Legyen recepciós

Tartalom

Lépni
1. módszer a 2-ből: 1. rész: Megfelelő képességekkel rendelkezik
2. módszer 2-ből: 2. rész: Legyen reprezentatív
Tippek
Figyelmeztetések

Minden látogatót befogadó vállalatnak szüksége van recepciósra. A recepciós az, aki a cég vagy intézmény pultjánál fogad látogatókat. Általában ez az első ember, akivel a látogatónak találkoznia kell, és mint tudják, az első benyomás mindig nagyon fontos. A recepciósnak udvariasan fogadnia kell a látogatót, és helyesen kell válaszolnia, telefonon vagy e-mailben is. Mintha a vállalat névjegykártyája lenne.

Lépni

1. módszer a 2-ből: 1. rész: Megfelelő képességekkel rendelkezik

Kiváló szervezési képességekkel rendelkezik. Recepciósként Ön a cég névjegykártyája - - Ön az a személy, akivel az ügyfél először beszél, és akihez az alkalmazottak információért és tervezésért érkeznek. A hívások fogadásán és a látogatók átirányításán kívül gyakran ügyfelekkel kell foglalkoznia, mindenféle rendezvényt kell szerveznie, találkozókat kell szerveznie stb. Mivel ez sok felelősséggel jár, fontos, hogy Ön, mint recepciós, jól szervezett legyen, hogy több dolgot végezhet egyszerre. tehet. Ha nem képes egyszerre több feladatot elvégezni és a megfelelő sorrendben elvégezni, akkor nem fog sokáig tartani recepciósként.
- A szervezés jó módja az, ha befektet egy olyan archiváló rendszerbe, amellyel együtt dolgozhat. Fontos, hogy tudja, milyen papírokra és információkra lehet szüksége a főnökének, kollégáinak és ügyfeleinek. Tegye ezeket az információkat különböző mappákba - a számítógép asztalára vagy papírra. Szervezze rendszerét a legjobban megfelelő módon - ha ehhez neon cetlikre van szüksége, az is rendben van.
- A szervezettség azt is jelenti, hogy motiválhatja magát - nincs szüksége arra, hogy bárki megmondja, hogyan kell valamit csinálni, vagy hogy jó úton haladjon. Ha jól szervezett vagy, akkor pontosan tudod, mely feladatokat kell elvégezned egy nap alatt, és mely dolgoknak van elsőbbség.
- Győződjön meg arról, hogy kéznél van (sok) telefonszám, például munkatársai, vállalkozói, értékesítői, sürgősségi szolgálatai stb. Tárolja a telefonszámokat egy speciális számítógépes programban vagy egy Rolodex-ben.
Győződjön meg arról, hogy rendelkezik egy kis műszaki ismerettel. A legfontosabb technológia, amellyel a recepciósnak foglalkoznia kell, az a telefon - és mindazok a gombok és vonalak, amelyek ehhez kapcsolódnak. A számítógépes ismeretek szintén nélkülözhetetlenek - a legtöbb recepciósnak tudnia kell, hogyan küldjön e-mailt, és jól kell tudnia használni a szövegszerkesztőt. Hasznos az is, ha tudja, hogyan kell táblázatot készíteni, és milyen programokat lehet használni annak a vállalatnak, amelynek dolgozik.
- Ne feledje, hogy nagy valószínűséggel képesnek kell lennie a fénymásoló, a szkenner és a nyomtató kezelésére is (és elháríthatja azokat a problémákat, amelyeket munkatársai tapasztalnak, amikor ezekkel az eszközökkel dolgozik). Ha tudja, hogy milyen felszerelést használ, tanulmányozza át a kézikönyveket, hogy megoldja a leggyakoribb problémákat.
Legyen megbízható. A recepciós várhatóan mindig az íróasztalánál tartózkodik - a cég rossz nevet kap, ha senki sem válaszol telefonon, vagy ha a várakozási idő nagyon hosszú. Tegye prioritássá a megbízhatóságot - ha a főnöke tudja, hogy támaszkodhat rád, és hogy mindig ott vagy, hogy segítsen, nélkülözhetetlenné teszed magad.
Légy jó hallgató. A recepciós munkának fontos része, hogy más embereket hallgasson meg - telefonon, amikor az ügyfél kérdést tesz fel az íróasztalnál, vagy ha információt továbbítanak Önnek. Ha jó hallgató vagy, hatékonyabban tudsz dolgozni - könnyebben meg tudod oldani a problémákat, ha azonnal megérted, amit valaki kér tőled, és jobban tudod irányítani az ügyfeleket arra az osztályra, ahol segíteni tudnak.
Jegyezzen fel mindent. Amikor főnöke arra kér, hogy tegyen valamit, jegyezze fel a részleteket. Amikor az ügyfél felhív, feltétlenül írja le az adatait (név, elérhetőség, mit akar, stb.). A jegyzetek segítenek rendezettségben maradni, és emlékeztetnek minden apró dologra, ami egy nap folyamán jelentkezik. Írja le jegyzeteit egy füzetbe vagy jegyzetfüzetbe, és mindig tartsa magánál. Meg fog lepődni, hogy ez mennyire hasznos, különösen, ha meg akarja tudni, hogy mit szeretett az a személy, aki öt órája felhívott.
- Ügyeljen arra, hogy részletesen írjon ki üzeneteket, és olvassa el az írottakat. Ismételje meg az üzenetet és / vagy az elérhetőségeket írás közben, hogy megbizonyosodjon a helyes információkról.
Udvariasan fogadjon egy telefont szokásos üdvözletével, például: "Jó reggelt, beszélsz ____ (a neved), ____ (cég neve), hogyan tudok segíteni?Ügyeljen arra, hogy egy vagy két csengetés után válaszoljon a telefonra. Nem baj, ha az embereket egy percnél hosszabb ideig tartják visszatartva (ez hosszabb, mint gondolná).
- Figyelje meg figyelmesen annak a személynek a nevét, akit a telefonál. Ismételje meg, ha meg akarja győződni róla. Kérdezze meg, hogy a hívó fel tudja-e írni a nevet, ha nehéz megérteni.
- Tegye át szépen a beszélgetést egy szokásos kifejezéssel, például: "Várjon egy percet, átadlak Mr. Smithhez". Vagy ha az illető beszélgetésben van: "Mister Smit éppen beszélget. Szeretne várni, vagy továbbítom az üzenetet?". Udvariasan köszönje meg a hívónak, és továbbítsa a hívást.
Üdvözölje a csomagküldőket ugyanolyan szakmaisággal és udvariassággal, mint bármely más látogatót. Lehet, hogy alá kell írnia a szállításhoz. Ellenőrizze, hogy az aláírása olvasható-e. A kézbesítőnek szüksége lehet útmutatásokra, hova tegye a csomagot. Feltétlenül vegye fel a kapcsolatot a megfelelő alkalmazottakkal ilyen ügyekben.
Eredményesen és udvariasan fogadja a vállalkozásba érkező ügyfeleket. Miután a látogató elmondta, hogy kik ők és kiket keres, kapcsolatba lép az illetővel, és elmondja nekik, hogy ki van ott. A szokásos mondat, amelyet erre használhat: "Smit úr, Mrs. Jansen az XYZ b.v.-től itt van a 2 órás megbeszélésre". Mindig próbáljon meg adni utó- és vezetéknevet, valamint az általuk képviselt céget. Hasznos megkérdezni, hogy van-e időpontja. Smit úr ezután további utasításokat ad arról, hogy hova kell várni az ügyfelet, és ez meddig tart. Ezután elmondhatja a látogatónak: "Mister Smit egy perc múlva ott lesz". Vagy: "Smit úr azt mondja, hogy befejezi az értekezletet, és hogy 5 perc múlva ott lesz. Kérem, üljön le".

2. módszer 2-ből: 2. rész: Legyen reprezentatív

Legyen pozitív hozzáállás. Mint fent említettük, a recepciós a cég névjegykártyája - az ügyfelek először látnak, és megválaszolják azoknak az embereknek a kérdéseit, akik nem tudnak eljönni az irodába. Senki sem akarja, hogy savanyú vagy morcos arc fogadja. Mindig legyen mosoly az arcán és vidám személyiség. Legyen türelmes a nehéz ügyfelekkel szemben, még akkor is, ha idegeskednek.
- Még akkor is, ha nagyon nehéz ügyfele van, mindig emlékeztesse magát arra, hogy erős, boldog személyisége van. Mondd el magadnak, hogy csalódásukat veszik ki rajtad, de tudd, hogy mindaddig, amíg mindent megtesz annak érdekében, hogy befogadd őket, nem csak te csinálsz valamit rosszul. Jobb, ha hűvös maradsz, mint felrobbansz.
Készen áll egy üdvözlet. Mindig fontos, hogy barátságosan üdvözöljük az ügyfeleket. Még akkor is, ha valamit el kell végeznie, mielőtt segíthet az ügyfélnek, fontos, hogy üdvözölje őket, így tudják, hogy látták őket, és segítenek.
- Például: "Jó reggelt! Ha leülsz, mindjárt veled leszek!".
Legyen udvarias. Légy tisztelettudó. Úgy bánj mindenkivel, mintha ő lenne a legfontosabb ember, aki ma besétált az irodába. Ez a te munkád - senkit nem érdekel, hogy ma reggel órákat töltöttél egy forgalmi dugóban, vagy hogy csak kávét öntöttél új bőrcipődre. Hagyja otthon a személyes gondokat. Hogy az ügyfél kényelmesen érezze magát, és élvezze, ha beszélgetne veled.
Ruha képviselő. Ön egy vállalatot képvisel, ezért ügyesnek kell lennie. Fektessen be a vállalati kultúrának megfelelő ruházatba. Ha Ön egy bizonyos típusú üzlet (például egy ruházati márka) recepciósa, akkor jó lehet az adott márkájú ruhákat viselni. Hajlamos a konzervatív oldalra, kivéve, ha olyan helyen dolgozik, ahol a divat vagy más tényezők fontosak.
- Ellenőrizze, hogy vállalata rendelkezik-e speciális előírásokkal a ruházattal kapcsolatban. Lehet, hogy cége rendben van a hivatalos munkaruhákkal, de soha ne emlékezzen rád nak nek öltözz formálisan (a nadrágot nem lehet értékelni).
Mindig ügyesen nézzen ki.

Tippek

A személyes dolgokat tartsa elkülönítve a munkától. Ez azt is jelenti, hogy a munkahelyi beszélgetéseket és e-maileket nem kezeli. Az informatikai részleg figyelemmel kísérheti a számítógépes tevékenységeket.
Légy kedves a vezetőkkel, hátha tudsz segíteni nekik, ha nincs mit tenni.
Ne feledje, ki fizeti a fizetését, és mindig tisztelje őket.
Keressen valakit, aki szemmel tudja tartani az íróasztalt vagy a telefont, amikor mosdóba kell mennie, amikor ebédelni, nyaralni megy stb. Így nem várnak rád dühös emberek, amikor visszatérsz.
Kérdezze meg a kollégákat, hogy tudnak-e valamiben segíteni. Jobban barátokat szerezhet, ha panaszkodva segít, mint ellenségeket.
A levelek kezelése gyakran szintén a munkája része. Az első napon azonnal kitalálja, hova kell mennie, ki és mikor szállítja.
Mindig hajlandó új feladatot tanulni. A sokoldalúság sokat hozhat.
Írjon üzeneteket két példányban, és adjon egy példányt annak, akinek az üzenetet szánták. Vagy használjon naplót, ez megkönnyíti a dolgok megtalálását, különösen, ha nevet vagy telefonszámot keres.

Figyelmeztetések

Soha ne mondd, hogy "nem fogok". Akkor gyorsan elveszíti az állását.
Ne tegyél úgy, mintha kedves lennél. Az emberek pontosan látnak rajta. Legyen őszinte érdeklődő, udvarias és tiszteletteljes. Ha ezt nem tudja megtenni, akkor ne váljon recepciós. Lerontja a cég hírnevét. Akkor inkább keressen egy irodai munkát, ahol nem kell nyilvánosan megjelennie.
Ne vitatkozzon az ügyféllel vagy a hívóval. Irányítsa őt egy feletteshez.