Tartalom

• Lépések
• Tippek
• Figyelmeztetések

Az irodai munkavégzés helyes megszervezése érdekében nagyon fontos, hogy hatékony számviteli és iratkezelési rendszer legyen. Függetlenül attól, hogy hányan férnek hozzá a dokumentumokhoz, a rendszert úgy kell megszervezni, hogy mindenki megtalálhassa a szükséges dokumentumot. Ha a dokumentumok rögzítésére és tárolására szolgáló rendszer nehezen használható, akkor minden dokumentumot kéznél kell hagynia, attól tartva, hogy elveszíti őket az irattartó szekrényben, aminek következtében az íróasztal tele lesz papírhalmokkal.

Lépések

1. 1 Válasszon iktatórendszert. Bármi is legyen az, először is logikusnak kell lennie, hogy tudja az egyes dokumentumok pontos helyét. Lehetséges megoldások:
   • Betűrendes. Ez a rendszer akkor működik a legjobban, ha a legtöbb dokumentum tartalmazza az ügyfelek, betegek vagy ügyfelek nevét.
   • Téma vagy kategóriák: A legtöbb rendszer témakör vagy kategória szerint szerveződik, jól működik, ha helyesen szervezi, de nagyon zavaró, ha nem megfelelően szervezett.
   • Számozott / időrendi. Ez a rendszer a legmegfelelőbb a számozott vagy keltezett dokumentumokhoz, például megrendelésekhez vagy receptekhez.
2. 2 Használjon függő mappákat az iratszekrényekben. A függesztett mappák nem távolíthatók el, tartóként szolgálnak a borítékokhoz, amelyeket kivesz a dobozból.
3. 3 Rendezze a dokumentumokat halomba kategóriákba. Ha a halom több mint 5 cm magas, ossza fel alkategóriákra. Ha a verem túl alacsony, kombinálja azt egy másik veremmel és nevezze át. A kötegek nevének lehetővé kell tennie, hogy könnyen meghatározhassa, melyiket szeretné elküldeni egy adott dokumentumnak.
4. 4 Helyezzen minden köteget papírborítékba, és címkézze jól. A legjobb, ha központosított, füles mappákat használ, nem pedig lépcsőzetesen, hogy a dokumentumok tisztább megjelenést kapjanak.
5. 5 Helyezzen borítékokat függő mappákba. A legtöbb dokumentum esetében a szokásos függő mappák működnek, de vastag vagy alkategóriás dokumentumok esetén használjon lapos aljú mappákat. A mappákat tetszőleges sorrendben rendezheti, de általában ábécérendszert használnak ehhez.
6. 6 Címkézze fel a függő mappákat a borítékokkal azonos névvel. Ha nem függőleges irattartó szekrényt használ, helyezze el az összes műanyag fület a mappa bal oldalán. Az utóbbi esetben, ha a mappák balról jobbra nyitott fiókban vannak, és nem elölről hátul, helyezze el a füleket a jobb oldalon.
7. 7 A tartalék mappákat és borítékokat az iratgyűjtő szekrény közelében kell összehajtani, hogy mindig gyorsan hozzáadhasson egy mappát, ha olyan dokumentumot tart a kezében, amely nem tartozik a meglévő mappákhoz. Ne használjon túl vastag vagy vékony mappákat. Ne felejtse el megváltoztatni a mappaneveket a dokumentumok átrendezése során.
8. 8 Az év végén távolítsa el az összes mappát, címkézze fel az új papírmappákat ugyanazokkal a kategórianevekkel, és helyezze őket az irattartó szekrényekbe. Nézze át a régi mappákat, és vigyen át néhány szükséges dokumentumot az aktuális mappákba, a többit pedig küldje el az archívumba.

Tippek

• Érdemes színekkel kódolni a mappákat, ha színes címkéket nyomtat a számítógépére, hogy az iratszekrény lenyűgözőbb legyen. Ha azonban módosításokat kell végrehajtania, például egy mappát kell hozzáadnia, csalódott lehet, ha azt tapasztalja, hogy kifogy a megfelelő színű mappákból, és manuálisan kell aláírnia a mappát. Az egyszerűség a legbiztonságosabb.

Figyelmeztetések

• Soha ne hozzon létre egy köteget "Egyéb" néven, különben soha nem kategorizálja ezeket a dokumentumokat.
• Az iktatórendszer megszervezése után tartson rendet az irattárban. Minden nap szánjon időt a dokumentumok rendezésére és eltávolítására az asztaláról. Ellenálljon a kísértésnek, hogy mély dokumentumkosarat helyezzen az irattartó szekrény tetejére, különben megtölti azt, és rendetlen raktárba kerül.