Tartalom

• Lépni
• 1/2 rész: Napirend megírása
• Készítsen napirendet a semmiből
• Naptár sablon használata
• 2. rész: 2: A naptár használatának bevált módszerei
• Tippek

A rendezett értekezlethez jól megírt napirendre van szükség. Ne hagyja, hogy a találkozója olyan unalmas és hatékony legyen, mint amilyennek látszik. A részletes, mégis rugalmas napirend betartásával korszerűsítheti és összpontosíthatja találkozóját, hogy a lehető legrövidebb időn belül elérje összes értekezleti célját. Akár saját naptárat szeretne írni, akár sablont használni, akár a legtöbbet kihozni egy már meglévő naptárból, a kezdéshez lásd az alábbi 1. lépést!

Lépni

1/2 rész: Napirend megírása

Készítsen napirendet a semmiből

1. Kezdje azzal, hogy címet ad a naptárának. A legfinomabb szakirodalmatól a legszárazabb táblázatokig szinte minden fontos dokumentumnak címre van szüksége, és ez alól a találkozó napirendje sem kivétel. A címének két dolgot kell elmondania az olvasónak: Először is, hogy napirendet olvas, másodszor pedig azt a témát, amelyről az értekezlet szól. Ha elhatározta, tegye a címet az üres dokumentum tetejére. A címnek nem kell virágosnak vagy bonyolultnak lennie - üzleti környezetben általában az egyszerű és közvetlen címek a legjobbak.
   • Ellenáll annak a késztetésnek, hogy külön vagy nagy betűtípust használjon a címéhez. A legtöbb esetben egyszerű, méltóságteljes betűtípust szeretne használni, mint a Times New Roman vagy a Calibri, és a címét ugyanolyan méretűvé kell tenni, mint a dokumentum többi betűje (vagy csak egy kicsit nagyobb). Ne feledje, hogy címe célja, hogy tájékoztassa az olvasókat arról, hogy mit néznek, nem feltétlenül szórakoztatva vagy elterelve a figyelmüket.
2. HozzáadásaKi?’, ’igaz?"és"mikor?msgstr "adatok a fejlécbe. A cím után az értekezlet napirendjeinek általában van egy fejlécük, amely részletesen változhat attól függően, hogy hivatalos a munkahelye. Ez a fejléc általában egy sor alatt van a cím alatt. Általában a fejlécben röviden felsorolja a megbeszélés tényszerű adatait, amelyeknek semmi köze nincs a tárgyalt témához. Ez azért van, hogy azok az emberek, akik nincsenek jelen, tudják, mikor és hol történt, és ki volt jelen. Az alábbiakban néhány dolgot hozzáadhat; a választott adatoktól függetlenül, győződjön meg róla, hogy egyértelműen azonosította az egyes információkat (a címke szövege félkövérré válik itt):
   • Dátum és idő. Ezek csoportosíthatók vagy különálló szakaszaikban.
   • Elhelyezkedés. Ha vállalkozásának több telephelye van, akkor felírhatja a címet, de ha csak egy hely van, akkor megnevezheti azt a helyiséget, ahol találkozik (pl. # 3-as tárgyaló).
   • Résztvevők. A munkakörök általában nem kötelezőek, de nem kötelezőek.
   • Különleges résztvevők. Ezek lehetnek különleges vendégek, előadók vagy konferencia-vezetők.
3. Írjon egy rövid nyilatkozatot a célokkal. Azok a találkozók, amelyeknek nincs egyértelműen meghatározott célja, értékes időt pazarolhatnak, mivel a résztvevők eldöntenék, miről beszéljenek. Ugorjon ki egy sort a fejléc után, és félkövér vagy aláhúzott szöveggel jelölje ki a célok szakaszát olyan címmel, mint a „Cél” vagy a „Cél”, amelyet kettőspont vagy új sor követ. Ezután néhány tömör és éles mondatban leírja a megbeszélés tárgyát képező pontokat. Tegye céljává, hogy 1-4 mondatot írjon ide.
   • Például, ha egy költségvetési értekezlet célkitűzéseit akarjuk írni, használhatjuk ezeket: "Célkitűzés: Sorolja fel a 2014–2015-ös pénzügyi év legfontosabb költségvetési célkitűzéseit, és vitassa meg a hosszú távú költségmegtakarítási intézkedéseket. Emellett Marcus Feldman kutatás-fejlesztési igazgató bemutatja a közelmúltbeli versenyfelmérés eredményeit. "
   • Ha valaha tudományos kontextusban írt, gondoljon a célkitűzésre, mint a találkozó összefoglalására. Alapvetően nagyjából azt mondod, hogy mit kell megbeszélni az ülésen, anélkül, hogy részleteznéd.
4. Írjon ütemtervet a találkozó főbb pontjairól. A menetrendek segítenek leküzdeni az üzleti találkozók túl sokáig tartó tendenciáját. Hagyjon ki egy sort a célok kimutatása után, adjon vastag vagy aláhúzott címet az ütemtervének, és kezdje el létrehozni az idõpontokat (hogy megfeleljenek a legfontosabb vitapontoknak) az ütemezésben. Annak érdekében, hogy könnyen olvasható legyen, adjon minden időszaknak saját sort.
   • Jelölje meg az egyes időszakokat a gombbal bármelyik a tervezett kezdési és befejezési idő, vagy mennyi időt kíván az egyes részek. Válasszon egyet vagy más rendszert, és legyen következetes - a dolgok összekeverése szakszerűtlennek tűnik.
   • Más szavakkal, meg akarja jelölni az egyes időszakokat a beszélgetés témájának kezdő és befejező időpontjával, vagy egyszerűen csak írja le, hogy meddig akar tartani. Például egy példa lehet a következőre: "14:00 - 14:05: Bevezetés és prezentáció " vagy ’5 perc: Bevezetés és jelenlét. ”Azonban kerülni kell a két rendszer közötti váltást.
5. Rendeljen időt az ütemtervre az esetleges különleges vendégek számára. Ha a vendégek azért jönnek az értekezletre, hogy megvitassák fontos témáikat, érdemes az idejükre szánni időt az értekezleten. Adjon meg minden vendégnek saját időrést, még akkor is, ha több beszélgetési témája van. Így mindenki saját maga rendezheti saját témáit, ahogy kívánja.
   • A kínos ütemezési problémák elkerülése érdekében előzetesen vegye fel a kapcsolatot a vendégekkel, hogy megtudja, mennyi időre lesz szükségük mindegyikük beszélgetési témájához.
6. Hagyjon extra időt az értekezlet végén bármely más ügyben. Ez idő alatt az emberek magyarázatot kérhetnek a zavaros beszélgetési témákról, kifejthetik saját véleményüket, témákat javasolhatnak a jövőbeni találkozókra, és más észrevételeket tehetnek. Kifejezheti ezt a felmérést úgy, hogy felveszi az ütemterv utolsó elemévé, vagy maga is előhozhatja az értekezlet utolsó pontja után.
   • Ha elérte az értekezlet végét, és senkinek nincs további kérdése vagy észrevétele, akkor bármikor korán befejezheti az értekezletet. Sok résztvevő valószínűleg megköszöni ezt!
7. Áttekintést adhat a beszélgetés témáiról is. Általában a menetrend az oroszlánrésze a találkozó napirendjének - az a rész, amelyre az emberek a beszélgetés irányítására törekednek. Bár nem feltétlenül szükséges ezt a többlet erőfeszítést megtenni, a kulcsfontosságú pontok extra áttekintése nagyon hasznos lehet a figyelemzavaros résztvevők számára. A vázlat emlékezteti a résztvevőket az ülésen bemutatott ötletek elrendezésére, és segít azoknak, akik nehezen tudnak lépést tartani az egyes említett témákkal. Az alábbiakban bemutatunk egy példát a valószínűleg használni kívánt összefoglaló típusára:

   • I. Nagy prioritású költségvetési tételek

     • A. Az alkalmazottak utazási költségkerete

       B. Kereskedők árai

       • én. Jobb üzletről tárgyalni?

       C. A lobbizás költségei

     II. Intézkedések a forgalom javítására

     • A. Alternatív szolgáltatási megállapodások

       • én. Mutassa be a lehetőségeket az ügyfeleknek

         ii. Visszajelzést kapni

       B. Újrabefektetés a mobil technológiába

     ...stb.

8. Ellenőrizze a naptár hibáit, mielőtt kiosztaná őket. Mivel néhány résztvevő nagymértékben támaszkodhat az értekezlet napirendjére, nagyon jó ötlet, hogy átadja annak hibáit. Ez nem csak a jelenlévőknek kedvez, hanem pozitívan tükrözi a részletekre való odafigyelését és a pozíciójának értékét is.
   • Sőt, segítséget nyújthat annak ellenőrzése, hogy nincs-e hiba a naplóban idő és megment arc Az idő eltöltése a hibákkal teli napirend magyarázatával megzavarhatja találkozóját és kínos lehet számodra, különösen akkor, ha fontos emberek vannak jelen.

Naptár sablon használata

1. Használjon a szövegszerkesztőhöz mellékelt sablont. Számos szövegszerkesztő program, például a Microsoft Office, a Pages for Mac és így tovább, szabványos sablonokkal rendelkezik mindenféle személyes és szakmai dokumentumhoz, beleértve az értekezlet napirendjét is. Ezekkel a sablonokkal meglepően gyorsan és egyszerűen készíthet professzionális megjelenésű dokumentumot. Az ilyen típusú sablonok általában esztétikailag kellemes elrendezésű logikai szakaszokba rendeződnek - csak írja be a megfelelő adatokat a megfelelő szóközökbe, és máris indulhat!
   • Míg az egyes szövegszerkesztők kissé eltérnek, a legtöbb a sablon opcióval a programablak tetején található menüsorból navigálhat a sablonokhoz.
   • Ha a szövegszerkesztő használhat sablonokat, de nincsenek megfelelő értekezlet-sablonok, letöltheti azokat a programkészítő webhelyéről. A Microsoft Word sablonjai például az office.microsoft.com címen érhetők el, míg a Pages for Mac sablonjai az Apple App Store-ban találhatók.
2. Sablont külső forrásból is letölthet. Ha a szövegszerkesztő alapértelmezés szerint nem rendelkezik naptársablonokkal, és nem tudja azokat a hivatalos webhelyre beszerezni, ne aggódjon - rengeteg ingyenes sablon érhető el az interneten. Egy egyszerű keresés a kívánt keresőmotoron, mondjuk: "értekezlet menetrend sablon", több tucat releváns eredményt ad. Mivel azonban ezek az eredmények nem mind hivatalos, megbízható forrásokból származnak, fontos különbséget tenni a használandó sablonok kiválasztásakor. Az alábbiakban néhány külső webhelyet érdemes meglátogatni:
   • Word-sablonok mentése - Ez a szakmai webhely számos minőségi sablont kínál a Microsoft Word számára.
   • Word sablonok online - Egy másik nagyszerű forrás a Word sablonokhoz. Ez az oldal azonban csak néhány lehetőséget kínál.
   • iWorkCommunity - jó naptársablon az Oldalakhoz. Ez a sablon azonban a Pages régebbi verzióihoz készült (2009 előtt).
   • Az App Store rengeteg sablont tartalmaz az Pages számára is. Sajnos ezek nem mindegyike érhető el ingyen.
3. Töltse ki a sablon mezőit. Miután megtalált egy megfelelő sablont a szövegszerkesztőben, vagy letöltött egy tetszőleges sablont, csak annyit kell tennie, hogy kitölti a sablont a szükséges információkkal. A legtöbb sablonon egyértelműen megjelölt területek találhatók, amelyekkel beírhatja a neveket, időpontokat, beszélgetési témákat, szakaszok címeit és így tovább. Töltse ki az összes releváns mezőt a napirend teljesítéséhez, és utána ellenőrizze, hogy a munkájában nincs-e hiba. Bármennyire is hasznosak lehetnek a naptársablonok, nem védenek meg a helyesírási, nyelvtani és ténybeli hibáktól.
   • Ne hagyjon üresen egyetlen mezőt sem. Semmi sem tűnik amatőrebbnek, mint például egy olyan ütemterv, amely csak azt írja, hogy "Írj ide". Ha valamilyen okból a sablonnak vannak olyan részei, amelyeket nem szeretne kitölteni, törölje őket ahelyett, hogy üresen hagyná őket.
4. Végezzen kisebb módosításokat, hogy a naptárát az Ön igényeinek megfelelően alakítsa. A találkozó menetrend sablonjai nagyon hasznosak lehetnek, de nincs ok, amiért pontosan be kellene tartania az alapértelmezett naptárstílust és elrendezést. Nyugodtan változtathatja meg a sablon tartalmát és stílusát, ahogyan azt jónak látja, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a naptár megfelel-e a vállalat által az Ön számára meghatározott és az értekezletre beállított szabványoknak.
   • Például, ha úgy gondolja, hogy egy adott sablon nagyon jól néz ki, de a fejléce olyan hosszú, hogy zavaró, nyugodtan törölje a fejléc minden felesleges szakaszát, ahogy jónak látja, mindaddig, amíg ezt úgy teszi, hogy a dokumentum elrendezése nem romlott el, vagy a napirend csúnyán néz ki.

2. rész: 2: A naptár használatának bevált módszerei

1. Először válassza ki a legfontosabb témákat. Az értekezletek ütemezésénél általában helyes, ha a legfontosabb témát az ütemterv elejére helyezzük. Ezzel két dolgot érsz el. Először is, lehetővé teszi mindenki számára, hogy megvitassák ezeket a fontos témákat, amikor a szélükön vannak, és még nem fáradtak el a találkozó elején. Másodszor, ha az értekezlet idő előtt véget ér, vagy bizonyos résztvevőknek a vége előtt el kell hagyniuk, akkor az biztosítja, hogy a fontos témákat már megvitatták.
   • A találkozók nem mindig mennek a tervek szerint. Ha kicsi, nem fontos témákat dob ​​le egy értekezlet végén, akkor maga megoldhatja azokat, vagy később egy másik találkozót ütemezhet. Ha azonban nem tudja áttekinteni a beszélgetés fő témáit, akkor a találkozó során nem sikerült elérni a cél egy részét, ami egyben elkeserítő és kínos is lehet számodra. A legfontosabb témák felkerülése az ütemezés tetejére megakadályozza többnyire ez a probléma.
2. Tartsa be a naptár ütemezését, de legyen rugalmas. Az értekezlet megtervezésekor és lebonyolításakor az egyik legnagyobb veszély az, hogy a tervezettnél tovább tart. Az alkalmazottaknak általában van ilyenük ellenszenv túl hosszú és jogosan tartott találkozók, mivel hihetetlenül unalmasak lehetnek, és megakadályozhatják az embereket abban, hogy valódi munkát végezzenek. A megbeszélés ütemtervének megőrzése érdekében figyelje az órát, és ha alkalma nyílik rá, udvariasan folytassa a következőket: "Valóban át kell térnünk a következő témára, ha időben el akarunk jutni innen. "
   • Az értekezletek azonban gyakran nem a tervek szerint zajlanak, ezért készen kell állnia arra, hogy kompenzálja, ha a találkozó bármely része hosszabb ideig tart, mint szeretné. Legyen rugalmas a megbeszélésekhez, amennyire csak lehetséges, a találkozóra szánt korlátozott idő alatt. Például, ha az értekezlet egy része lejárt, levághatja a megbeszélést az értekezlet más részeire, vagy kihagyhatja a találkozó viszonylag nem fontos részeit, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az időben befejeződik.
3. Kezdje megírni a napirendjét jóval az ülés előtt. Noha a naptárak nem feltétlenül olyan fontosak, mint más típusú üzleti dokumentumok (például jelentések, táblázatok, prezentációs diák stb.), Akkor is szeretnénk, ha naptárunk professzionálisnak és csúszósnak tűnne, különösen, ha megosztja kollégáival a találkozó. Annak érdekében, hogy elegendő ideje álljon egy minőségi dokumentum elkészítésére, kezdje meg a naplót a lehető leghamarabb.
   • A korai kezdés azzal az előnnyel jár, hogy visszajelzést kap az ülés napirendjéről. Ha megosztja a naptár előzetes verzióját kollégáival vagy felügyelőivel, és megkéri azok bevitelét, segíthet a hibák kijavításában és olyan hiányzó részletek hozzáadásában, amelyek korábban nem voltak. Ha az utolsó másodpercig vár a naptár megírására, akkor lehet, hogy nincs ideje kérni ezt a visszajelzést.
   • Noha megúszhatja a találkozó előtti nap rendszeres mindennapi találkozójának napirendjét, hetekig tarthat a fontos találkozóra való felkészülés.
4. Ossza meg a napirendet az ülés résztvevőivel. Annak biztosítása érdekében, hogy mindenki a megbeszélésre kerülő téma teljes ismeretében jöjjön az értekezletre, érdemes előre megosztani a napirendet mindenkivel. A vállalati kultúrától függően, ahol dolgozik, ez azt jelentheti, hogy több példányt kinyomtat és személyesen átad, vagy egyszerűen e-mailben elküldi a naptárat mellékletként. A naptár terjesztése ellenére azonban elküldése előtt ellenőrizze, hogy nincs-e rajta technikai hiba.
   • A megbeszélés fontosságától függően valószínűleg meg szeretné adni a résztvevőknek a napirendet legalább egy-két órával az ülés előtt. Nagy, fontos ülések esetén szükség lehet a napirend elküldésére legalább egy nappal előre.
   • Mivel az emberek gyakran elfoglaltak vagy feledékenyek, okos ötlet a napirend néhány további példányát vinni az értekezletre, hátha valaki elfelejti az övékét.

Tippek

• Ha valaki nem tud részt venni az ülésen, fontolja meg a "Bejelentett hiányzás" rész létrehozását a napirend tetején, vagy hagyjon erre teret, és egyszerűen jelentse be az ülés során.
• Kiváló erőforrás az egyik számára termelő A találkozó a "DARV" -ot használja: Célok, Napirend, Szerepek és Feladatok. Először is, a találkozójának egynek kell lennie célkitűzés birtokolni. Ha csak tájékoztatás céljából tart értekezletet, ne pazarolja az emberek idejét egy találkozóval. Küldj nekik hírlevelet. A célnak tartalmaznia kell egy aktív komponenst, és ha lehetséges, megjelenítendő terméket: "Állítsa be a csapat negyedéves céljait". A napirend azoknak a témáknak a felsorolása, amelyekkel e cél elérése érdekében foglalkozni fog, időbeli korlátozással a pályán tartáshoz. Például: "1. Ellenőrizze az utolsó negyedév céljainak állapotát (15 perc), 2. Bármilyen egyéb üzleti javaslat a célokhoz (20 perc), 3. Válassza ki az öt legfontosabb gólt (10 perc) stb." A Szerepkörök és felelősségek kategóriában meghatározhatja, hogy ki vezeti az értekezletet, ki jegyzetel, és ki hozzárendeli a megbeszélésből származó műveleteket.
• Ha vállalatának van egy speciális űrlapja a naptárakhoz, használja ezt az űrlapot sablonként. Egyes helyeken elengedhetetlen a képlethez való ragaszkodás.
• Attól függően, hogy kollégái mit preferálnak, hasznos lehet egy határidő meghatározása az emberek számára, hogy ötleteket tegyenek fel a napirendre. Adjon meg egy záró dátumot és időpontot, és tartsa be magát. Adjon helyet a kiegészítéseknek, ahol javítják a naptárat, vagy amikor az események felváltják az eredeti naptárat.