Tartalom

• Lépések
• Figyelmeztetések

Az e -mail általában csak egyszerű (ASCII) szöveget tartalmaz, míg a Word dokumentumok sok formázott szöveget tartalmazhatnak. Nincs lehetőség a Word dokumentum formázásának teljes megőrzésére, ha azt egy e -mail törzsébe másolja. A céloktól függően azonban több lehetőség is van.

Lépések

1. 1 A Word -dokumentumot csatolja az e -mailhez mellékletként, ne az e -mail törzsében. Előfordulhat azonban, hogy az e -mailt kapó emberek egy része nem rendelkezik Word -szerkesztővel, és így nem tudja könnyen elolvasni a dokumentumot. Ezenkívül a felhasználók számítógépei közötti különbségek miatt egyes dokumentumok kissé eltérhetnek.
2. 2 Mentse a dokumentumot Rich Text formátumban (RTF) a Wordben, majd csatolja a dokumentumot az e -mailhez. A WordPad, egy szoftver, amely ingyenes a Windows rendszerben, és szinte minden szövegszerkesztő képes olvasni az RTF fájlokat. Az RTF fájlok megőrzik a Word dokumentumok formázásának nagy részét (de nem mindenét).
3. 3 Ha az Adobe Acrobat teljes verziója a tulajdonosa, vagy ismer más módot a PDF -fájl létrehozására, exportálhatja a Word -dokumentumot PDF -fájlként, majd csatolhatja helyette. Az Adobe Acrobat Reader szoftver ingyenes, és a legtöbb felhasználó már telepítette a számítógépére. A PDF fájl ugyanúgy fog kinézni, mint egy Word fájl, de nem könnyen szerkeszthető.Használhat egy PDF Creator nevű ingyenes terméket is (http://sourceforge.net/projects/pdfcreator/) PDF fájlok létrehozásához.
4. 4 Sok e -mail kliens lehetővé teszi némi formázás hozzáadását az e -mailhez. Ez a funkció, más néven "gazdag szöveg" vagy "html mail", az e -mail kliensétől függően különböző módon érhető el. Valójában HTML formátumban küld e -mailt (például egy weboldal), ami valamivel korlátozottabb, mint a fent leírt RTF formátum. Gyakran kényelmesebb, ha a szöveg az e -mail törzsében van, nem pedig mellékletként. De nem minden ember, aki e -mailt kap, kaphat HTML -e -mailt.
5. 5 Illessze be Word -dokumentumát közvetlenül a leveleibe szövegként, de először tegyen néhány óvintézkedést. Használjon minél kevesebb formázást. Módosítsa az "intelligens idézeteket".

Figyelmeztetések

• Ne csatoljon dokumentumokat Word -dokumentumként, hacsak nem feltétlenül szükséges. Általában csak nagyon hosszú dokumentumokat kell csatolni. Minden mást egyszerű szövegben lehet megadni az üzenet törzsében. Ha valóban azt szeretné, hogy a címzett pontosan úgy lássa a dokumentumot, ahogy az a képernyőn megjelenik, akkor ismerje meg a PDF fájl létrehozásának módját. Ha jelentős változtatásokat kell végrehajtania, csatoljon egy Word dokumentumot vagy RTF fájlt.