Szerző:
Laura McKinney
A Teremtés Dátuma:
2 Április 2021
Frissítés Dátuma:
1 Július 2024
Tartalom
Problémái vannak egy bankkal, biztosítóval, állami szervvel, munkáltatóval vagy iskolával? Levelet kell küldenie nekik, hogy meggyõzze õket valamiről, vagy meg kell gyõzni õket, hogy segítsenek egy probléma megoldásában, de nem biztos abban, hogy hol kezdjék el? A következő cikk bemutatja, hogyan lehet hatékony meggyőző levelet írni.
Lépések
1/4 rész: Készülj fel
Ötleteket. Mielőtt elkezdenéd írni a levelet, gondold át, mit szeretnél továbbítani a levélben, miért írod ezt a levelet, valamint azokat a kifogásokat, amelyeket a címzett felajánlhat utánad. levelet olvasni. Ha először gondolkodik egy ötleten, akkor egyértelműen meghatározhatja a levél fő tartalmát, valamint megértheti azt a témát, amelyre a levél irányul.
- A levél megnyitása mondatmintával: meg akarom győzni az "olvasót" a "célról". Cserélje ki az "olvasót" arra a személyre, akinek a levelet küldi, és a "célt" arra, amellyel meg akarja győzni.
- Miután elvégezte a fenti lépést, tegye fel a kérdést magának: miért? Húzza alá azokat az okokat, amelyek miatt azt szeretné, ha az olvasó egyetértene az Ön kívánságaival.
- Miután felsorolta az okokat, rendezze őket fontosság szerint. Tegye az összes fontos okot egy oszlopba, és a kevésbé fontos okokat, mint egy másikba. Ez a lépés segít összefoglalni az információkat, hogy kiemelje a fontos és releváns információkat.
Ismerje a célját. Győződjön meg róla, hogy pontosan tudja, mi a célja. Mik azok a dolgok, amelyeket el kell végeznie, és mit szeretne az olvasóknak tenni.- Ugyanakkor gondolja át magának a megoldásokat a gondolt problémák megoldására.
Értse meg a céllevelet. A téma elemzése és megértése segít a levél összetételének kialakításában. Ha lehetséges, állapítsa meg, hogy olvasói valószínűleg egyetértenek-e vagy sem, vagy semleges oldalon állnak-e. Ez a lépés segít abban, hogy kitalálja, hová tegye többet.- Próbálja meg azonosítani annak a személynek a valódi személyazonosságát, akinek a levelet küldi. Kik ők, és mitől gondolod azt, hogy valóban segíteniük kellene? Csak figyelmen kívül hagyják a levelét, vagy kezelni fogják? A címzett magas pozícióban van, vagy az a funkcióval rendelkezik, amely megoldja ezt a problémát? A címzett helyzetétől függően különböző megfogalmazások lesznek.
- Próbálja megtudni, mi az olvasó véleménye és gondolkodásmódja a tárgyalt témáról. Előfordulhatnak-e ellentmondásos nézetek ön és olvasói között? Hogyan lehet ilyen nézeteket formálisan bemutatni?
- Tudja meg, mi érdekelheti olvasóját a témában. Képesek-e foglalkozni velük? Közvetlenül befolyásolja őket ez a téma? Mennyi időt kell eltölteniük felülvizsgálattal?
- Gondoljon azokra a bizonyítékokra, amelyeket be kell mutatnia esszéjében, hogy meggyőzze az olvasót.
Kutassa meg a témát. A rendkívül meggyőző nyelvnek tartalmaznia kell a tényszerű bizonyítékokat és a kapcsolódó információkat. Győződjön meg róla, hogy más perspektívából látja. Ne csak az Ön szemszögéből tanulmányozza a problémát, hanem említse meg az ellentétes nézeteket és azok tényeit.- Használjon tényszerű tényeket, logikai érveket, statisztikákat és releváns bizonyítékokat állításának alátámasztására.
- Ahelyett, hogy csak ragaszkodna ahhoz, hogy az ellenfél álláspontja téves, magyarázza el, miért állása helytálló és érdemes megfontolásra.
2. rész a 4-ből: Levél formázása
Használjon blokk formátumot. Az üzleti leveleknek egyedi formátumuk van. A helyes formátumban írt levél elolvasása során az olvasó nem kerül elterelésre egyik vagy másik módon. Ezzel szemben, ha nem rendezi megfelelően, a levél rossz benyomást hagy rólad az olvasók szemében, és félredobhatják levelét.
- Kezdje sortörések és külön bekezdések használatával.
- Igazítsuk mindegyik bekezdést. Más szóval, ne vezesse be a bekezdést, mint a próza- vagy esszéírásnál.
- Egy sor a bekezdések között.
- Használjon szabványos betűtípust, általában a Times New Roman vagy az Arial betűtípust, amelynek betűmérete 12.
A cím külön szerepel a levél elején. Először írja be a címét a levél bal felső sarkába. Ne adja meg a nevét, hanem csak az utca, a város, a tartomány címét (az "állam" kifejezést használja olyan államokban, ahol az államok vannak, például az Egyesült Államok ...) és a körzetszámot. Telefonszámát és e-mail címét az alábbi külön sorokban is megadhatja. Ha az Egyesült Királyságban él, a címnek a jobb oldalon kell lennie. Aztán egy sorral arrébb.
- Adja meg a dátumot. A hónapokat levél formában írják, amelyet a dátum és az év követ. Megjegyzés: Ezt a módszert angolul beszélő országokban használják. Vietnamban a "Nap ... hónap ... év ..." sorrend használatával). Egy sor.
- 2013. június 4
- Írja be a címzett nevét és címét. Próbálja megadni a címzett személyazonosságát. Egy sor.
Nyissa meg a levelet üdvözléssel. A "Kedves" a címzett nevével elfogadott ismerős bevezető forma. Győződjön meg arról, hogy a címzett neve helyesen van beírva, hogy az üdvözletben szereplő név megegyezzen az üzenet fejlécében szereplő címzett nevével.
- Használjon olyan címeket, mint Mr. (Mr.), Ms. (Ms.), Professor (Dr.) a címzett keresztnevével együtt, amikor a vezetéknevre utal. Ha nem biztos benne, hogy milyen néven hívjon nőt, akkor használja a „Mrs. (Ms.)” szót
- A cím után mindig használjon kettőspontot.
- Hagyjon egy sort az üdvözlés és az első bekezdés között
- Kedves Brown professzor:
Zárja le a levelet következtetéssel. Mielőtt megírná a záró mondatot, gondoljon át a levél hangnemére. A "köszönöm" a zárómondatok egyik alapvető típusa, míg a "Üdvözlettel" mondatok barátságosabbak. Gondoljon arra, hogy levele megegyezik-e tiszteletteljes vagy barátságos befejezéssel. Nem számít, milyen következtetést választasz, be kell tartanod azt a szabályt, hogy az első szót nagybetűvel kell írni, a következő szót pedig kisbetűvel kell írni. A befejező mondat követése vessző.- Válassza a „Üdvözlettel, (Tisztelettel:”) lehetőséget a hivatalos levelezési formátumnak. "Tisztelettel", "Üdvözlet", "Köszönöm, (Köszönöm,)" vagy "Tisztelettel" záró forma. üzleti levelezés szabványa. "Legjobb üdvözlet, (Legjobb,)", "Legjobb üdvözlet" vagy "Szép napot" intim kifejezések. és kevésbé távoli érzés.
- Helyezzen el négy sort az aláírás előtt, mielőtt beírná a nevét.
- Köszönöm,
4. rész: Betűk írása
Rövid és tömör. A meggyőző betűknek rövideknek és udvariasaknak kell lenniük. A vállalkozók ritkán olvasnak olyan levelet, amely hosszabb, mint egy oldal, vagy egy idegesítő hangú levelet. Ne tántorogjon, terjedjen. Próbáljon tiszta, összefüggő mondatokat használni. Kerülje a témán kívüli dolgokat, és adjon felesleges, marginális vagy túlzott információkat.- Kerülje a túl bő mondatok használatát. Nagyon meggyőző magyarázó mondatok használatára van szükség. A mondatok legyenek rövidek, könnyen érthetők és könnyen olvashatók.
- Ne írjon túl hosszú bekezdéseket. Ne tartalmazzon túl sok információt az egyes bekezdésekben, mivel az depressziós érzést vált ki az olvasóban a levél olvasása közben, ne térjen ki a témáról, és ne próbáljon zavarosabbá tenni az ügyet. Tartsa be az információkat, amelyek szorosan kapcsolódnak az egyes bekezdésekhez, és lépjen tovább a másikra, amikor új ötletet kezd fejleszteni.
Mondja el az első két mondatban a fő gondolatot. Kezdje egy könnyed és egyértelmű kezdő mondattal. Mondja el kívánságait (vagyis a fő gondolatot) az első két mondatban.- Az első bekezdésnek csak két-négy mondatból kell állnia.
A második bekezdésnek hangsúlyoznia kell a levél célját. Ebben a bekezdésben vázolja fel gondolatait, követelményeit vagy céljait. Konkrét okok, információk vagy tartalom megadása helyett teljes körűen magyarázza el álláspontját, álláspontját, érdeklődését vagy kérését, és magyarázza el a kérdés fontosságát. mennyire befolyásolja Önt a cselekvésre.
- Ne felejtse el ésszerű, udvarias módon, reális mondatokkal rendezni a tartalmát. Kerülje a túlságosan érzelmes nyelvhasználatot, ne használjon kényszerítő szavakat, ne használjon udvariatlan mondatokat az olvasókkal (az olvasók itt lehetnek egyének vagy szervezetek), valamint nem mutat durvaságot az ellenféllel szemben.
Tegyen támogató pontokat a következő bekezdésekben. A következő néhány bekezdés igazolni fogja álláspontját a kísérő információk és további részletek megadásával. Feltétlenül adjon meg logikus, tényszerű, ésszerű, gyakorlati és jogi részleteket. Ne csak érzelmi véleményeket, meggyőződéseket vagy egyszerűen személyes vágyakat kínáljon fel. Ne késztesse az olvasót egy hosszú történet elolvasására; pontokat kell gyorsan és pontosan megtenni. Íme néhány apró taktika ennek eléréséhez:
- A tényleges statisztikák és események idézése az olvasók bevonása érdekében. Győződjön meg arról, hogy a bemutatott statisztikák és tények megbízható, legitim forrásokból származnak-e, és hogy a statisztikákat és tényeket Ön őszintén alkalmazza-e, eredeti kontextusukban. .
- Idézze meg a kutatási szakértőket, hogy megmutassák, hasonló véleményük van rólad ebben a kérdésben, és ellenezzék az ellenfél véleményét. Ezeknek a szakértőknek megbízható pozícióval kell rendelkezniük a kutatott területen, és képesnek kell lenniük arra, hogy pontot adjanak a kérdéses kérdésben.
- Indokolja, miért hagyja jóvá kérését. Az a módszer, hogy meggyőzzük azzal, hogy elmagyarázzuk valakinek, miért gondolja, hogy valamit meg kell tenni annak érdekében, hogy hatékonyabban tudja megváltoztatni a véleményét, mint egyszerűen megkérni őket valamire. . Magyarázza el a jelenlegi helyzetet és miért kell változtatni rajta.
- Adja meg adatait, specifikációit és megértését a kérdésről, amely a követelményről szól. Említse meg a múltbeli erőfeszítéseket a problémák vagy bármilyen intézkedés hiányának megoldására.
- A kérdéssel kapcsolatos bizonyítékokat példákkal kell kísérni. Olyan bizonyítékokat mutasson be, amelyek az olvasót látnák a probléma jelentőségében.
- Ne felejtse el korlátozni azt, amit meg kell említenie a bekezdésében. Kérjük, egyszerű módon mondja el esetét és helyzetét. Nem túl mélyen a részletekbe, de elegendő kulcsfontosságú tartalmat kell megadni. Csak a legrelevánsabb statisztikákat, szakértőket és ajánlásokat válassza.
Cáfolja meg az ellenfél véleményét. Az a tény, hogy valakit hatékonyan meg tudjunk győzni, az ellentétes vélemények vitatása. Ha kifogásolható érveket vagy kérdéseket akar megjósolni az olvasóktól, megemlítheti azokat a levélben. Találjon közös hangot az ellentétes féllel, vagy álljon meggyőző nézetekkel, hogy alátámassza véleményét.
- Ügyeljen arra, hogy nyíltan ismerje el a nézőpont és a másik oldal közötti különbséget. Ha megpróbálja elrejteni őket, az csak gyengíti az érvelését. Ehelyett hangsúlyozza azokat az értékeket, tapasztalatokat és kérdéseket, amelyek közösek az ellenféllel.
- Kerülje az ítélkező nyelv használatát. A túl sok érzelem szavakba foglalása csökkenti az érvelés igazságosságát. A túl sok negatívum és ítélőképességű levél akadályozhatja olvasói beleegyezését a véleményéhez.
Zárja le a levelet kérésének megismétlésével. Ismételje meg kérését vagy véleményét az üzenet végén. Ebben a bekezdésben megoldást javasolhat, vagy intézkedhet a probléma megoldása érdekében. A levélben említse meg, hogy ezt a levelet telefonon, e-mailben vagy önellenőrzéssel követi nyomon.
- A jól megalapozott mondattal történő befejezés segít meggyőzni az olvasót, hogy hajoljon feléd, vagy legalábbis segítsen abban, hogy az Ön szemszögéből tisztábban lássa a problémát.
- Hozzon magával saját megoldásokat vagy módszereket. Egyetért a kompromisszummal, vagy mindkét fél hátralép. Mutassa meg az olvasónak, mit tett és mire készül a helyzet kezelésére.
4/4 rész: Utolsó lépések
Ellenőrizze a hibákat. A helyesírási hibák és a rossz nyelvtani struktúra az első, ami rossz benyomást kelt rólad az olvasókban. Csak akkor, ha a cikkben nincsenek hibák, az olvasó összpontosíthat a tartalomra és az ötletre, amelyet a cikk el akar közvetíteni. A küldés gomb megnyomása előtt olvassa el a levelet többször. Olvassa fel a levelet hangosan, hogy megtudja, jól megy-e.
- Szükség esetén kérjen valakit, hogy ellenőrizze a helyesírási hibákat a levelében (vagy használhatja a helyesírás-ellenőrző szoftvert).
Aláírja valódi aláírásával. Írja alá közvetlenül a levelet, ha e-mail helyett elküldi. Ez segít a levél személyre szabásában és annak ellenőrzésében, hogy a levelet Ön írta-e.
Másoljon le más fontos embereket. Ha a vállalat vagy egy másik szervezet más tagjainak el kell olvasniuk levelét, küldjön nekik egy példányt. Ez azt jelenti, hogy ki kell nyomtatni az azonos számú küldendő személyt, valódi aláírással és elküldéssel.
A küldőknek meg kell őrizniük egy példányukat. Mindig őrizze meg a nyilvántartásról azt az információt, hogy mikor küldték el, és a címzett adatait. Jegyezze fel, mit kell tennie a probléma megoldása érdekében, amíg a probléma meg nem oldódik. hirdetés
Tanács
- Formális formában kell írnia. A levél címzettje nem bízik meg benned, ha alkalmi vagy informális beszélgetési nyelvet használsz.A hivatalos nyelv használata segít abban is, hogy egy levél udvariasabbá váljon, mint az értelmetlen szleng!
- Használj szelíd nyelvet. Az emberek hajlamosak segíteni azokon, akik kedvesek velük.
- Nem téma. Ügyeljen arra, hogy ne adjon hozzá olyan információkat, amelyek nem relevánsak a témával kapcsolatban, amelyről beszél. Ehelyett ragaszkodjon a releváns tartalomhoz, és ne bonyolítsa a helyzetet. Használjon valós tényeket, hogy azok kiemelkedjenek.
- Csak akkor használjon felsorolásjeleket a középső bekezdésben, ha egyes lépéseket, műveleteket vagy javaslatokat világosan meg kell jeleníteni.
- Betűk írásához használja az angol nyelvet (angolul beszélő országokban). Ez nem szöveges vagy közösségi média; Ez egy hivatalos levél. A rövidítések, a szleng és a hangulatjelek továbbíthatják az üzenetet.
- Állítsa be a fókuszpontokat a vállalatok vagy ügynökök felfogásának megfelelően. Egy nonprofit szervezet és egy nagyvállalat másként gondolkodhat.
- Ne bánjon olvasóival úgy, mintha tartoznának valamivel, és valamit kérnének tőled. Ehelyett győzd meg őket barátságos és szakmai nyelven.
