Tartalom

• Lépni
• 3 módszer 1: Tudja, hogyan töltse el az idejét
• 2/3 módszer: Kerülje a zavaró tényezőket
• 3/3 módszer: Használja ki hatékonyan az idejét
• Figyelmeztetések

Mindannyiunknak az az érzése, hogy egyszerűen nincs elegendő óra egy nap alatt ahhoz, hogy mindent elvégezzünk. Néhány egyszerű szervezési és időgazdálkodási készség segíthet abban, hogy a legtöbb időt kihasználja. Megtanulják, hogyan kell okosan felhasználni az időt, hogy többet tegyenek a rendelkezésre álló idő alatt.

Lépni

3 módszer 1: Tudja, hogyan töltse el az idejét

1. Kövesse nyomon a napi tevékenységeit. Ellenőrizze, mit csinál minden nap, és jegyezze fel, mennyi időt tölt rá. Lehet, hogy meglepődik, hogy mennyi időt pazarol el egy nap alatt, a ténylegesen elvégzett munkához képest.
   • Ne felejtse el nyomon követni az olyan hétköznapi feladatokat, mint a reggeli készítése, takarítás, zuhanyozás stb.
2. Írja le az összes tevékenységét egy füzetbe. Ha már tudja, mit csinál minden nap, és mennyi időt tölt rá, írja le. Ha összegyűjti ezeket az információkat, és egyszerre csak egy oldalon látja, akkor láthatja azokat a mintákat és esetleg olyan területeket is, ahol pazarolja az idejét.
   • Legyen átfogó és világos, amikor jegyzetel. Ne állítsa össze az egyes eseményeket, ne felejtse el az apró feladatokat, és mindenképpen használja a pontos időbélyegeket a napi tevékenységek nyomon követésére.
   • Hasznos lehet bizonyos típusú tevékenységek kategorizálása. Például a háztartási feladatokat kék színnel, a tevékenységeket pirossal és a szabadidős tevékenységeket fekete színnel írja. Ez segít elképzelni, hogyan tölti az idejét.
3. Fontolja meg, hogyan tölti az idejét. Napi egy órát töltesz azzal, hogy nem csinálsz semmit? Két óra, hogy eldöntsék, hol egyenek? Nyolc óra internetezés? Keresse meg az időtöltés szokásait, és határozza meg, hogy mire van szükség és mire nincs szükség.
   • Az önkontroll hiánya miatt pazarolja az idejét? Halogató vagy? Túl nagy felelősséget vállal a vállán? Ezeket a kérdéseket teheti fel magának, miközben értékeli, hogyan tölti az idejét.
   • Előfordulhat, hogy egész nap olyan tevékenységeket bont, amelyeknek nincs értelme. Például valószínűleg nem okos fél órát dolgozni, majd 10 percet triviális dolgokkal tölteni, majd további fél órát dolgozni. Koncentráltabb és eredményesebb lesz, ha egy órát dolgozik, és később egy aprócska feladatot kezel.
   • Jobb megoldani a feladatait úgy, hogy "blokkokra" osztja őket. Ez egy olyan módszer, amelynél előre meghatározott időtartamot ütemez egyetlen feladatra zavaró tényezők nélkül.
4. Fontolja meg a kiigazításokat. Most, hogy pontosan tudja, mire tölti az idejét, kezdjen aktívan módosítani az ütemtervet. Ügyeljen arra, hogy azonosítsa azokat a területeket, amelyekre nem fordíthat kevesebb időt. Az, hogy valami sokáig tart, még nem jelenti azt, hogy elpazarolt idő lenne.
5. Ha napi három órát tölt munkával kapcsolatos e-mailek küldésével, nem valószínű, hogy képes lesz csökkenteni ezt az időt. Ha azonban négy vagy öt személyes e-mailt küld hivatalos e-mailjei során, akkor biztosan csökkentheti az e-mailekre fordított időt.
6. Változtassa meg szokásait és normáit. Bármi is legyen az időgazdálkodási problémád, mindig van megoldás. Miután eldöntötte, hol és hogyan töltse el az idejét, akkor tervezett erőfeszítéseket kell tennie az időgazdálkodás megváltoztatására.
   • Ha túl sok időt tölt el takarítással vagy az ételek főzésével, és megengedheti magának, fontolja meg házvezetőnő vagy szakács felvételét. Néhány ember számára az idejük többet ér, mint a pénzük.
   • Napjának nagy részét céltalanul böngészheti az interneten. Korlátozhatja bizonyos internetes oldalak vagy közösségi hálózatok fiókokhoz való hozzáférést (miközben állítólag valami mással dolgozik).

2/3 módszer: Kerülje a zavaró tényezőket

1. Határozza meg a zavaró tényezőket az életében. Az idő hasznos felhasználásának legnagyobb veszélye a folyamatos figyelemelterelés. Próbáld meg meghatározni, hogy mely tevékenységek vagy emberek szokták pazarolni az idődet. Legyen szó egy folyton beszélgető barátról vagy egy makacs szokásról, amely megakadályozza a munkát, megtalálhatja a módját, hogy elkerülje ezeket az időveszteségeket.
   • Ha sok időt tölt azzal, hogy olyasmit csinál, amely nem eredményez számodra kívánatos eredményt, akkor valószínűleg ez csak egy zavaró tényező az életedben, amelyet érdemes elkerülnöd.
   • Irodai környezetben valószínűleg sok kollégáját zavaró tényezőként fogja látni. Kerülje a csevegést vagy az időjárással kapcsolatos beszélgetéseket, ha valamit el kell végeznie. Ne feledje azonban, hogy az irodában való hozzáállása éppoly fontos a karrierje szempontjából, mint az időgazdálkodás, ezért ne legyen durva.
2. Kerülje a hosszú telefonhívásokat. Ha úgy találja, hogy sok időt tölt hosszú telefonhívásokkal, akkor változtassa meg telefonálási szokásait. Gyakran többet érhet el személyes beszéléssel, mint telefonon, ezért ne beszéljen telefonon.
   • Sok telefonbeszélgetés felesleges és felesleges fecsegésből áll, különösen a beszélgetés elején vagy végén. Az emberek hajlamosak elveszíteni az összpontosítást, és eltévelyednek a telefonon, ezért legyen ezzel tisztában. A személyes beszélgetések során inkább csak a munka kérdéseire kell koncentrálni. Ennek az az oka, hogy egyik találkozót sem veszi körül a figyelemelterelés.
3. Ne böngésszen túlzottan az interneten. Sokan az internetet kulcsfontosságú eszközként használják az elvégzendő feladatok elvégzéséhez. Ugyanakkor ugyanannyian bűnösek, hogy haszontalan hírcikkek, sportriportok és hírességek, cicák vagy kölykök fotói felé tévedtek. Legyen fókuszált, amikor online. Rendelkezésre állnak olyan programok, amelyek blokkolnak bizonyos alkalmazásokat, webhelyeket és domaineket, így segítenek csökkenteni az internethez kapcsolódó figyelemelterelést.
   • Kerülje a Facebookot, a Twittert és más közösségi oldalakat, ha állítólag valami mást csinál.
   • A különféle témák guglizása szintén veszélyes időpazarlás. Gondolhatja, hogy keresni fog valamit, de mielőtt tudna róla, több mint három órán át az internet legtávolabbi zugaiba került.
4. Tegyen fel egy "Ne zavarjanak" feliratot. Valószínűleg ismeri azt a jelzést, amelyet a szálloda szobájának ajtajára akaszthat. Ez a jel ugyanolyan hatékony lehet irodai környezetben vagy munkahelyen. Az ilyen jelzést maga is kinyomtathatja, és szükség esetén felakaszthatja a munkaterület ajtajára. Ezzel véget ér a pletyka, amely megakadályozza a munkát.
   • Ha otthon dolgozik, elengedhetetlen, hogy külön munkaterülete legyen. Ne dolgozzon otthona közös helyiségeiben, mivel a televízió, a telefon vagy a játékkonzol könnyen megakadályozhatja a munkát.
5. Szánjon időt az elkerülhetetlen zavaró tényezőkre. Vannak olyan zavaró tényezők, amelyeket néha egyszerűen nem lehet elkerülni. Néha a főnöke szakít időt a munkanapról egy csevegésre, vagy esetleg egy idősebb családtag, akinek állandó segítségre van szüksége az egyszerű feladatok elvégzésében. Bármilyenek is ezek az elkerülhetetlen zavaró tényezők, ha előre helyet ad nekik, akkor kevesebbet vesznek el a szükséges projektekhez és tevékenységekhez szükséges életfontosságú idejétől.

3/3 módszer: Használja ki hatékonyan az idejét

1. Írjon le mindent. Ne bízzon a memóriájában a feladatok elvégzésében. Írjon le mindent, amit meg kell tennie egy helyre, és gyakran hivatkozhat erre a listára céljainak elérése érdekében.
   • Még akkor is, ha egy feladat kevésbé tűnik nagynak vagy hétköznapinak, jegyezze fel. A naptáradat olyan kis megjegyzésekkel kell megtölteni, mint a "Hívd Stefant", "Keresd fel a haszonkulcsot" vagy az "E-mail szakács" -ot.
   • Győződjön meg róla, hogy mindig van magánál jegyzetfüzet, és írja le a feladatokat, amint azok elhaladnak. Úgy gondolja, hogy később emlékszik rá, hogy leírja őket, de valószínűleg elfelejti.
2. Használjon napirendet. A naptár vagy a tervező egyszerű hozzáadása a szervezeti eszközök gyűjteményéhez segít hatékonyan megszervezni az idejét. Írjon fel minden új határidőt, feladatot vagy értekezletet, amelyet hozzáad az ütemezéséhez. Szánjon egy kis pillanatot minden reggel, hogy áttekintsék az adott napirendet, hogy tudják, mi áll előttetek.
3. Kerülje a kettős kötelezettségeket. Szervezze meg ütemezését úgy, hogy elkerülje a túlkérdezést, és ne vállaljon túl sok projektet vagy eseményt egyszerre. Ellenőrizze a naptárát, mielőtt bármit is elfogadna, hogy biztosan legyen rá ideje. Ez rendezetten tartja az idejét anélkül, hogy elveszítené a rendszeres ütemtervet.
4. Kerülje a zavaró tényezőket. Hatékonyan kezelheti az idejét azáltal, hogy eltávolítja azokat az elemeket, amelyek elvonhatják a figyelmét, vagy elkóborolhatnak és elmaradhatnak a menetrendjétől. Tartsa távol a televíziót és a játékokat attól a helytől, ahol tanul vagy papírmunkát végez, hogy az előbb elvégzendő feladatokra összpontosítson, és később tárolja a szórakoztató dolgokat.
5. Szervezze feladatait fontosság szerint. Bölcsen kezelje az idejét azzal, hogy először elvégzi a legfontosabb vagy az időhöz kötött feladatokat. Jelölje meg ezeket a tervezésben egy speciális színjelzővel vagy egy kis matricával. Először ütemezze a kiemelt feladatokat, és adjon magának elegendő időt azok elvégzésére, majd dolgozzon kevésbé időérzékeny dolgokon a legfontosabb azonosított feladatok körül.
   • Legyen hajlandó időről időre megváltoztatni prioritásait. A dolgok az utolsó pillanatban jöhetnek be, és azonnali figyelmet igényelnek. Időről időre le kell állítania, amit csinál, és energiáját és idejét ezekre a váratlan feladatokra kell összpontosítania. Csak győződjön meg arról, hogy ez nem fordul elő túl gyakran.
   • Ha azt tapasztalja, hogy a nap folyamán következetesen átrendezi prioritásait, akkor valami nincs rendben. Noha kisebb változások várhatók a menetrendben, a folyamatos kiigazítások valószínűleg azt jelentik, hogy nincsenek rendben prioritásai.
6. Légy realista. Adjon reális időt az egyes feladatok elvégzésére. Ha úgy gondolja, hogy valami fél órától egy óráig tart, adjon magának egy teljes órát. Legyen reális abban, hogy mennyi idő telik el, hogy elkerülje a túlterheltséget vagy a késést.
   • Mindig biztonságosabb, ha biztonságban vagy, és több időt adsz magadnak, mint amire szükséged lesz. Ha hamarabb elvégzi a feladatát, akkor szabadon folytathatja a következő feladatot - aminek végül nem kell befolyásolnia a termelékenységét.
7. Tervezze meg alapvető szükségleteit. Ne felejtsd el időzíteni a mindennapi dolgokat, például az étkezést és a zuhanyozást. Ez nyilvánvalónak tűnhet, de a többi ütemezett feladat mellett fontos időt szánni ezekre a dolgokra, hogy megbizonyosodjon arról, hogy nem hagyja ki őket, és ezek a dolgok nem késnek el a menetrendtől.
8. Használjon emlékeztető rendszert. Használjon egyszerű emlékeztetőket a napi tervező mellett, hogy emlékezzen a fontos feladatokra vagy határidőkre. Használja a post-it vagy a hang- vagy szöveges figyelmeztetéseket a mobiltelefonján, hogy emlékeztesse Önt az adott pillanatban tennivalókra, vagy ha valamit tervez. Egy ilyen biztonsági rendszer segít elkerülni a dolgok elfelejtését.
   • Kerülje a más emberektől való függést, hogy gondolkodjanak valamiről. Valószínűleg ugyanolyan feledékenyek, mint te.
   • Ha valami rendkívül fontos, állítson be több emlékeztetőt magának. Hiányozhat egy post-it vagy telefonos riasztás, de nem több.
9. Kérjen segítséget. Kérjen segítséget mástól, és szükség esetén delegáljon kisebb feladatokat. Átfogó menetrendje előnyös lesz, ha el tudja nyelni a büszkeségét, és megkér valakit, hogy segítsen néhány apró házimunkában a ház körül, vagy vacsorát főzni egy mozgalmas hétköznap.
   • Ügyeljen arra, hogy a felelősségeket képzett emberekre ruházza át. Nem elég valakitől egy adott feladatot kérni. Azt akarja, hogy jól végezzék ezt a munkát.
   • Ne szokás, hogy a munkádat másokra bízza. Nem tükrözi az időkezelési képességeket. Inkább az jön át, mintha csak lusta és motiválatlan lenne.
10. Értékelje a termelékenységét. Időről időre szükséges távolról szemlélni a munkáját és elemezni, hogy mit ért el, mennyire teljesített és mennyi ideig tartott. A munka és az élet ezen aspektusainak ismerete segíthet abban, hogy változtatásokat hajtson végre az ütemezésen és a napi munkamódszeren, meglepően hatékony eredményeket hozva.
11. Jutalmazd meg magad. A túl kemény vagy túl hosszú munka kiégéshez vezethet, ami még a legegyszerűbb feladatokra is nehezen tud összpontosítani. Szánjon rá néhány percet arra, hogy megünnepelje az elérteket, és megjutalmazza magát valamivel, amit igazán élvez.
    • Győződjön meg arról, hogy a szünetet az élvezetnek szenteli. Kapcsolja ki a munkahelyi telefont, és ne válaszoljon az e-mailekre. Ha összekevered a munkát a szabadidőddel, akkor nem jutalmazod magad, és nem tudod elkerülni a kiégést.
    • Ha hétfőtől péntekig dolgozik, tartsa szabadon a hétvégét. Ha három hónapja dolgozik egy projekten, akkor végezzen rövid szabadságot, ha végzett.

Figyelmeztetések

• Ne hagyja, hogy elméje elkalandozzon, és ne próbáljon megálmodni mindennapi feladatai során.