nem ismeri a vállalat űrprogramjában használt rövidítéseket, ezért ne használja a levélben szereplő rövidítéseket.
- A jó üzleti levél megírásának aranyszabálya az, hogy világos, tömör és udvarias legyen.
Az első mondatban tüntesse fel a levél célját. Fontolja meg a levél célját. Arról van szó, hogy tájékoztassa ügyfeleit az új tartózkodási helyéről? Emlékeztetni kell az ügyfelet egy ki nem fizetett számlára vagy a fennmaradó egyenlegre? Vagy válaszolni az ügyfél panaszára? Ezt a célt szem előtt tartva készítsen vázlatot az első mondathoz, amely azonnal tájékoztatja olvasóját arról, miről szól a levél. Ne legyen homályos a levél célja kapcsán. Legyen egyenes.
- Kezdje a "Velem" -nel, ha el akarja adni a véleményét mint vállalkozás tulajdonosa. Használja a "Mi" szót, ha cég vagy szervezet nevében ír.
- Koncentráljon egy olyan közvetlen kijelentésre, mint például: "Ezzel a levéllel tájékoztatni akarjuk Önt" vagy "Ezzel a levéllel szeretnénk Önt kérni". Akkor is használhat "I" utasítást, ha vállalkozóként írja a levelet. Például: "A miatt lépek kapcsolatba veled" vagy "Nemrég hallottam erről ... és szeretnék többet tudni ..."
- Például, ha Ön (vállalkozás tulajdonosaként) levelet ír Nina de Vries-nek a múlt hónapban ki nem fizetett számláról, akkor kezdheti: . "
- Vagy egy vállalat alkalmazottjaként, ha válaszol egy ügyfél panaszára a vállalat űrprogramjával kapcsolatban, akkor azzal kezdheti a levelet: "Megkaptuk panaszát az űrprogramunkkal kapcsolatban a Mars felé".
- Lehet, hogy azért írod a levelet, hogy tudassa az ügyféllel, hogy nyert egy versenyt vagy helyet kapott egy tanfolyamon. Kezdje egy mondattal, például: "Örömmel tájékoztatlak ..." vagy "Szeretnénk tájékoztatni Önt arról, hogy ..."
- Ha rossz híreket kell eljuttatnia, kezdje egy mondattal: "Sajnáljuk, hogy tájékoztattuk Önt ..." vagy "Alapos megfontolás után úgy döntöttem, hogy nem ..."
Használja az aktív hangot a passzív hang helyett. Általános nyelvben gyakran használjuk a passzív formát. De a passzív forma unalmassá és zavarossá teszi azt, amit írsz. Az aktív forma sokkal hatékonyabb egy üzleti levélben, mert határozottabb hangot ad.
- A passzív forma példája például: „Milyen konkrét panaszokat tudok megoldani az Ön számára?” A mondat tárgya, az ügyfél („te”) a mondat végén van, nem pedig az elején mondatának.
- Az aktív formára példa például: "Mit tehetek panaszainak megoldása érdekében?" A mondat ezen változata aktív formában sokkal világosabb és könnyebben érthető az olvasó számára.
- A passzív űrlap használata nagyszerű módja lehet annak, hogy üzenetét továbbítsa anélkül, hogy figyelmet fordítana egy hibára vagy megkérdőjelezhető kérdésre. De ezt csak akkor használja. Általában az aktív forma sokkal hatékonyabb az üzleti levelekben.
Mutasson egy korábbi eseményt vagy beszélgetést az olvasóval, ha alkalmazható. Lehet, hogy a hónap elején felvette a kapcsolatot Nina de Vries-szel, és figyelmeztetést adott a be nem fizetett számlájára. Vagy talán egy ügyfél a múlt hónapban tartott konferencián csalódottságát fejezte ki az űrprogram miatt. Ha már kapcsolatba lépett az olvasóval, nyugtázza ezt. Emlékezteti az olvasót korábbi kapcsolatfelvételére, és sürgetőbbé és fontosabbá teszi az üzleti levelet.
- Használjon olyan kifejezést, mint: "Folytatva a kifizetetlen számláról szóló levelemet" vagy "Köszönjük a márciusi befizetést". Vagy "Nagyon hasznos volt hallani az űrprogrammal kapcsolatos álláspontjáról a májusi konferencián."
Kérjen segítséget. Tegyen pozitív hangot az olvasóval azáltal, hogy udvarias kérelmet nyújt be, vagy segítséget ajánl fel nekik együttműködési kapcsolat formájában.
- Tegyük fel, hogy Ön egy vállalkozás tulajdonosa, aki számlát fizet. Használjon olyan kifejezést: "Nagyra értékelem, ha a lehető leghamarabb teljesíti a ki nem fizetett számláját."
- Tegyük fel, hogy a cége nevében ír. Használjon olyan mondatot: "Örülnénk, ha személyes találkozót szerveznénk Ön és az emberi erőforrások tisztviselője között."
- Felajánlhatja azt is, hogy megválaszolja az olvasói kérdéseket vagy aggályokat. Használjon olyan kifejezést: "Örömmel válaszolok a fiókjával kapcsolatos kérdéseire vagy aggályaira." Vagy: "Szeretné, ha további részleteket közölnénk a programmal kapcsolatban?"
Zárja be a levelet. Vegyen fel egy cselekvésre ösztönző felhívást magának és az olvasónak. Ez lehet egy meghatározott dátum előtti fizetési felszólítás vagy megjegyzés az olvasóval való hivatalos megbeszélésről.
- Adjon hozzá egy mondatot, ahol a jövőben megszólítja a címzettet. "Várom, hogy találkozhassunk a jövő heti költségvetési ülésen." Vagy "várom, hogy ezt tovább megvitassuk Önnel a székházba tett látogatásunk során."
- Ügyeljen minden olyan dokumentumra, amelyet hozzá kíván adni a leveléhez. Adjon hozzá egy mondatot, például: "A mellékletekben megtalálja a fennálló számlát" vagy "A mellékletben talál egy űrprogramunk másolatát".
- Zárja le a levelet záró mondattal. Használja a „Tisztelettel” ügyfelek vagy ügyfelek számára.
- Használja a „Tisztelettel” hivatalos leveleket azoknak az embereknek, akiket nem ismer.
- Csak a „Üdvözlettel” vagy a „Üdvözlettel” szót használja, ha olyan ismerősnek ír, akit jól ismer vagy dolgozik.
Olvassa el újra a levelet. Hiába lesz minden pontos formázása és szava, ha a levél tele van helyesírási hibákkal!
- Vegye figyelembe a passzív forma bármilyen használatát, és próbálja meg megváltoztatni a mondatot az aktív formára.
- Figyeljen minden hosszú, nem egyértelmű és bonyolult mondatra. Egy üzleti levélben a kevesebb általában több, ezért rövidítse le a mondatok hosszát, ha lehetséges.