Tartalom

• Lépések
• 1. módszer 9 -ből: Napirend kidolgozása
• 2. módszer a 9 -ből: Küldjön meghívókat
• 3. módszer a 9 -ből: Készítse elő a találkozó helyét
• 4. módszer a 9 -ből: Biztosítsa a találkozóhoz szükséges eszközöket
• 5. módszer a 9 -ből: Készítsen kérdőívet vagy kérdőívet
• 6. módszer a 9 -ből: Találkozó emlékeztető küldése
• 7. módszer a 9 -ből: Kezdje a találkozót a menetrend szerint
• 8. módszer a 9 -ből: Ragaszkodjon a találkozó témájához
• 9. módszer a 9 -ből: Válaszoljon a lehető legtöbb kérdésre

Bárki, aki közvetít vagy találkozót szervez, hasznos lesz ezeknek a tippeknek. A szervező feladatai közé tartozik a résztvevők meghívása és a lehető leghatékonyabb munkavégzéshez szükséges mindennel való ellátása.A házigazda felelős a találkozó menetéért is. Biztosítania kell a maximális koncentrációt a találkozó témájára, megakadályozva, hogy a résztvevők személyeskedjenek és megbeszéljék a találkozó szabályait. Ez az anyag megkönnyíti a találkozó megszervezését és lebonyolítását, hogy sikeres legyen.

Lépések

1. módszer 9 -ből: Napirend kidolgozása

1. 1 Adja meg az értekezlet kezdő és befejező időpontját, valamint az egyes kérdések megvitatásának határidejét. A találkozó résztvevői ezt udvariasságként fogják fel az Ön részéről.
2. 2 Kérdezze meg szervezete embereit vagy az ülést összehívó személyt, hogy milyen témákat kell felvenni a napirendre, és kérjen rövid leírást is minden kérdésről.

2. módszer a 9 -ből: Küldjön meghívókat

1. 1 A meghívók küldésének legjobb módja az e -mail, különösen, ha alkalmazottai rendelkeznek olyan programmal, amely egyesíti az e -mail funkciókat a naptárral és az emlékeztetőkkel.
2. 2 Határozza meg az ülések lefoglalásának határidejét. Ez lehetővé teszi, hogy előkészítse a szükséges mennyiségű erőforrást, hogy ne szakítsa meg az értekezletet a hiányzó anyagok előkészítése érdekében.

3. módszer a 9 -ből: Készítse elő a találkozó helyét

1. 1 A zökkenőmentes találkozóhoz megfelelően elő kell készítenie a szobát. Amikor olyan helyiséget bérel, amelyet gyakran használnak megbeszélésekre (például szállodai szobában vagy dedikált szolgáltatásban), számíthat arra, hogy a helyi személyzet hozzáértő és ismeri a tér előkészítésének árnyalatait.
   • Előadás elhelyezése - a székek úgy vannak beállítva, hogy az előadó a figyelem középpontjában legyen. Az ilyen elhelyezés különösen akkor hatékony, ha a fő cél bizonyos információk közlése.
   • Színházi elrendezés - egy elnökséget helyeznek el a szoba elején (egy asztal, amelyen a hangszórók és a szakértők ülnek). A többi résztvevő székeinek elrendezése egy előadóteremhez hasonlít.
   • Iskola elrendezés - Az asztalok a széksorok elé vannak állítva, hogy a megbeszélés résztvevői jegyzetelhessenek beszéd közben. A hangsúly a hangszórón van.
   • Kerekasztal. Válassza ezt az elrendezést, ha a résztvevők külön csapatként kívánnak tevékenykedni, és ösztönzik a gondolatok cseréjét a csoportok vagy az egyes résztvevők között.
   • Állítson fel U alakú asztalt. Ez egy tárgyalóterem, amely lehetővé teszi a résztvevők számára, hogy lássák egymást, és szükség szerint interakcióba lépjenek.
   • Ha nyílt találkozót tervez, amely magában foglalja a közönséggel való kommunikációt, helyezze a székeket körbe úgy, hogy a beszélő legyen a közepén.

4. módszer a 9 -ből: Biztosítsa a találkozóhoz szükséges eszközöket

1. 1 Az értekezlet teljes előkészítése tollkészletet, jegyzetfüzetet, segédeszközt, segédanyagot és minden mást tartalmaz, amire a találkozó során szüksége lehet.
2. 2 Hagyjon helyet a kérdéseknek. Ez lehet plakát vagy tábla, amelyre a résztvevők felírhatják kérdéseiket, vagy ragasztható papír matricák segítségével csatolhatják. A találkozó résztvevői tudni fogják, hogy egy bizonyos időpontban választ kapnak kérdéseikre, és a találkozó gördülékenyebben fog lezajlani.
3. 3 Készítsen italokat és harapnivalókat a hosszú találkozó résztvevői számára. Rövid megbeszélésekhez elegendő, ha minden asztalra palack vizet és egy tál édességet teszünk.

5. módszer a 9 -ből: Készítsen kérdőívet vagy kérdőívet

1. 1 A találkozó résztvevői közvetlenül a találkozó után felmérhetik annak minőségét, vagy kitölthetnek egy kérdőívet, és 1-2 napon belül elküldhetik e-mailben.
2. 2 Az értékelő lapok és kérdőívek lehetővé teszik annak meghatározását, hogy a résztvevők hogyan értékelték a találkozót.

6. módszer a 9 -ből: Találkozó emlékeztető küldése

1. 1 Az emlékeztetőket a résztvevők regisztrációjának utolsó napján vagy 1-2 nappal előtte küldik el.
2. 2 Kérje meg a jelentést, ha valaki megváltoztatta a terveit, és kénytelen visszalépni a részvételtől.

7. módszer a 9 -ből: Kezdje a találkozót a menetrend szerint

1. 1 A találkozón későn érkezők képesek "utolérni", de mások várakozását udvariatlanságnak tekintik.
2. 2 A találkozó elején tegyen szervezeti bejelentéseket, beleértve a szünetet és az ebédidőt, a WC helyeket, valamint azt, hogy hol és hogyan tehetnek fel kérdéseket az értekezlet résztvevői.

8. módszer a 9 -ből: Ragaszkodjon a találkozó témájához

1. 1 A találkozó szervezőjének el kell vezetnie a résztvevőket a találkozó témájához. Ha megengedi, hogy a kapcsolódó témákkal foglalkozzon, fennáll annak a veszélye, hogy megzavarja a munkarendjét.
2. 2 Tartsa be a kijelölt szünetet és ebédidőt.

9. módszer a 9 -ből: Válaszoljon a lehető legtöbb kérdésre

1. 1 Gyűjts össze kérdéseket a találkozó résztvevőitől. Hagyjon elegendő időt a válaszokra, hogy minél több ember érdeklődését kielégítse.
2. 2 A találkozó után maradjon elérhető távolságban, hogy megkereshessenek a találkozó résztvevői, akik zavarban vannak mások előtt beszélni, vagy azok, akiknek konkrét kérdéseik vannak, amelyek személyes megbeszélést igényelnek.
3. 3 Emlékeztesse a találkozó résztvevőit, hogy töltsék ki a kérdőívet vagy az ellenőrző listát, és köszönöm nekik, hogy részt vettek az értekezleten.