Tartalom

• Lépni
• 1. módszer az 1-ből: Saját sajtóközlemény megírása
• Tippek
• Figyelmeztetések

A sajtóközlemény írásos üzenet a médiának. A sajtóközlemény különféle híreket jelenthet be, például eseményeket, promóciókat, díjakat, új termékeket és szolgáltatásokat, éves adatokat stb. A sajtóközlemény hatására egy cikk megjelenhet újságban vagy magazinban. Az újságírók nagyobb valószínűséggel dolgoznak egy történettel, ha kaptak sajtóközleményt. Ez a PR-nek alapvető része, mindenki profitálhat a sajtóközleményből, ha hajlandó használni a megfelelő szerkezetet és formázást. Megmutatjuk, hogyan.

Lépni

1. módszer az 1-ből: Saját sajtóközlemény megírása

1. Írja meg a címsort. A címsornak rövidnek, világosnak és lényegre törőnek kell lennie: a sajtóközlemény rendkívül kompakt változata. Sok PR-szakember azt tanácsolja, hogy a sajtóközlemény többi részének megírása után ne írja be a címsort a végéig. Ha betartja ezt a tanácsot, olvassa el először, és térjen vissza a címsorhoz, amikor a többi befejeződött.
   • A wikiHow széles körben elfogadott, mint a legmegbízhatóbb információforrás. Látja, hogy működik? Most többet szeretne tudni! A sajtóközlemény címsorainak mindig tartalmazniuk kell valami fülbemászó dolgot, hogy felkeltsék az újságíró vagy a szerkesztő figyelmét, ahogy a címsor az olvasók "megragadására" szolgál. A címsor leírhatja, hogy mit ért el cége, egy közelmúltbeli eseményt bizonyos hírértékkel, vagy új terméket vagy szolgáltatást.
   • A címsorok félkövéren vannak felírva A félkövér címsor általában nagyobb betűmérettel is rendelkezik, mint a törzs. Hagyományosan a sajtóközlemény címsorai jelen időben íródnak, nem tartalmaznak cikkeket, és bizonyos esetekben elhagyják a „lenni” igét.
   • Az első szó mindig nagybetűs. Ez vonatkozik bizonyos főnevekre is. A címsor legtöbb szavának kisbetűje van, de bizonyos esetekben egy stilizált "kisbetűs" betűtípus grafikus, hírszerű hangulatot és megjelenést teremthet.
   • Bontsa ki a fontos kulcsszavakat. A sajtóközlemény címsorának létrehozásához a legegyszerűbb módszer a legfontosabb kulcsszavak kivonása a sajtóközleményből. Ezekkel a kulcsszavakkal próbáljon meg felépíteni egy logikai állítást, amely azonnal felhívja a figyelmet. A kulcsszavak használata megkönnyíti a keresőmotorokban való megtalálhatóságot, ráadásul a kulcsszavak megkönnyítik az újságírók és más olvasók számára a sajtóközlemény tartalmának azonnali megértését.
2. Írja meg a törzsszöveget. Sajtóközleményt kell megírni, mivel azt végül egy hírcikkben szeretné látni. Ne feledje, hogy az újságírók többsége nagyon elfoglalt, és nincs ideje alaposan kutatni a vállalat minden bejelentését, ezért a sajtóközleményében leírtak nagy részét az újságíró egyszerűen lemásolja. Tehát pontosan tegye be a törzsszövegbe azt, amit szeretne.
   • Kezdje azzal a dátummal és várossal, ahonnan a sajtóközlemény érkezett. A város elhagyható, például ha a sajtóközleményt Rotterdamban írják, miközben az üzenet az amszterdami helyi fióktelepről szól.
   • Az első mondatnak vagy "ólomnak" azonnal fel kell hívnia az olvasó figyelmét, és tömören el kell mondania, mi folyik itt. Például, ha a címsor a következő: "A Zeus Publisher új háborús regényt ad ki", akkor az első mondat a következő lehet: "Publisher Zeus B.V. ma közzéteszi első háborús regényüket, amelyet Ercee Kaa ünnepelt író írt. "Ez kibővíti a címet azáltal, hogy egy kicsit részletesebben bemutatja, és arra szolgál, hogy az olvasót megismertesse a történettel. A következő mondat vagy a következő két mondat ekkor ismét az első mondat kiterjesztése.
   • A sajtóközlemény törzsének tömörnek kell lennie. Ne használjon túl hosszú mondatokat vagy bekezdéseket. Kerülje a jolly vagy hippi szakzsargon ismétlését és gyakori használatát. Törekedjen az egyszerűségre, egyetlen szó nélkül.
   • Az első bekezdés (két-három mondat) a sajtóközlemény összefoglalója, csupán a részletezéssel egészíted ki. A mai rohanó világban sem újságírók, sem más olvasók nem fognak sajtóközleményt olvasni, ha egy cikk eleje nem váltja fel azonnal az érdeklődést.
   • Használjon tényeket - eseményeket, termékeket, szolgáltatásokat, embereket, célokat, célokat, terveket, projekteket. Használja ki maximálisan a konkrét tényeket. A hatékony sajtóközlemény megírásának egyszerű módja a következő magyarázatok felsorolása: ki, mit, mikor, hol, miért és hogyan.
3. Tisztán közölje az "5 W-t" (és a H-t). Ki, mit, mikor, hol, miért - és hogyan mond el az olvasóknak mindent, amit tudnia kell. Tekintsük ezt az ellenőrzőlistát az alábbi pontok összefüggésében, a fent említett példa felhasználásával.
   • • Kikről van szó? Kiadó Zeus.
     • Mi a tényszerű hír? A Zeus kiadó könyvet jelentet meg.
     • Mikor fog ez megtörténni? Holnap.
     • Hol történik ez? Minden nagyobb piacon holnap.
     • Miért ez a hír? Ercee Kaa ünnepelt író írta.
     • Hogyan történik? A fő esemény egy aláíró ülés Amszterdamban, majd egy turné a Randstadban.
   • Miután elkészült az alapok, kitöltheti a hiányosságokat az emberek, termékek, dátumok és egyéb, a hírekhez kapcsolódó információkkal.
     • Ha nem a cége a fő téma a híreknek, hanem a sajtóközlemény forrása, akkor ezt világosan jelezze a testben.
   • Legyen rövid és édes. A sajtóközlemény soha nem lehet hosszabb három oldalnál. Ha papírt nyomtat, akkor a szövegnek kettős sortávolsággal kell rendelkeznie.
   • Minél nagyobb a sajtóközleményének hírértéke, annál nagyobb az esélye annak, hogy a darabot egy újságíró választja ki felhasználásra. Tudja meg, mit jelent a "hírérték" egy adott célközönség számára, és használja ezeket az ismereteket az újságíró csábítására.
4. Adjon hozzá információkat a cégről. Ha egy újságíró sajtóközleményt választ egy cikkhez, akkor mindig megemlíti a társaságot a darabban. Az újságírók ebben a részben megtalálhatják a cég adatait.
   • A szakasz címe --- A COMPANY_XYZ névre hallgat.
   • A cím után használja 5 vagy 6 mondat egy vagy két bekezdését a vállalat leírására. A szövegnek le kell írnia a vállalatot, az alaptevékenységet és a vállalati politikát. Számos vállalat rendelkezik szakmailag megírt prospektusokkal, prezentációkkal, üzleti tervekkel stb. A bevezető szöveg ide másolható.
   • Link a webhelyére a szakasz végén. A linknek pontos és teljes URL-nek kell lennie, tehát nem kell rövidíteni, mert az oldal kinyomtatásakor a linknek továbbra is teljesnek kell lennie. Például: http://www.webhely_van_your_company.com, és nem kattints ide hogy menjen a weboldalra.
   • Ha vállalatának külön médiaoldala van a webhelyen, akkor ezen a helyen kell linkelnie. Egy médiaoldal tartalmazza az összes elérhetőséget és mindent a sajtó számára.
5. Segítséget nyújtani. Adjon meg néhány további információs linket a sajtóközlemény támogatásához.
6. Adja meg elérhetőségét. Ha sajtóközleménye valóban nagy hírértékkel bír, az újságírók több információt kérhetnek, vagy interjút készíthetnek releváns emberekkel.
   • Ha nem bánja, hogy embereivel közvetlenül kapcsolatba léphet a média, akkor adatait megteheti magában a sajtóközleményben. Például egy innovációs sajtóközlemény esetén megadhatja a kutatócsoport elérhetőségeit.
   • Ellenkező esetben be kell illesztenie a média vagy a PR részleg adatait a "Kapcsolat" szakaszba. Ha nincs külön csapata erre a posztra, célszerű kinevezni valakit, aki töltheti be ezt a posztot a média és az emberei közötti kapcsolattartóként.
   • Az elérhetőségeket erre a sajtóközleményre kell irányítani. Az adatoknak minden esetben tartalmazniuk kell:
     • A cég hivatalos neve
     • A médiaosztály és a kapcsolattartó személy hivatalos neve
     • Levelezési cím
     • Telefon- és faxszámok a helyes ország- és városkódokkal.
     • Mobilszám (nem kötelező)
     • A rendelkezésre állás ideje
     • Email címek
     • A weboldal címe.
7. Ha lehetséges, csatoljon egy linket ugyanazon sajtóközlemény online változatához. Gyakran naplót vezet a webhelyén közzétett összes sajtóközleményről. Ez megkönnyíti egy ilyen hivatkozás létrehozását, és azonnal regisztrálnia kell levéltári célokra.
8. Jelölje a sajtóközlemény végét három kivonattal (###), közvetlenül az üzenet utolsó mondata alatt középre állítva. Ez egy újságírói szabvány.

Tippek

• Küldje el e-mailben a sajtóközleményt, és kevés formázást használjon. A nagy betűk és a sok szín csak elvonja a figyelmet a hírről. Helyezze a sajtóközleményt az e-mail törzsébe, ne a mellékletbe. Ha mégis mellékletet kell használnia, használjon egyszerű szöveget vagy Rich Text Format fájlt. A Word dokumentumokat általában elfogadják, de mentse el őket.doc, nem.docx néven (ha a legújabb verziót használja). Különösen az újságoknak kellett a közelmúltban csökkenteniük, és gyakran nem használják a Word legújabb verzióját. Csak akkor használjon PDF-fájlokat, ha egy teljes, sok illusztrációval ellátott sajtókészletet küld. És ne írja be a sajtóközleményt az írószerekre, majd szkennelje és küldje el e-mailben JPEG-ként - az Ön és a szerkesztő idejének pazarlása. Írja be a sajtóközleményt közvetlenül az e-mailbe.
• Használja a fejlécet az e-mail tárgyaként. Ha már elkészítette a fülbemászó címsort, akkor az üzenete kiemelkedik a szerkesztő postaládájából.
• Győződjön meg arról, hogy minden üzenet egy adott médiacéget céloz meg, és küldje el ezeket a kérdéseket kezelő szerkesztőnek. Ezeket az információkat általában a weboldalukon találja meg. Azonos sajtóközlemény robbantása sok médiavállalat vagy egy cégen belüli sok szerkesztő számára annak a jele, hogy Ön könnyebben veszi, nem pedig egy adott piacot céloz meg.
• Kutasson az interneten létező sajtóközleményeket, hogy megértse a sajtóközlemény hangnemét, nyelvét, felépítését és formátumát
• Ne töltsön időt a címsorral, mielőtt az egész sajtóközlemény elkészülne. Egy újság vagy magazin címsorát végül egy szerkesztő írja, de mindig jó, ha fülbemászó címmel vagy címmel áll elő a sajtóközleményhez. Ez a címsor lehet az egyetlen esélyed. Legyen rövid és tényszerű. De ha megpróbálja megírni a cikk címsorát, akkor pazarolja az idejét. Nem tudja pontosan, mit fog mondani Ön vagy az a személy, akivel interjút fog készíteni. Miután elkészítette a sajtóközlemény első tervezetét, dönthet úgy, hogy módosítja az első mondatot - vagy sem. Ezen a ponton, és nem korábban, elkezdhet gondolkodni a címsoron.
• Ha a sajtóközlemény azonnali közzétételre szól, akkor a "AZONNALI KÖZZÉTÉTELHEZ" nagybetűvel elhelyezheti a címsor felett. Ha embargó van, akkor írja be az "EMBARGO TOT ..." feliratot azzal a dátummal, amellyel el szeretné terjeszteni a történetet. A közzététel dátuma nélküli sajtóközlemény esetében feltételezzük, hogy az azonnali közzététel megengedett.
• Adja meg a vállalat nevét a fejlécben, az egyes alcímekben és az első bekezdés törzsében, hogy megtalálható legyen a keresőmotorok számára. Ha papíralapú változatot küld, használhatja a cég írószerét.
• A sajtóközlemény időzítése nagyon fontos. Ezeknek releváns és friss híreknek kell lenniük, nem túl régieknek és nem is olyan messze a jövőnek.
• Telefonhívással biztosítható a sajtóközlemény tényleges közzététele.
• Vegyen fel egy "cselekvésre ösztönzést" a sajtóközleményébe. Ez arról tájékoztat, hogy mit szeretne tenni az olvasó az üzenet tartalmával. Például azt akarja, hogy az olvasók vásároljanak egy terméket? Ebben az esetben meg kell adnia, hogy hol kapható a termék. Szeretné, ha az olvasó meglátogatná az Ön weboldalát, hogy versenyre induljon, vagy többet tudjon meg a vállalatáról? Ebben az esetben meg kell adnia a webcímet vagy a telefonszámot.

Figyelmeztetések

• Ne adja meg harmadik felek elérhetőségét az ő engedélyük nélkül. Ezenkívül a sajtóközlemény megjelenését követő napokban a szokásos órákban rendelkezésre kell állniuk.
• Ne feledje, hogy sok szerkesztő túlterhelt és sok szerkesztő alulmaradt. Ha megkönnyíti számukra, akkor nagyobb valószínűséggel tesznek vele valamit. Ha a sajtóközleményed már hasonlít arra, hogy a szerkesztő végül kiadja a darabot, előfordulhat, hogy szinte változatlanul felkerül. De ha tele van gyapjas értékesítéssel, vagy ha nem követi a zöld könyvet, a szerkesztő elkezd mindent megváltoztatni. Mindenki azt állítja, hogy ő a legjobb, ezért ne pazarolja a szerkesztő idejét. A leírás közzétételének helye a sajtóközlemény üzleti információk szakaszában található. De mindig pontos és tényszerű legyen.
• Mindig használjon idézetet - lehetőleg a sajtóközlemény tárgyával foglalkozó legfontosabb személytől. Nem feltétlenül tényleges idézetnek kell lennie, de kissé hihetőnek. Mindenesetre fontos ellenőrizni, hogy az illető egyetért-e azzal, amit a szájába adnak. Az idézet lehetővé teszi egy elfoglalt újságíró számára, hogy egy egész cikket készítsen anélkül, hogy külön interjút kellene készítenie.
• A sajtóközleményeknek a lehető legpozitívabbnak kell lenniük. Kerülje az olyan mondatokat, mint "az előző elnök lemondása után" vagy "némi csend után". Egy újságíró dönthet úgy, hogy kivizsgálja ezeket az ügyeket, ahelyett, hogy csak arról írna, amit a sajtóközlemény mond. Ez egy olyan cikket eredményezhet, amely nem kielégítő az Ön számára, még akkor is, ha az elbocsátással nem volt semmi baj (talán az elnök beteg volt).
• Ha sajtóközleményt küld e-mailben: a téma soha nem lehet „sajtóközlemény”. Akkor nem fogja megkülönböztetni magát. Fogja meg a szerkesztő figyelmét azáltal, hogy a fülbemászó címsort használja az e-mail tárgyaként, például: "Haas B.V. megnyeri a nagysebességű vonali pályázatot ".