Tartalom

• Lépések
• Rész 1 /3: A memorandum stílusának és nyelvének megválasztása
• Rész 3 /3: Feljegyzés készítése
• Rész 3 /3: Jegyzet írása

A memo egy világszerte elfogadott információközlési módszer egy vállalaton belül. A szolgáltatási megjegyzések két társaság közötti levelezésben is használhatók. A feljegyzésnek professzionálisnak kell lennie, és egyértelműen kell közölnie az információkat. Ne aggódjon, ha soha nem írt jegyzeteket - ez a cikk megtanítja, hogyan.

Lépések

Rész 1 /3: A memorandum stílusának és nyelvének megválasztása

1. 1 Ne használjon informális nyelvet. A feljegyzés nyelvének egyszerűnek, de formálisnak kell lennie.
   • Ne írjon olyan megjegyzést, mint „Hello! Végre péntek van! Egy fontos dologról szeretnék mesélni. "
   • Ehelyett írja ezt: "Ez a megjegyzés folyamatosan tájékoztatja Önt a 319. projekt előrehaladásáról."
2. 2 Jegyzetében maradjon semleges hangnemnél - ne legyen túl érzelmes és szubjektív. Tegyen meg mindent annak érdekében, hogy a követelések benyújtásakor tényekre és bizonyítékokra támaszkodjon.
   • Például nem szabad így írnia: "Azt hiszem, mindannyian sokkal boldogabbak leszünk, ha péntekenként bármiben dolgozni jövünk."
   • Ehelyett vizsgálja meg, hogy minden alkalmazott szeretne -e pénteken alkalmi ruhába öltözni, és ez hogyan befolyásolja a vállalati etikát.
3. 3 Használjon jelző kifejezéseket. Amikor bizonyítékokat kíván szolgáltatni vagy forrást idéz, feltétlenül használjon megfelelő kifejezéseket.
   • Például: "Adataink szerint ..." vagy "Az elvégzett vizsgálatok azt mutatják, hogy ...".
4. 4 Válassza ki a megfelelő betűtípust és méretet. A jegyzetnek könnyen olvashatónak kell lennie, ezért kerülje a túlságosan apró betűk használatát; 11 vagy 12 a szabványos betűméret.
   • Válasszon egy egyszerű betűtípust is, mint például a Times New Roman. Ne írja le jegyzetét olyan vicces vagy divatos betűtípussal, mint a Comic Sans (nevetni fognak, ha ezt teszi!).
5. 5 Használjon szabványos mezőket. A 2,5 cm -es margók a jegyzetek szabványai, bár egyes szövegszerkesztők tartalmazhatnak nagy (például 3 cm -es) margós jegyzet sablonokat.
6. 6 A szerviz megjegyzéseket egyetlen sorközökkel írjuk. Hagyjon üres sort a bekezdések és szakaszok között.
   • Ne húzza be a bekezdéseket.

Rész 3 /3: Feljegyzés készítése

1. 1 Ha több embert kell informálnia egy fontos dologról (munkahelyén), küldjön nekik egy emlékeztetőt. Akár egy személynek is elküldheti, ha az információ továbbításának tényét dokumentálni kell.
   • Bizonyos esetekben azonban jobb, ha csak a kívánt emberekkel beszél.
   • Ezenkívül bizonyos információkat nem lehet írásban továbbítani.
2. 2 A továbbított információktól függően a jegyzet tartalma és formátuma eltérő lehet. A legtöbb emlékeztető a következő információkat tartalmazza:
   • Új ötlet vagy megoldás a problémára.Például, ha tudja, hogyan kell megoldani a túlórák költségeinek tervezésével kapcsolatos problémát, írjon erről egy megjegyzésben, és küldje el a főnökének.
   • Rendelések. Például egy emlékeztető elküldése hatékony módja a felelősségek elosztásának egy közelgő konferencián, amelyet az osztály vezet.
   • Jelentés. Megjegyzést is küldhet, hogy tájékoztassa kollégáit a közelmúltbeli eseményről, vagy tájékoztassa őket a projektről szóló új információkról, vagy jelentést nyújtson be egy tanulmány eredményeiről.
3. 3 Talán sok projekten dolgozik, és szeretné megosztani őket egy jegyzetben. Nem szabad ezt csinálni. A szolgáltatási megjegyzések egy adott problémára (témára, projektre stb.) Vonatkozó információkat tartalmaznak.
   • A jegyzetnek rövidnek, informatívnak és könnyen olvashatónak kell lennie. Így csak egy témára összpontosítva biztosítja, hogy az információkat elolvassák és figyelembe vegyék.
4. 4 A jegyzet tartalma és stílusa a célközönségtől függ, ezért gondolja át, ki fogja elolvasni a jegyzetét.
   • Például a fontos dátum megtervezéséről szóló jegyzet stílusa a munkatársai számára, valamint a főnöke jegyzete az előrehaladási jelentéssel nagyon eltérő lesz.

Rész 3 /3: Jegyzet írása

1. 1 Adja meg a jegyzet címét. Általános gyakorlat a jogcímekkel kapcsolatos üzleti levelezésben.
   • Például írja be az oldal tetejére a „Memo” vagy a „Memo” feliratot.
   • A címet középre helyezheti, vagy megnyomhatja az oldal bal oldalán. A legjobb, ha megnézi a korábban kapott jegyzeteket, és lemásolja a formátumukat.
2. 2 Írjon címet a jegyzetéhez. A következő információkat kell tartalmaznia:
   • CÍM: Írja be azoknak a nevét és címét, akiknek a jegyzetet küldi.
   • OT: írja be nevét és címét.
   • DÁTUM: Írja be a pontos dátumot, beleértve az évet.
   • TÉMA: Röviden, de pontosan írja le, miről fog szólni a jegyzet.
   • Kérjük, vegye figyelembe, hogy a "Tárgy" helyett a "Ref."
3. 3 A jegyzet címzettjeinek listáján feltétlenül tüntesse fel mindazokat, akiknek elküldi. Korlátozza a jegyzet címzettjeit azokra az emberekre, akiket érint a benne található információ.
   • Ne küldjön jegyzetet mindenkinek az osztályán vagy a vállalatán, ha a probléma csak néhány embert érint.
   • Ha egyszerre küld el jegyzeteket a vállalat összes alkalmazottjának, akkor jegyzetekkel bombázzák őket, és vagy nem olvassák el figyelmesen, vagy egyáltalán nem olvassák.
4. 4 A jegyzet címzettjeinek listájában adja meg a teljes neveket és címeket. Még akkor is, ha rövid lábakon áll a főnökével, jobb, ha ragaszkodik a hivatalos hangvételhez az üzleti levelezésben. Például "Vlagyimir" -nek nevezheti, amikor az irodájába megy, de emlékeztetőjében "Dmitriev úr" vagy "Vlagyimir Nyikolajevics" néven hivatkozzon rá.
   • Ne feledje ezt a jegyzet címzettjeinek felsorolásakor - adja meg a teljes nevet és címet.
5. 5 Ha jegyzetet küld egy másik cégtől, nagyon fontos, hogy meghatározza a kapcsolatfelvétel helyes formáját. Szánjon időt arra, hogy információkat találjon erről a személyről; nagy valószínűséggel ezt megteheti a cége honlapján.
   • Például, ha az illető doktori címmel rendelkezik, feltétlenül vegye fel.
   • Ezenkívül feltétlenül keresse meg az adott személy által betöltött pozíciót, és jegyezze fel megjegyzésébe.
6. 6 Gondolja át jegyzete tárgyát. Tömörnek és egyszerűnek kell lennie.
   • Például az "Új ügyfelek" meglehetősen homályos téma, és ha valaki néhány nap vagy hét múlva szeretné megtalálni a jegyzetét, akkor nehezen fogja megtenni.
   • A legjobb téma: "Ügyfélbővítési jelentés".
7. 7 A köszöntéseket rendszerint nem írják fel a szolgálati emlékeztetőkbe. De ha akarja, a megjegyzés szövegét a "Kedves Dmitriev úr" vagy a "Kedves kollégák" kifejezéssel kezdheti.
   • A feljegyzés legyen rövid és informatív, így az üdvözlés elhagyható.
8. 8 Írja meg a jegyzet bevezető szakaszát. Ebben egyértelműen fogalmazza meg a jegyzet írásának és elküldésének célját.
   • Például: "Írok ...". A jegyzet bevezető részének rövid áttekintést kell tartalmaznia a benne szereplő információkról.
9. 9 A bevezető rész rövid legyen. Nem szükséges részleteket és egyéb részleteket megadni benne.
   • Készítse el a bevezető részt több rövid mondatból (rövid bekezdés).
10. 10 Döntse el a fő információk bemutatásának stílusát. 2-4 bekezdésbe kell foglalni. Az előadás stílusa magától az információtól függ.
    • Például az információkat fontossági sorrendben vagy a projekt által lebontott folyamatok szerint mutathatja be.
11. 11 A szolgáltatási megjegyzést szakaszokra (bekezdésekre) kell osztani, hogy olvasói könnyen fel tudják venni az információkat; ezenkívül a szakaszok segítenek nekik a jegyzet fontos pontjainak azonosításában.
12. 12 Az egyes szakaszok címe; a bekezdés címében egyértelműen fel kell tüntetni a benne foglalt információkat.
    • Például feloszthatja a következő irodai költözési jegyzetét a következő szakaszokra: Új irodai hely, Utasítások a csomagolóeszközökhöz és dokumentumokhoz, valamint az áthelyezés ütemezése.
13. 13 Minden szakasz első mondatának meg kell mondania az olvasóknak, miről szól ez a bekezdés.
    • A jegyzet egyes bekezdéseinek vagy szakaszainak a vizsgált téma egy konkrét pontjára kell összpontosítaniuk.
14. 14 A fontos pontok kiemeléséhez hozzon létre egy listát vagy listát. Ez segít az olvasóknak a kulcsfontosságú pontokra összpontosítani, és gyorsabban olvasni és felszívni az információkat.
15. 15 A feljegyzés mérete nem haladhatja meg az 1-2 oldalt.
    • Ez egy szabványos jegyzetméret, egyetlen sorközökkel és üres sorokkal a bekezdések között.
16. 16 Fontolja meg a bemutatott információkat összefoglaló bekezdés beillesztését. A legtöbb esetben erre nincs szükség, különösen, ha rövid jegyzetet írt.
    • De ha a bemutatott információ nagyon összetett, vagy ha a jegyzet mérete nagyobb, mint a szokásos, akkor jobb, ha tartalmaz egy kis bekezdést, amely összefoglalja a bemutatott információkat (nevezetesen a legfontosabb pontokat).
17. 17 Feltétlenül mellékeljen záró bekezdést, még akkor is, ha úgy gondolja, hogy nincs rá szüksége. Tekintsük a következő:
    • Melyek a feljegyzés céljai? Bátorítani az olvasókat valamire? Az alkalmazottaknak időben kell jelenteniük? Ha igen, ezt világosan írja le az utolsó bekezdésben.
    • Ha nincs további teendő, írja le a következő következtetést: "Szívesen megvitatom ezt a kérdést" vagy "Ha kérdései vagy észrevételei vannak a témával kapcsolatban, szívesen válaszolok rájuk".
18. 18 Ha szeretné, tegye a nevét vagy aláírását a jegyzet végére (de ez nem kötelező). Ebben az esetben nézze meg a többi alkalmazotttól kapott jegyzeteket.
    • Ha aláírnak jegyzeteket (például: „Üdvözlettel, Ivanov AA), tegye ugyanezt.
    • Ha nem akarja aláírni a jegyzetet, akkor a kezdőbetűit a dokumentum végére teheti.
19. 19 Emlékeztetőt tegyen a mellékletekről, ha táblázatokat, grafikonokat vagy jelentéseket csatol a jegyzethez. Ehhez írja be a dokumentum végére például: "Függelék: 1. táblázat".
    • A mellékleteket meg kell említeni a jegyzet fő szövegében.
    • Például, ha egy új irodába való közelgő költözésről ír, akkor ezt írhatja: „A költözést a negyedév végéig be akarjuk fejezni. A részletes költözési ütemtervet lásd a mellékelt 1. táblázatban. "
20. 20 A megjegyzés elküldése előtt feltétlenül ellenőrizze. Győződjön meg arról, hogy a mondatok nyelvtanilag helyesek, a jegyzetben nincsenek helyesírási vagy szintaktikai hibák, és hogy az információk értelmesek.
    • Ne küldje el a jegyzetet az első ellenőrzés után (kivéve persze, ha sürgős megjegyzésről van szó). Tegye félre a dokumentumot, és egy óra múlva ellenőrizze újra. Talán új hibákat és pontatlanságokat talál, amelyeket korábban elmulasztott.
    • Ha a megjegyzés bizalmas információkat tartalmaz, ellenőrizze a vállalat adatvédelmi irányelveit, és megtudja annak a személynek a nevét, aki felülvizsgálja a megjegyzését, és véleményt nyilvánít a megállapított szabályok betartásáról.