Tartalom

• Lépések
• Rész 1 /2: Üzleti levél formátum
• 2. rész 2: Hogyan írjunk üzleti levelet
• Tippek

Ha saját vállalkozása van, akkor valószínűleg üzleti leveleket kell írnia ügyfeleinek. A célok eltérőek lehetnek: értesítés az új eseményekről vagy feltételekről, válasz a vevő nevében a cég nevében. Függetlenül az írás okától, fontos a professzionális hangvétel és az üzleti stílus fenntartása.

Lépések

Rész 1 /2: Üzleti levél formátum

1. 1 Használjon professzionális fejlécet. Az üzleti levél a céget képviseli. E tekintetben a levélnek megfelelő formában kell lennie. Ezenkívül ne felejtse el használni a cég logóját vagy márkáját.
   • Betűfejlécet készíthet a Microsoft Word kész színsablonjaival. Használjon valódi céglogót vagy márkát.
2. 2 Nyisson meg egy szövegszerkesztőt. Minden vállalati üzleti levelet mindig számítógépen kell beírni.
   • Hozzon létre egy új dokumentumot, és állítsa a margókat 2,54 centiméterre.
   • Használjon olyan szerif betűtípust, mint a Times New Roman, Georgia vagy Arial. Tehát a betűméret nem lehet több 12 -nél, de legalább 10. A betűtípus típusa vagy mérete nem befolyásolhatja negatívan a levél olvashatóságát.
   • Használjon egy sortávolságot.
3. 3 A blokk alakjának testreszabása. A blokk űrlap az üzleti levelek leggyakoribb formátuma. Ez is a legegyszerűbb beállítás és követés. Mindegyik tételt igazítva kell hagyni, és egy szóközzel kell elválasztani. Az oldal tetejétől lefelé haladva az üzleti levélnek a következő elemeket kell tartalmaznia:
   • A mai dátum vagy a levél elküldésének dátuma. Ne felejtse el feltüntetni a dátumot, mert azt a feladó és a címzett könyvelésre, valamint jogi célokra használja. Adja meg a pontos dátumot.
   • A feladó címe. Ez a címe szabványos formátumban. Ha címe már szerepel a levél fejlécében, akkor ezt a lépést kihagyhatja.
   • Kimenő cím. Írja be a levél címzettjének nevét és címét. Használhatja a "Mester" vagy "Mistress" címet. Tehát, ha a címzett Nina Serova, akkor írhat „Mrs. Nina Serova” és „Nina Serova” címet is.
   • Üdv. Írhat „Kedves Serova asszony” vagy „Kedves Nina Serova”. Ha nem biztos abban, hogy ki fogja elolvasni a levelet, írja „Kedves Uraim”. Lehetőség van „Az összes érdekelt fél tájékoztatására” lehetőségre is, de azt utolsó lehetőségként kell hagyni, ha a címzett ismeretlen.
   • A levél fő szövege. Ezt a részt a következő részben részletesebben tárgyaljuk.
   • Utolsó rész és aláírás. Írja: "Üdvözlettel" - vagy: "Üdvözlettel."

2. rész 2: Hogyan írjunk üzleti levelet

1. 1 Határozza meg a célközönséget. A levél hangnemének a közönségtől függetlenül mindig professzionálisnak kell maradnia, de a szavak és a nyelvi eszközök megválasztása a levél címzettjétől függ. Ha a levél egy másik vállalat HR osztályának szól, akkor formálisabb nyelvet kell használni. Egy adott ügyfél megszólításakor informális és egyszerű nyelvezethez folyamodhat.
   • Ez is segít elkerülni a félreértéseket. Ne használjon az olvasó számára érthetetlen kifejezéseket. Előfordulhat például, hogy az ügyfelek nem ismerik a vállalatában az űrprogramhoz használt rövidítéseket, ezért ne használja őket a levelében.
   • Az üzleti írás legfontosabb szabálya, hogy a szöveg legyen világos, tömör és udvarias.
2. 2 Az első sorban tüntesse fel a levél célját. Vegye figyelembe a levél célját. Szeretne új irodai címet megadni? Emlékezteti az ügyfelet az adósságra? Válasz a panaszra? Ezt tartsa szem előtt, amikor meg kell írnia a levél első mondatát. Ne használjon homályos megfogalmazást, és térjen rá a lényegre.
   • Írja első személyben, ha cégtulajdonosként fejezi ki véleményét. Írja be a második személybe, ha egy cég vagy szervezet nevében címez.
   • Használjon egy egyértelmű kijelentést, például: "Ezúton tájékoztatjuk Önt" - vagy: "Ezúton szeretnénk tudni a következőkről." Írja első személyben, ha a cég tulajdonosaként címez: „Szeretnék kapcsolatba lépni Önnel”, - vagy: „Nemrég tanultam ..., ezért szeretném ...”.
   • Például Ön (a cég tulajdonosa) tájékoztatni szeretné Nina Serovát egy hónapos tartozásáról. Kezdje levelét így: „Szeretném tájékoztatni Önöket, hogy 2015 márciusától tartozás van a számláján.”
   • Ha Ön egy vállalat alkalmazottja, és válaszol a vállalat űrprogramjával kapcsolatos ügyfélpanaszra, akkor kezdje így: „Megkaptuk észrevételeit a Mars gyarmatosítási programjával kapcsolatban.”
   • Néha el kell mondania az olvasónak, hogy megnyert egy versenyt, vagy helyet kapott egy oktatási intézményben. Kezdje így: "Örömmel értesítem ...", - vagy: "Örömmel értesítjük ...".
   • Ha rossz hírt kell közölnie, kezdje ezzel a mondattal: "Sajnálattal értesítjük ...", - vagy: "Alapos mérlegelés után úgy döntöttek, hogy ...".
3. 3 Használjon érvényes hangot. A hivatalos beszédben gyakran használják a passzív hangot, de ez egyhangúvá vagy érthetetlenné teheti a levél szövegét. Az érvényes hang lehetővé teszi az információk döntő hangon történő továbbítását.
   • Példa egy passzív hangra: "Milyen lépéseket lehet tenni?" Ebben az esetben az alany „lépések” nem a cselekvés végrehajtója, hanem saját maga éli meg a cselekvést.
   • Példa érvényes hangra: "Milyen lépéseket tehetünk?" Ebben a verzióban aktív hangot használnak, amely lehetővé teszi az ötlet egyértelmű és világos átadását.
   • Időnként a passzív hang lehetővé teszi az üzenet közvetítését, és nem hívja fel túlzottan a figyelmet egy hibára vagy csúnya tényre. Csak ebben az esetben használja. Általában az érvényes hangot részesítik előnyben.
4. 4 Hivatkozás korábbi eseményekre vagy kommunikáció az olvasóval. Lehet, hogy korábban értesítette Nina Serovát az adósságról. Az olvasó a legutóbbi konferencián kifejezheti elégedetlenségét az űrprogramjával. Ha már kommunikált, emlékeztesse erre a tényre. Az olvasó képes lesz felidézni a fontos részleteket, és a levele sokkal fontosabb és sürgetőbb lesz.
   • Használjon olyan kifejezéseket, mint: „Az előző levél szerint…”, „Köszönjük, hogy időben fizetett a múlt hónapban” - vagy: „Örömmel hallottuk építő megjegyzéseit a májusi konferencián.”
5. 5 Kérjen segítséget vagy ajánljon fel. Állítson be pozitív hangot udvarias kéréssel, vagy ajánljon fel együttműködést segítség formájában.
   • Tegyük fel, hogy Ön egy cég, és meg akarja győzni az ügyfelet, hogy fizessen adósságot. Használja ezt a kifejezést: "Hálás lennék a segítségért és az azonnali fizetésért."
   • Ha egy cég nevében ír, használja ezt a kifejezést: „Szeretnénk személyes találkozót szervezni Önnek HR menedzserünkkel.”
   • Emellett felajánlja, hogy válaszol minden lehetséges kérdésre, és eloszlatja az olvasó kételyeit. Példa: „Örömmel válaszolunk kérdéseire, vagy eloszlatjuk a fizetéssel kapcsolatos kétségeket”, - vagy: „Szeretne többet megtudni programunkról?”
6. 6 Töltse ki a levelet. Használjon cselekvésre ösztönzést az Ön vagy az ügyfél oldaláról. Ez lehet az adósság meghatározott időn belül történő törlesztésére irányuló kérelem, vagy egy ajánlat egy találkozó megszervezésére egy ügyféllel.
   • Írjon javaslatot a jövőbeni kommunikáció reményében: „Várjuk, hogy találkozzunk a jövő heti költségvetési ülésen” - vagy: „Örömmel beszéljük meg Önnel ezeket a szempontokat részletesebben, amikor az irodánkban találkozunk. . ”
   • Jelezze, hogy a levélhez dokumentumok vannak -e csatolva. Adjon hozzá egy mondatot, például: "Számlát küldünk Önnek az elmúlt hónapról", vagy: "Az űrprogram egy példánya a levélhez van csatolva."
   • Használjon záró mondatot a végén. A legjobb, ha az ügyfelek ezt írják: "Üdvözlettel", - vagy: "Üdvözlettel."
   • Használja az „Üdvözlettel” szöveget idegeneknek szóló hivatalos levelekben.
   • Írja: „Minden jót”, ha ismer vagy együttműködik egy személlyel.
7. 7 Kijavítani a hibákat. A helyes formázás és megfogalmazás nem játszik szerepet, ha nyelvtani hibák vannak a levélben!
   • Próbálja megtalálni a passzív hang minden esetét, és végezze el a megfelelő beállításokat.
   • Ügyeljen a hosszú és zavaros mondatokra. Egy üzleti levélben a „Jobb kevesebb jobb” szabály érvényes, ezért a hosszú mondatokat el kell vetni.

Tippek

• Nyomtassa ki a levelet béleletlen A4 -es papírra. Postázáskor hajtsa össze háromszor a levelet, és tegye egy szabványos borítékba.