Tartalom

• Lépni
• 1/3 rész: Az SOP beállítása
• 2. rész: 3: Az SOP megírása
• 3/3 rész: A siker és a pontosság biztosítása
• Tippek

A szokásos működési eljárás (SOP) információkat tartalmaz arról, hogyan kell lépésről lépésre elvégezni a feladatot. Egy meglévő SOP-t csak módosítani és frissíteni kell, de olyan helyzetbe is kerülhet, hogy teljesen be kell állítania egyet.

Lépni

1/3 rész: Az SOP beállítása

1. Válassza ki a formátumot. Nincs helyes és rossz módszer SOP megírásához. De cége valószínűleg már rendelkezik számos SOP-val, amelyeket megnézhet, hogy képet kapjon a kívánt rendszerről. Használjon példaként meglévő SOP-kat - ha vannak ilyenek. Ha nincs, akkor néhány lehetősége van:
   • A beállítás az egyszerű lépésekkel. Ez jó a rutinszerű eljárásoknál, amelyek rövidek, kevés lehetséges eredményt hoznak és ésszerűen konkrétak. Valójában a szükséges dokumentáción és biztonsági óvintézkedéseken túl nem más, mint a pontok felsorolása, egyszerű mondatokban mondja el az olvasónak, mit kell tennie.
   • A beállítás a hierarchikus lépésekkel. Ez jól működik hosszabb eljárásoknál - több mint tíz lépésnél, döntések meghozatalát, pontosítását és a terminológia magyarázatát igénylik. Ez általában a fő lépések és azok részlépéseinek felsorolása meghatározott sorrendben.
   • A beállítás a folyamatábrákkal. Ha egy eljárás inkább hasonlít egy térképre, sokféle lehetséges eredménnyel, akkor a folyamatábra a legjobb megoldás. Akkor válassza ezt a beállítást, ha az eredményeket nem lehet előre megjósolni.
2. Gondoljon a közönségére. Három fontos dolgot kell figyelembe venni az SOP megírása előtt:
   • Mit tud már a közönsége? Ismeri a nyilvánosság a szervezetet és annak eljárásait? Ismerik a terminológiát? Az Ön által használt nyelvnek meg kell egyeznie az olvasó tudásával és közreműködésével.
   • A hallgatóság nyelvi képességei. Lehetséges, hogy vannak olyan emberek, akik nem beszélik az Ön nyelvét, ha elolvassák az Ön SOP-ját? Ha igen, érdemes feliratokat és diagramokat tartalmazó képeket is hozzáadni.
   • A közönség nagysága. Ha SOP-ját egyszerre sokan (különféle szerepkörökben) olvassák, akkor a dokumentumot párbeszédként kell beállítania a játékban: az 1. felhasználó csinál valamit, majd a 2. felhasználó stb. Így minden felhasználó láthatja, hogy mennyire fogaskerekű egy simán futó gépben.
3. Gondoljon a "saját" tudására. A lényeg a következő: Ön a megfelelő ember, aki ezt leírja? Érted, miről van szó? Hogyan romolhat el? Hogyan legyen biztonságos? Ha nem, akkor inkább adja át a munkát másnak. A rosszul írt - vagy ami még rosszabb, helytelenül írt - SOP nemcsak a termelékenység csökkenéséhez és a szervezeti kudarcokhoz vezet, hanem nem biztonságos is, és mindenre hatással lehet a csapattól kezdve a környezetig. Röviden: ez nem kockázat, amelyet vállalni akar.
   • Ha olyan projektről van szó, amelyet kötelességének érez, akkor ne féljen segítséget kérni azoktól, akik mindennap foglalkoznak az eljárással. Az interjúk lebonyolítása az SOP létrehozásának általános része.
4. Válasszon egy rövid vagy hosszú SOP közül. Ha SOP-t ír vagy frissít egy olyan csoport számára, aki ismeri a protokollt, a terminológiát stb., És csak egy rövid és tömör SOP-t szeretne, például egy ellenőrzőlistát, akkor röviden megtarthatja.
   • Az általános cél és egyéb releváns információk (dátum, szerző, azonosító szám stb.) Mellett csak a lépések listáját tartalmazza. Ha nincs szükség további részletekre vagy pontosításokra, ez elegendő.
5. Tartsa szem előtt az SOP célját. Világos, hogy olyan eljárással van dolgod, amelyet a szervezetedben újra és újra megismételnek. De van-e valamilyen konkrét oka annak, hogy ez az SOP olyan értékes? Hangsúlyozni kell-e benne a biztonságot? Megfelelési intézkedések? Használják edzésre vagy napi szinten? Íme néhány ok, amiért az SOP szükséges a csapat sikere érdekében:
   • A megfelelési előírások betartásának biztosítása
   • A termelési követelmények maximalizálása érdekében
   • annak biztosítása, hogy az eljárás ne befolyásolja hátrányosan a környezetet
   • A biztonság érdekében
   • Annak érdekében, hogy minden menetrend szerint haladjon
   • A gyártási hibák elkerülése érdekében
   • Képzési dokumentumként használható
     • Annak ismerete, hogy mit kell hangsúlyozni az SOP-ban, megkönnyíti a dokumentum e pontok köré történő strukturálását. Könnyebben beláthatja, mennyire fontos az SOP.

2. rész: 3: Az SOP megírása

1. Írja le a szükséges anyagot. A technikai SOP-k általában magukon az eljárásokon kívül négy elemből állnak:
   • Címlap. Ez magában foglalja 1) az eljárás megnevezését, 2) az SOP azonosító számát, 3) a kiadás vagy módosítás dátumát, 4) annak a vállalatnak, részlegnek vagy részlegnek a nevét, amelyre az SOP vonatkozik, és 5) az aláírásokat azok közül, akik elkészítették és elfogadták az SOP-t. Ezt az oldalt tetszés szerint beállíthatja, amennyiben az információ egyértelmű.
   • Index. Erre csak akkor van szükség, ha az SOP hosszú, hogy könnyedén megkereshesse. Itt egy egyszerű szabványos beállításra van szükség.
   • Minőség és minőségellenőrzés. Az eljárás nem jó, ha nem ellenőrizhető. Győződjön meg arról, hogy rendelkezésre áll-e a szükséges anyag és részletek, hogy az olvasó ellenőrizhesse, hogy a kívánt eredményt elérték-e. Ez lehet más dokumentumok, például értékelési példák formájában is.
   • Referencia. Győződjön meg róla, hogy rendelkezik-e listával az összes idézett vagy idézett kézikönyvről. Ha más SOP-ra hivatkozik, győződjön meg arról, hogy a szükséges információk szerepelnek a függelékben.
     • Előfordulhat, hogy szervezete ezeken kívül más protokollokat használ. Ha hivatkozhat egy már létező SOP-ra, engedje el ezt a struktúrát, és ragaszkodjon ahhoz, ami már létezik.
2. Magában az eljárásban ügyeljen a következők betartására:
   • Hatály és alkalmazhatóság. Más szavakkal, írja le a folyamat célját, határait, de azt is, hogy miként fogják használni. Adjon hozzá szabványokat, szabályozásokat, szerepeket és felelősségeket, valamint az inputot és a kimenetet.
   • Módszertan és eljárások. Ez a hús a csontokon - sorolja fel az összes lépést, beleértve a szükséges részleteket és az összes szükséges felszerelést. Tartalmazza a későbbi eljárásokat és döntési tényezőket.Határozza meg a "mi ... ha" pontokat és esetleges megsértéseket vagy biztonsági aggályokat.
   • A terminológia pontosítása. Azonosítsa azokat a rövidítéseket és kifejezéseket, amelyek nincsenek köznyelvben.
   • Egészségügyi és biztonsági figyelmeztetések. Sorolja fel ezeket külön fejezetben, és sorolja fel azokat a lépéseket is, amelyekre vonatkoznak. Ne bagatellizálja ezeket a dolgokat.
   • Berendezések és kellékek. Sorolja fel, mire van szükség, és milyen felszerelést vagy felszerelési szabványokat találhat, mikor és hol.
   • Figyelmeztetések és problémák. Tehát a probléma osztály. Beszéljen mindenről, ami elromolhat, mire kell figyelni, és mi jelenthet problémát a végleges, tökéletes termékkel kapcsolatban.
     • Adjon minden témának külön fejezetet (általában számozva), hogy az SOP ne legyen túl nyelvi és zavaros, és hogy a dolgok hozzáférhetőek legyenek.
     • Ez nem teljes lista; ez csak az eljárási jéghegy csúcsa. Szervezete jelezheti, mely további szempontok igényelnek figyelmet.
3. Az írásai legyenek tömörek és könnyen olvashatók. Valószínű, hogy a közönség nem szórakozásból olvassa őket. Legyen rövid és édes - különben elveszíti a figyelmét, különben nehezen jutnak hozzá a dokumentumhoz, és nehezen érthetőek. Tartsa a mondatait a lehető legrövidebb időn belül.
   • Itt van egy rossz példa: Használatuk előtt mindenképpen távolítson el minden port a levegőbemenetekről.
   • Itt van egy jó példa ": Használat előtt porszívózza fel a levegő bemeneti nyílásait.
   • Általában ne beszélj "te" -ről. Magáért beszél. Beszéljen aktívan, és kezdje mondatait a felszólítással.
4. Ha szükséges, kérdezze meg a folyamatban részt vevő alkalmazottakat arról, hogyan végzik a munkát. Az utolsó dolog, amit akarsz, hogy írj egy SOP-t, aminek egyszerűen nincs értelme. Ön veszélyezteti csapata biztonságát, hatékonyságát és idejét, és nem veszi figyelembe a már alkalmazott eljárásokat - amit kollégái nem fognak megköszönni. Ha szükséges, tegyen fel kérdéseket! Ezt jól kell csinálni!
   • Ha a dolgok nem egyértelműek, kérje meg a különböző embereket, hogy hozzanak minden szerepet és felelősséget. Az egyik csapattag nem tarthatja be az SOP-t, a másik pedig csak egyes tevékenységekben vehet részt.
5. Nagy szövegdarabokat bontson darabokra diagramokkal és folyamatábrákkal. Ha egy vagy két különlegesen trükkös lépéssel foglalkozik, akkor diagramokkal vagy diagramokkal megkönnyítheti olvasói számára. Könnyebbé válik az olvasás, és az elmének szünetet enged minden erőfeszítéstől, hogy mindent megértsen. Számodra teljesebbnek és jól megírtnak tűnik.
   • Ne csak arra használja fel őket, hogy az SOP-ot feldobja, vagy jobban lássa; csak akkor tegye meg, ha van értelme, vagy ha megpróbálja legyőzni a nyelvi akadályt.
6. Győződjön meg arról, hogy minden oldal megfelelő kódolással rendelkezik. Az SOP kétségtelenül egy a sok SOP közül. Ezért a szervezetének egyfajta adatbázist kell vezetnie, amelyben mindent egy bizonyos indexelési rendszer alapján tárolnak. Az SOP része az indexelésnek, ezért valamilyen kódolási formára van szüksége a letöltéshez. Ezért kell világosan megfogalmazni.
   • Minden oldalnak tartalmaznia kell rövid címet vagy azonosító számot, dátumot és oldalszámot. Szüksége lehet lábjegyzetekre; ez a szervezetének ezen a ponton érvényes politikájától függ.

3/3 rész: A siker és a pontosság biztosítása

1. Tesztelje az eljárást. Ha nem akarja kipróbálni az eljárását, valószínűleg nem írta le elég jól. Kérjen meg valakit, aki "korlátozottan ismeri" a folyamatot (vagy a közös olvasó képviselőjét), hogy használja az Ön SOP-ját és irányítsa azt. Milyen problémákba ütköznek? Ha van ilyen, foglalkoznia kell velük, és meg kell tennie a szükséges beállításokat.
   • A legjobb, ha az SOP-t néhány ember teszteli. Különböző emberek különböző dolgokba ütköznek, ami sok (remélhetőleg hasznos) választ fog adni.
   • Győződjön meg arról, hogy az eljárást olyan személy tesztelte, aki még soha nem tette meg. Előre ismerő valaki arra fog támaszkodni, hogy előbbre jusson, és ne az első helyen álljon a munkádon, így hiányzik belőle.
2. Vizsgálja meg az SOP-ot azok, akik valóban elvégzik az eljárást. Végül nem számít igazából mit gondolnak a főnökeid az SOP-ról. A kint lévőkről szól tulajdonképpen együtt kell működniük. Tehát mielőtt elküldené az emeleten lévő főnököknek, mutassa meg tollának gyümölcsét azoknak, akik már elvégzik vagy már elvégzik a munkát. Megtalálja, amit ő belőle?
   • Azáltal, hogy bevonják őket és a folyamat részévé teszik őket, nagyobb valószínűséggel elfogadják ezt az SOP-t. És kétségtelenül van néhány remek ötletük!
3. Ellenőrizze az SOP-t tanácsadói és a minőség-ellenőrzési osztály részéről. Miután a csapat rendben van, továbbíthatja tanácsadóinak. Lehet, hogy kevesebb mondanivalója van magáról a munkáról, de tudatni fogják veled, ha a beállítás rendben van, ha elfelejtettél valamit, és tudatni fogják veled, hogyan lehet mindent hivatalossá és a rendszer részévé tenni.
   • Használja a hivatalos útválasztó rendszereket a dokumentumok jóváhagyásának megszerzéséhez, hogy megbizonyosodhasson arról, hogy a jóváhagyás megadásának folyamata megfelelően van-e aláírva. Ez szervezetenként eltér. Csak azt szeretné meggyőződni arról, hogy mindenki elmondta-e a véleményét, és hogy minden szabályt betartottak-e.
   • Aláírásnak kell lennie. A legtöbb vállalatnak már nincs gondja az elektronikus aláírással.
4. Indítsa el az SOP használatát, amint jóváhagyják. Először lehet, hogy képzést kell szerveznie az érintett alkalmazottak számára, de ez azt is jelentheti, hogy papírját felakasztják a WC-be. Akárhogy is legyen, ügyeljen arra, hogy munkáját felhasználja! Megcsináltad. Ideje egy kis elismerésnek!
   • Győződjön meg róla, hogy az SOP naprakész marad. Ha ez már nem így van, azonnal gondoskodjon a frissítésről, győződjön meg arról, hogy a frissítéseket jóváhagyják és dokumentálják, majd küldje el újra az SOP-t. Csapatod biztonsága, termelékenysége és sikere múlik rajta.

Tippek

• Egyszerűen használja a holland nyelvet a lépések elmagyarázásához.
• Ne felejtse el bevonni az érdekelt feleket, ha lehetséges, hogy az írásbeli folyamat összhangban legyen a tényleges folyamattal.
• Ellenőrizze, hogy létezik-e az SOP régebbi verziója. Talán néhány gyors módosításra korlátozhatja magát. Ügyeljen arra is, hogy megfelelően dokumentálja őket!
• Minden új verzióval rendelkezzen dokumentumelőzményekkel.
• Használjon folyamatábrákat és képeket, hogy az olvasó megfelelően kövesse a folyamatot.
• Ügyeljen az egyértelműségre. Győződjön meg arról, hogy többféle értelmezés nem lehetséges. Mutassa meg az eljárást valakinek, aki nem ismeri azt, és kérdezze meg, mit gondol: akkor is meglepetésekkel szembesülhet.
• Ellenőrizd a dokumentumodat, mielőtt jóváhagynád.