Tartalom

• Lépni
• 1/2 módszer: Automatikus áttekintés
• 2/2-es módszer: Adatok kézi csoportosítása
• Tippek
• Figyelmeztetések

Az Excel rendelkezik néhány igazán hasznos funkcióval, ha tudja, hol találja meg őket. A legkönnyebben megtanulható a csoportosítás és az áttekintés, amelyek minimalizálhatják a nagy mennyiségű adatot, és megkönnyítik a bonyolult táblázatok kezelését. Tegye a következőket az adatcsoportosítás előnyeinek kihasználásához az Excel újabb és régi verzióiban egyaránt.

Lépni

1. Nyissa meg a használni kívánt fájlt. A csoportosítás nagyon hasznos a nagy táblák kezelhetőbbé tételéhez méretük és megjelenésük szempontjából, de az egyszerűség kedvéért egy kis táblázatot használunk ehhez a bemutatóhoz.
2. Menj adat. Az Excel újabb verzióiban ez a szalag része. Ha régebbi verziója van, kattintson rá Adat legördülő menü.

1/2 módszer: Automatikus áttekintés

1. Menj adat > Csoportosítás > Automatikus áttekintés. Az Excel régebbi verzióiban lépjen a Adatok> Áttekintés> Automatikus áttekintés.
   • Az Excel csoportosításkor logikai egységekben szereplő adatokat keres (pl. a címsorok az elején és a képletösszegek a végén), kijelöli őket, és lehetőséget ad a minimalizálásra. Amikor az Excel azt jelzi, hogy nem lehet automatikus áttekintést létrehozni, ez azért van, mert nincsenek képletek a táblázatban. Ebben az esetben manuálisan kell csoportosítania az adatokat (lásd: Az adatok kézi csoportosítása).
2. Tekintse meg a táblázat automatikus áttekintését. A táblázat összetettségétől és elrendezésétől függően azt tapasztalja, hogy adatainak egyes részei csoportokba vannak osztva, szögletes zárójelben jelezve a cellatartomány felső és bal oldalán. A munkalap minta nagyon egyszerű, és csak egy helyre van csoportosítva.
   • A példa áttekintésében az első sor (fejléc) és az utolsó két (mindkét képletet tartalmazó) sor közötti adatok automatikusan csoportosulnak. A B7 cella például tartalmaz egy SUM képletet.
     
     
     
     
   • Kattintson az [-] gombra az adatcsoport minimalizálásához .
     
     
     
     
   • Nézze meg a megmaradt adatokat. Ez általában fontos információ, amely lehetőséget ad a táblázat felhasználójának arra, hogy mélyebben belemerüljön-e a részletekbe vagy sem, megkönnyítve ezzel a táblázat felügyeletét.
     
     
     
     
3. Távolítsa el az automatikus áttekintést, ha akarja. Ha az Excel hibásan értelmezett bizonyos adatokat, és Ön nem elégedett az eredménnyel, akkor az áttekintéssel újból törölheti adat > Csoportosítás megszüntetése (vagy Áttekintés) és akkor Tiszta áttekintés kiválaszt; ettől a ponttól kezdve manuálisan csoportosíthatja és csoportosíthatja az adatokat (lásd az alábbi módszert) .Ha az automatikus áttekintésnek csak néhány változtatásra van szüksége, akkor kisebb beállításokkal időt takaríthat meg magának.

2/2-es módszer: Adatok kézi csoportosítása

1. Válassza ki a minimalizálni kívánt cellákat. Ebben az esetben csak a fejléceket és az összesítést szeretnénk megjeleníteni az adatok minimalizálása után, ezért mindent kijelölünk a kettő között.
2. Menj adat > Csoportosítás > Csoportosítás . Az Excel régebbi verziói esetén keresse fel a következő címet: Adat > Áttekintés > Csoportosítás.
3. Amikor a rendszer kéri, válassza a lehetőséget Sorok vagy Oszlopok. Ebben a példában függőlegesen akarjuk összecsukni az adatokat, így választjuk Sorok.
4. Tekintse meg az adatok csoportosított részét. Most szögletes zárójelben van jelölve a cellák bal oldalán vagy tetején.
5. A kicsinyítéshez kattintson a [-] gombra.
6. Válassza ki és csoportosítsa a kívánt szakaszokat. Ha szükséges, bontsa ki az aktuális választást (a [+] gomb megnyomásával), majd új csoportok létrehozásához ismételje meg az 1–4. Lépéseket. Ebben a példában egy új alcsoportot fogunk létrehozni az első csoporton belül, részösszegek nélkül, ezért az összes cellát kiválasztjuk a címsorok és az részösszegek között.
   • Nézze meg az adatok csoportosított részét.
     
     
     
     
   • Minimalizálja az új csoportot, és vegye észre a megjelenésbeli különbségeket.
     
     
7. Szakasz csoportjának leválasztása: válassza ki ezt a szakaszt a Shift gombbal, és lépjen a következőre: adat > Csoportosítás megszüntetése > Csoportosítás megszüntetése. Az Excel régebbi verzióiban lépjen a Adat > Áttekintés > Csoportosítás megszüntetése
8. Ha mindent szét akar bontani, menjen a következőre: adat > Csoportosítás megszüntetése (vagy Áttekintés) > Csoportosítás megszüntetése.

Tippek

• Gyakran előfordul, hogy az automatikus áttekintés funkció nem pontosan úgy működik, ahogy szeretné. A kézi áttekintés - vagyis csoportok létrehozása - néha egyszerűbb és jobban összpontosít a táblázat adataira.
• Nem használhatja ezt a funkciót, ha a munkalap megosztott.

Figyelmeztetések

• Használja a Csoportosítást nem ha html oldalként szeretné menteni az Excel fájlt.
• Használja a Csoportosítást nem ha biztonságba akarja hozni a munkalapot; a felhasználó nem tudja kibővíteni vagy összecsukni a sorokat!