Tartalom

• Lépni
• 2. Módszer: Hozzon létre tervet a szervezeti változások kezeléséhez
• 2/2-es módszer: A projekt változásainak nyomon követése
• Tippek

Kétféle változáskezelési terv létezik. Az egyik a változásnak a szervezetre gyakorolt ​​hatásával és az átmenet lágyításával foglalkozik. A másik változtatásokat hajt végre az egyik projekten, és egyértelmű nyilvántartást készít a termék projekten végrehajtott módosításairól vagy módosításairól. Mindkét terv célja egyértelmű kommunikáció arról, hogy mit kell megfelelően és pontosan elvégezni.

Lépni

2. Módszer: Hozzon létre tervet a szervezeti változások kezeléséhez

1. Mutassa meg a változás okait. Sorolja fel azokat a tényezőket, amelyek a változás elhatározásához vezettek, például teljesítménybeli hiányosságok, új technológia vagy a szervezet küldetésének megváltoztatása.
   • Az egyik lehetséges megközelítés a szervezet jelenlegi helyzetének és a jövőbeni helyzetnek a leírása, amelyet ez a terv elő akar hozni.
2. Határozza meg, milyen változást kell végrehajtani, és annak nagyságát. Röviden írja le a változáskezelési terv várható jellegét. Adja meg, hogy ez hatással lesz-e a munkaköri leírásokra, eljárásokra, politikára és / vagy a strukturális szervezetre. Sorolja fel azokat a részlegeket, munkacsoportokat, rendszereket vagy más területeket, amelyeken változtatásokat hajtanak végre.
3. Sorolja fel az érdekeltek támogatását. Sorolja fel a terv által érintett összes érdekelt felet, például a felső vezetést, a projektmenedzsereket, a projekt szponzorait, a végfelhasználókat és / vagy alkalmazottaikat. Írjon minden csoportnak, ha az érdekelt fél támogatja a változást.
   • Megjeleníthet egy grafikont az adatok rövid és világos közléséhez. A grafikonokat feloszthatja "Tudatosság", "Támogatás szintje" és "Befolyásolás" minden érintett fél számára magas / közepes / alacsony minősítés alapján.
   • Ha lehetséges, beszélgetéseket folytathat a támogatás igénybevétele érdekében.
4. Állítson össze egy változáskezelő csapatot. Ez a csapat felelős azért, hogy az összes érdekelt féllel jól kommunikáljon, felsorolja az aggályokat és biztosítsa, hogy a változás folyamata a lehető legzökkenőmentesebb legyen. Olyan embereket válasszon, akik nagy hitelességet élveznek a társaságban, és jó kommunikációs képességekkel rendelkeznek.
   • Ebben a csapatban a legmagasabb vezetői szinttől kezdve a változás folyamatát kezdeményezik. Hangsúlyozza, hogy ez valóban aktív munkával jár a változások irányításában, és hogy nem csak a terv jóváhagyásáról van szó.
5. Olyan megközelítés kidolgozása, amely bevonja a szervezet vezető személyzetét. Rendkívül fontos, hogy támogatást kapjunk a szervezet vezetőitől, hogy a változás sikeres legyen. Kérjen munkatársakat, hogy nyújtsanak visszajelzést a változásról, és működjenek együtt mindenkivel, hogy aktív szerepet vállaljanak a változás előmozdításában.
6. Készítsen tervet minden érintett számára. Minden érintett fél számára, beleértve azokat is, akik támogatják a változást, értékelje a kockázatokat és aggályokat. Kérje meg a változásmenedzsment csoportot, hogy oldja meg ezeket az aggályokat.
7. Készítsen kommunikációs tervet. A kommunikáció a változáskezelési terv legfontosabb része. Rendszeresen kommunikáljon mindenkivel, akinek a munkáját érintik a változások. Hangsúlyozza a változtatások okait és az azokból származó előnyöket.
   • Az érdekelt feleknek lehetőséget kell biztosítani a személyes, kétirányú kommunikáció lehetőségére. A zártkörű találkozók nagyon fontosak.
   • A kommunikációt a változás vezető kezdeményezőjétől, az egyes munkavállalók közvetlen vezetőjétől és az érdekelt felek által megbízott további szóvivőktől kell biztosítani. Minden kommunikációnak következetes üzenetet kell közvetítenie.
8. Tudja meg, honnan származik az ellenzék. A változások mindig ellenzékhez vezetnek. Ez egyéni szinten történik, ezért személyesen beszéljen az érdekeltekkel, hogy megtudja, miért. Kövesse nyomon a panaszokat, hogy a változáskezelő csapat megoldhassa azokat. Ide tartoznak különösen:
   • az embereknek nincs motivációjuk megváltozni, vagy nincs sürgősségük
   • az emberek nem értik a nagyobb képet, és miért szükségesek a változtatások
   • hiányzik a részvétel a folyamatban
   • az emberek bizonytalanok munkájukban, jövőbeni helyzetükben, követelményeikben és képességeikben
   • a menedzsment nem felel meg a változások végrehajtásával vagy kommunikációjával kapcsolatos elvárásoknak
9. Kezelje az elzáródásokat. Számos panaszt intenzívebb kommunikációval vagy a kommunikációs stratégia megváltoztatásával lehet megoldani úgy, hogy megvitassák a konkrét problémákat. Más panaszok különböző megközelítéseket igényelnek, amelyek integrálhatók a tervbe, vagy azok végrehajtásához a változáskezelő csapathoz rendelhetők. Gondolja át, hogy ezek a megközelítések melyik felel meg a szervezete helyzetének:
   • A munkaköri leírások vagy eljárások változása esetén tegye prioritássá a munkavállalói képzést.
   • Ha stresszes vagy kevés motivációval járó átmenetre számít, szervezzen eseményt vagy nyújtson előnyöket az alkalmazottak számára.
   • Ha az érdekelt feleket nem motiválja a változás, ösztönözzen.
   • Ha az érintettek kirekesztve érzik magukat, szervezzen egy találkozót a visszajelzések összegyűjtése érdekében, és fontolja meg, milyen változtatásokat hajthat végre a terven.

2/2-es módszer: A projekt változásainak nyomon követése

1. Határozza meg a változáskezelési funkciókat. Sorolja fel a projekthez rendelt funkciókat. Írja le az egyes pozíciók felelősségét és készségeit. Legalább egy projektmenedzsert meg kell adnia a változás napi szintű végrehajtásához, valamint egy projekt szponzort, hogy figyelemmel kísérje az általános előrehaladást és magas szintű változáskezelési döntéseket hozzon.
   • Egy nagy szervezet nagy projektjei esetén megoszthatja a projektmenedzser szerepét különböző emberek között, mindegyik sajátos készségekkel rendelkezik.
2. Gondoljon egy változás-ellenőrző bizottság felállítására. A szoftverprojekteknek általában van egy változás-ellenőrző bizottsága, amely az egyes érdekelt felek képviselőiből áll. Ez a bizottság jóváhagyja a módosítási kérelmeket a projektvezető helyett, és a döntéseket közli az érdekeltekkel. Ez a megközelítés jól működik a különböző érdekelt feleket bevonó projekteknél és azoknál a projekteknél, amelyek hatókörét és célkitűzéseit újra kell értékelni.
3. Hozzon létre eljárást a változtatási kérelmek kiadására. Miután valaki a projekt csapatában megtalálta a továbblépés módját, hogyan valósíthatja meg ezt az ötletet? Ebben a tervben írja le a csoport által jóváhagyott eljárást. Íme egy példa:
   • A csapattag kitölti az űrlapot a változás kérésére, és elküldi azt a projektmenedzsernek.
   • A projektmenedzser beírja az űrlapot a változáskérési naplóba, és frissíti ezt a naplót, amikor a kéréseket végrehajtják vagy elutasítják.
   • A menedzser kijelöli a csapat tagjait, hogy dolgozzanak ki részletesebb tervet és becsüljék meg a szükséges erőfeszítéseket.
   • A projektmenedzser elküldi a tervet a projekt szponzorának elfogadásra vagy elutasításra.
   • A változás végrehajtásra kerül. Az érdekelt feleket rendszeresen tájékoztatják a fejlődésről.
4. Hozzon létre egy űrlapot a változás igényléséhez. A következő információkat minden egyes kérelemnek tartalmaznia kell, és hozzá kell adnia a naplóhoz:
   • az alkalmazás változásának dátuma
   • a módosítási kérelem száma, amelyet a projektmenedzser ad meg
   • cím és leírás
   • a benyújtó neve, e-mail címe és telefonszáma
   • prioritás (magas, közepes vagy alacsony). A sürgős változáskezelési tervek határideje eltérő.
   • Termékszám és verzió (szoftver projektekhez)
5. Adjon hozzá további információkat a változásnaplóhoz. Ez a napló rögzíti a döntéseket és azok végrehajtását is. A változtatási kérelem űrlapján megadott információk mellett helyet kell adnia a következő információk számára:
   • jóváhagyás vagy elutasítás
   • a kérelmet jóváhagyó vagy elutasító személy aláírása
   • a változás végrehajtásának határideje
   • a változás megszüntetésének dátuma
6. Kövesse nyomon a nagy döntéseket. A napi változásokat nyomon követő változásnapló mellett nyilvántartást vezethet az összes főbb döntésről is. Ennek a jelentésnek köszönhetően könnyebb megtalálni a hosszú távú projekteket vagy a menedzsmentjükben változáson áteső projekteket. Ez a jelentés alapul szolgálhat az ügyfelekkel vagy a felső vezetőkkel folytatott kommunikációhoz is. A kifejezés, a projekt méretének vagy a projekt követelményeinek, prioritási szintjeinek vagy stratégiájának bármilyen változásához kövesse nyomon a következő információkat:
   • aki meghozta a döntést
   • amikor meghozták a döntést
   • összefoglaló a döntés mögött meghúzódó okokról és a végrehajtási eljárásról. Adjon hozzá ehhez az eljáráshoz kapcsolódó dokumentumokat.

Tippek

• Építsen bizalmat és hűséget mind munkatársaival, mind ügyfeleivel. Az emberek gyakran kényelmetlenül érzik magukat a változás miatt. Azzal az üzenettel, hogy az alkalmazottai érdekeit helyezi előtérbe, elnyeri támogatásukat.