Tartalom

• Lépni
• 1/3 rész: Kommunikáljon világosan
• 3. rész: Legyen jó hallgató
• 3/3 rész: Elektronikus kommunikáció
• Tippek

A félreértés egyszerre lehet vicces és frusztráló. Ha csökkenteni szeretné a félreértéseket, beszéljen világosan és ne vállaljon semmit. Kérdezze meg az illetőt, hogy megértette-e. Az elektronikus kommunikáció során legyen világos, tömör és informatív. Az, hogy jó hallgató vagy, elkerülheti a félreértést is. Ha figyel a beszélgetéseire, csökkentheti a félreértés esélyét.

Lépni

1/3 rész: Kommunikáljon világosan

1. Gondolkozz mielőtt beszélsz. Ha először gondolkodik azon, hogy mit mondjon, segíthet a gondolatai rendszerezésében, és felkészülhet valami értelmes mondásra. Különösen akkor, ha fontos beszélgetés előtt áll, győződjön meg arról, hogy a szavai úgy vannak-e rendezve, hogy elmondhassa, mire gondol.
   • Ne feledje, hogy hozzáállása és hangvétele sokat elárulhat. Korlátozza a figyelmét a témára, és próbáljon nem eltévelyedni tőle.
   • Ha gondjai vannak azzal, hogy elmondja, mit akar mondani, írjon fel néhány pontot, hogy ne felejtsen el semmit, amit mondani akar.
   • Tartson tudatos szünetet, mielőtt beszél. Gyakran hajlamosak vagyunk elmerülten belemerülni egy beszélgetésbe, de szándékosan szüneteltetve és szánva egy percet gondolataink rendezésére a beszéd elõtt növeli annak valószínûségét, hogy kommunikációnk világos lesz, és a nézõk hajlandók hallgatni.
2. Felhívni a figyelmet. Figyelem az emberre azt jelenti, hogy megbizonyosodjon arról, hogy meghallgatja és megérti, amit mond. Legyen szemkontaktus, és győződjön meg róla, hogy az illető hallgat. Ha a másik személy zavart vagy valami mással van elfoglalva, kérje a figyelmét, vagy próbálkozzon máskor. Ha úgy tűnik, hogy a másik figyelmét valami más zavarja, kérjen figyelmet arra, hogy: "Szeretném meggyőződni róla, hogy megérti-e", vagy: "Nagyra értékelném a teljes figyelmét."
   • Ha az illető figyelemelterelőnek tűnik, mondja el, hogy később beszélni fog, amikor elérhetőbb lesz.
   • Például, ha beszélnie kell valakivel, de ő valami mást csinál, közölje vele, hogy beszélnie kell, és szeretné felhívni a figyelmét.
   • Ne ordítson, és ne szólítson valakit, hogy felhívja magára a figyelmet - menjen az illetőhöz, és amikor lehetséges, személyesen szólítsa meg.
3. Ellenőrizze feltételezéseit. Feltételezheted, hogy mindenki érti, amit mondasz, vagy mit kérsz tőlük, de csak azért, hogy biztonságban legyél, tisztázz bármit, amiben az illető nem biztos, hogy biztos. Például, ha útmutatást ad, magyarázza el, mit kell még tennie az illetőnek a felkészüléshez. Túlértékelheti vagy alulbecsülheti valakinek a tudását vagy képességeit, ezért inkább kérdezze meg.
   • Ez különösen igaz, ha más kultúrájúval beszélünk, mint a tiéd. Feltételezheted, hogy értenek zsargonhoz vagy más nyelvhez, de nem árt megkérdezni. Ha valaki zavartnak tűnik, próbálja meg jobban megmagyarázni.
4. Legyen udvarias. Udvarias kommunikáció azt jelenti, hogy nyitott, őszinte és kedves. Nem mond semmit, ami passzív-agresszív, szarkasztikus vagy bántó lehetne annak a személynek vagy annak kapcsán, akivel beszél. Koncentráljon arra, hogy kedves legyen, és könnyen érthető módon mondja el, amit gondol. Ha félbeszakít, durva vagy tiszteletlen más emberekkel szemben, akkor nem kommunikál hatékonyan.
   • A szarkazmust könnyen félre lehet érteni. Bár vicces lehet, mégis félreértésekhez vezethet, ha az ellenkezőjét állítja annak, amire valójában gondol. Az emberek összezavarodhatnak abban, hogy valójában mire gondolsz. A szarkazmus akaratlanul is jelenthet.
5. Ellenőrizze a megértést. Győződjön meg róla, hogy az illető megértett téged. Ezt úgy teszi meg, hogy egyszerűen azt kérdezi: „Világos?” Vagy: „Van kérdése?” Ez lehetőséget ad az embernek arra, hogy hangot adjon minden kétségének vagy aggályának.
   • Ez segíthet abban, hogy az emberek jól érezzék magukat, ha kérdéseket tesznek fel, vagy tisztázást kérnek.
   • Útmutatások megadásakor kérje meg az illetőt, hogy ismételje meg, hogy tudja, érti-e.
   • Bizonyos esetekben célszerű rövid összefoglalót adni.
     • Például: "Az egyértelműség kedvéért először a Ramaker-fiókkal foglalkozunk, majd egy gyors megbeszélést tartunk a kommunikációs problémák megoldásáról. Értetted?
6. Utánkövetés. Keresse meg azt az embert, akivel kommunikál, hogy megbizonyosodjon róla, hogy egyértelműen kommunikált. Például, ha e-mailt küldött, küldjön egy másiknak kérdést: "Hogy vagy?" Van kérdése? "Ha beszélt valakivel, néhány nappal később kérdezze meg tőle:" Kérjük, ellenőrizze. Minden jó?'
   • Ha úgy gondolja, hogy helytelenül kommunikált, használja ezt a pillanatot, hogy mindent egyértelműen közöljön, és tisztázza, mi zavaró lehet.

3. rész: Legyen jó hallgató

1. Értsd a testbeszédet. A kommunikáció nagy része nem verbális. Figyeljen rá; nagyon fontos lehet. Tartsa fenn a szemkontaktust, és figyelje a saját szemkontaktusának vagy a másik szemkontaktusának változását. Figyeljen az ember testtartására és arckifejezéseire, és nézze meg, vannak-e ellentmondások. Ha bármilyen különbséget észlel, kérdezzen újra, vagy kérjen magyarázatot.
2. Figyelj. Fordítson teljes figyelmét, amikor valaki beszél. Sokan megpróbálnak gondolkodni a továbbiakon, de továbbra is kapcsolatban állnak a beszélővel. Az emberek nagyra értékelik, ha hallják és megértik őket, és ennek egyik legjobb módja az aktív hallgatás. Fordítsd feléjük a tested, és hajolj feléjük. Ne vonja el a figyelmét (például mobiltelefonon keresztül), és maradjon jelen az illetővel.
   • Ne csak az illető szavára hallgasson, hanem hallgassa meg az információkat és a kommunikáció módját is. Például az ember hangja megváltozhat, amikor valami érzelmi eseményről beszél vagy kényelmetlenül érzi magát.
3. Ne szakítsa félbe a másikat. Ha valaki más szól, tegyen meg mindent azért, hogy ne szakítsa meg. Hagyja, hogy az illető befejezze gondolatait, mielőtt bármit hozzáadna vagy mondana. Így megmutatja, hogy hallgat, és nagyra értékeli, amit az illető mond. Ha hajlamos gyakran megszakítani az embereket, frusztráltnak érezheti magát, és nem mond el mindent, amit mondani akar.
   • Ha hagyja, hogy valaki befejezze a gondolatait, az azt jelenti, hogy teljesen hallgat, és nem foglalkozik saját szavaival. Így az illető kényelmesebbnek fogja érezni mindent megosztva, és nem felejt el valamit, amit mondani szeretett volna, mert a beszélgetés félrevezetett.
4. Kérdéseket feltenni. Ha valami nem világos, vagy ha nem ért valamit, mindenképpen tegyen fel egy kérdést erről. Próbáljon valami olyasmit mondani, hogy "Szeretné tisztázni, mit ért ___ alatt?" Vagy "Nem vagyok biztos benne, hogy értem ___. Meg tudja magyarázni?
   • Ha az illető még mindig beszél, és nem akarja félbeszakítani, írja le a kérdést, hogy ne felejtse el feltenni.

3/3 rész: Elektronikus kommunikáció

1. Szervezze az információkat. Ha információt akar átadni, akkor biztosítania kell, hogy az információ hatékonyan eljusson az emberhez. Például, ha rendezvényt tervez, fontos részleteket kell megadnia: helyet, időt és azt, hogy mit hozzanak az emberek. Adjon meg egyértelmű útmutatásokat vagy lépéseket az emberek számára, és győződjön meg arról, hogy az információk egyértelműek.
   • Az információ vagy meghívó elküldése előtt ellenőrizze, hogy az tartalmazza az összes szükséges információt.
2. Használjon kevesebb szót. Amikor SMS-ben vagy e-mailben kommunikál, térjen rá a lényegre. A hosszú e-mail megzavarhatja, amit át akar adni. Például, ha kérelmet nyújt be, akkor térjen rá a lényegre, és tegye meg a kérését. Meg tudja mondani, miért kell a kérést benyújtani, de ne folytassa a végtelenségig. Csak mondja el, amire szüksége van, és röviddel ezután fejezze be az e-mailt.
   • Ha hajlamos hosszú e-maileket vagy szövegeket írni, az emberek valószínűleg át fogják őket lapozni, ahelyett, hogy alaposan elolvasnák őket. Ha nem tud kibújni a hosszú leveleitől, fontolja meg a legfontosabb dolgok tetejét.
   • Ne feledje, hogy az e-mailek nem küldenek olyan társadalmi jeleket, mint az arckifejezések és a hangszín. Ezért használjon tiszta nyelvet és kerülje a szarkazmust.
     • A hangulatjelek hasznosak a közösségi e-mailekben, de a legtöbb üzleti e-mailben nem.
3. Összpontosítson egy témára. Legyen az üzenet a lehető legegyszerűbb. Ne csevegjen, és ne foglalkozzon rengeteg további részlettel, és ne foglalkozzon több témával egy e-mailben. Jobb, ha egyszerre csak egy elemre vagy témára koncentrál, mint sok mindenre egyetlen e-mailben. Ha több dolga van megvitatni, akkor egyenként beszéljen meg e-mailben. Így az adott személy minden e-mailt törölhet, ha végzett az egyes témákkal, és nem felejthet el valamit tenni vagy címezni.
   • Ha feltétlenül egyszerre több témát akar lefedni, akkor világosan határoljon. Használjon felsorolási pontokat vagy rendezze át a tartalom tisztázását.
4. Menj egyenesen a lényegre. Bár rendben van, ha az e-maileket a "Hogy vagy?" Vagy valamilyen más szórakozással kezdi, ne töltsön túl sok időt arról, hogy olyasmiről beszéljen, amelynek semmi köze nincs ahhoz, amit közvetíteni szeretne. Koncentráljon a kérésére, vagy azokra az információkra, amelyeket meg szeretne osztani az illetővel. Ne verjen körül, és ne adjon hosszú bemutatkozást. Ehelyett térjen át a mondandójának lényegére.

Tippek

• Kerülje a szarkazmus használatát csevegésekben, azonnali üzenetküldésben vagy hangulatjelek nélküli e-mailekben. A szarkazmust gyakran nem kommunikálják megfelelően szövegesen, ezért jobb, ha személyesen csinálod.